Wie groß ist der SharePoint-Speicher?

SharePoint, eine Kernkomponente von Microsoft 365, wurde entwickelt, um die Verwaltung von Dokumenten und die Zusammenarbeit von Teams zu erleichtern. Wie bei jedem Speichersystem gibt es jedoch auch hier Grenzen. Die Kenntnis dieser Grenzen ist der erste Schritt zur effektiven Verwaltung des Speicherbedarfs Ihrer Organisation.

Basisspeicherzuweisung

Jeder Microsoft 365-Abonnementplan enthält eine Basismenge an Speicherplatz für SharePoint Online. Seit 2024 bietet der Standardplan Office 365 E3 beispielsweise 1 TB Speicherplatz pro Organisation und zusätzlich 10 GB pro lizenziertem Benutzer. Diese Zuteilung ist für die Bedürfnisse kleiner bis mittlerer Unternehmen ausgelegt, kann aber schnell unzureichend werden, wenn eine Organisation wächst.

Speicherverteilung

Der gesamte in SharePoint Online verfügbare Speicherplatz wird auf alle Sites in einer Organisation verteilt. Das bedeutet, dass der von der SharePoint Site – wie auch den darunterliegenden Sites – genutzte Speicherplatz auf das Gesamtspeicherlimit angerechnet wird. Es ist wichtig, die Nutzung aller Sites zu überwachen, um zu vermeiden, den Speicherplatz unerwartet aufzubrauchen.

Die Rolle des Papierkorbs bei SharePoint

Ein oft übersehener Aspekt des SharePoint-Speichers ist der Papierkorb, in dem gelöschte Elemente für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden, bevor sie endgültig entfernt werden. Während der Papierkorb ein Sicherheitsnetz für versehentliche Löschungen bietet, verbraucht er aber zudem Speicherplatz. Elemente im Papierkorb werden auf das gesamte SharePoint-Speicherlimit angerechnet, bis sie endgültig gelöscht werden.

Gründe für die Erhöhung des SharePoint-Speicherlimits

Wenn sich ein Unternehmen weiterentwickelt, gibt es mehrere Gründe, warum das SharePoint-Speicherlimit gegebenenfalls erhöht werden muss. Unabhängig davon, ob es sich um organisatorisches Wachstum, Änderungen bei der Lizenzierung oder eine stärkere Betonung der digitalen Transformation handelt – das Verständnis dieser Gründe kann helfen, Speicherbedarf vorherzusehen und entsprechend zu planen.

Organisatorisches Wachstum und steigendes Datenaufkommen

Einer der häufigsten Gründe für den Bedarf an mehr SharePoint-Speicher ist das Wachstum einer Organisation. Wenn Unternehmen expandieren, generieren Sie natürlich mehr Daten. Neue Mitarbeiter, zusätzliche Projekte und erweiterte Abteilungen tragen alle zu dieser erhöhten Datengenerierung bei. Jedes neue Dokument, Bild oder Video, das in SharePoint hochgeladen wird, beansprucht Ihren verfügbaren Speicherplatz. Mit der Zeit kann diese Ansammlung von Daten dazu führen, dass mehr Speicherplatz benötigt wird.

Ausweitung der digitalen Arbeitsabläufe und der Zusammenarbeit

Im heutigen digitalen Zeitalter setzen Unternehmen zunehmend auf online- und cloudbasierte Arbeitsabläufe. Diese Umstellung beinhaltet häufig die Migration großer Datenmengen von lokalen Servern auf Cloud-Plattformen wie SharePoint. Mit der Ausweitung dieser digitalen Workflows wächst auch die Menge der in SharePoint gespeicherten Daten. So kann es beispielsweise vorkommen, dass Teams an Videoprojekten, großen Designdateien oder umfangreichen Datenbanken zusammenarbeiten, die alle einen erheblichen Speicherplatzbedarf haben.

Änderungen bei der Lizenzierung und den Funktionen von Microsoft 365

Microsoft aktualisiert häufig seine Office 365- und Microsoft 365-Pläne und ändert dabei manchmal die Speicherzuweisungen oder fügt neue Funktionen hinzu. Das kann zusätzlichen Speicherplatz erfordern. Beispielsweise die Integration von Tools wie Power BI oder Microsoft Teams in SharePoint kann zu einem Anstieg des in SharePoint gespeicherten Datenvolumens führen. Wenn Unternehmen ein Upgrade auf einen höherwertigen Microsoft 365-Tarif vornehmen, erhalten diese möglicherweise Zugriff auf zusätzlichen Speicherplatz. Sie benötigen mehr Speicherplatz, um die erweiterten Funktionen zu unterstützen.

Modernisierung von Geschäftsprozessen

Die digitale Transformation beinhaltet oft die Modernisierung veralteter Geschäftsprozesse, was unter Umständen zu einem erhöhten Speicherbedarf füht. So können die Digitalisierung von Papierunterlagen, die Einführung anspruchsvoller Datenanalysen oder der verstärkte Einsatz von Multimedia in Präsentationen und Berichten zu einem höheren Speicherbedarf führen. Da Geschäftsprozesse immer komplexer und datengesteuerter werden, muss das SharePoint-Speicherlimit möglicherweise erhöht werden, um Schritt zu halten.

Kosten für zusätzlichen SharePoint-Speicher

SharePoint bietet zwar von Haus aus eine großzügige Menge an Speicherplatz, aber es kann der Zeitpunkt kommen, an dem mehr benötigt wird. Für die Budget- und Ressourcenplanung ist es wichtig, die Kosten für zusätzlichen SharePoint-Speicher zu kennen.

Basisspeicher und zusätzliche Käufe

Microsoft stellt mit jedem Office 365- oder Microsoft 365-Abonnement eine Grundmenge an Speicherplatz zur Verfügung. Wenn Organisationen diese Zuweisung überschreitet, können sie zusätzlichen Speicherplatz erwerben. Die Kosten für diesen zusätzlichen Speicherplatz variieren je nach Region und dem spezifischen Microsoft 365-Plan, den Unternehmen verwenden. Seit 2024 liegt der Preis für zusätzlichen SharePoint-Speicher in der Regel zwischen 0,20 und 0,25 US-Dollar pro Gigabyte pro Monat – wobei diese Preise je nach Marktbedingungen und Preispolitik von Microsoft schwanken können.

Strategien zur Kostenverwaltung

Bevor zusätzlicher Speicher gekauft wird, sollte geprüft werden, ob der vorhandene Speicher effektiv genutzt wird. Durch eine gründliche Überprüfung der SharePoint-Umgebung können Dateien und Daten identifiziert werden, die nicht mehr benötigt werden oder archiviert werden können. Wenn unnötige Daten bereinigt sind, ist möglicherweise der Bedarf an zusätzlichem Speicherplatz vorerst nicht mehr vorhanden.

Budgetierung für zukünftige Anforderungen

Wenn Unternehmen wachsen, ist es wichtig, den zukünftigen Speicherbedarf zu planen und zu budgetieren. Speichernutzung und -kosten sollten regelmäßig geprüft werden, um sicherzustellen, dass keine unerwarteten Ausgaben auftauchen. Speicherkosten werden dadurch effektiv verwaltet und Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs vermieden.

Alternative Speicherlösungen

In manchen Fällen kann es kostengünstiger sein, alternative Speicherlösungen zu prüfen, statt zusätzlichen SharePoint-Speicher zu kaufen. So könnten große Multimediadateien in OneDrive oder einem Cloud-Speicherdienst eines Drittanbieters gespeichert werden. Dadurch wird in SharePoint Speicherplatz für wichtige Geschäftsdokumente und -daten frei. Darüber hinaus können Archivierungstools wie ShArc bei der Verwaltung und Senkung der Speicherkosten helfen, indem sie selten genutzte Dateien auf kostengünstigere Speicheroptionen verschieben. Es ist wichtig, alle benötigten Funktionen der Tools von Drittanbietern zu vergleichen, damit das Tool den Anforderungen entspricht.

Wie der SharePoint-Speicherplatz erhöht werden kann

Wenn Unternehmen über das ursprüngliche SharePoint-Speicherlimit hinausgewachsen sind, gibt es mehrere Strategien, um das Speicherlimit zu erhöhen und sicherzustellen, dass der Geschäftsbetrieb reibungslos weiterläuft.

Kauf von zusätzlichem SharePoint-Speicher

Die einfachste Methode zur Erhöhung des SharePoint-Speicherplatzes ist der Erwerb von zusätzlichem Speicherplatz von Microsoft. Das kann direkt über das Microsoft 365 Admin Center erfolgen.

Archivierung inaktiver Inhalte

Eine effektive Möglichkeit, Speicherplatz freizugeben, ohne zusätzlichen Speicher zu kaufen, ist die Archivierung alter oder inaktiver Inhalte. Mit SharePoint können Dateien, die nicht mehr aktiv genutzt werden, in eine Archivbibliothek verschoben werden. Das Archiv kann innerhalb von SharePoint auf einem weniger zugänglichen, kostengünstigeren Speicherplatz gespeichert oder auf eine externe Speicherlösung verschoben werden. Die Archivierung von Inhalten gibt nicht nur Speicherplatz frei, sondern trägt auch zur Verbesserung der Leistung der SharePoint-Umgebung bei – die Datenmenge, die indiziert und durchsucht werden muss, wird nämlich verringert.

Löschen von unnötigen Dateien

Eine weitere kosteneffiziente Strategie zur Verwaltung des SharePoint-Speichers ist das Löschen unnötiger Dateien. Im Laufe der Zeit können SharePoint-Umgebungen leicht mit veralteten Dokumenten, doppelten Dateien und unnötigen Daten vollgestopft werden. Die Implementierung einer routinemäßigen Bereinigungsrichtlinie kann dazu beitragen, die Speichernutzung in Schach zu halten.

Verwendung von SharePoint-Archivierungstools – wie ShArc

Für Unternehmen mit komplexen Speicheranforderungen können SharePoint-Archivierungstools wie ShArc von unschätzbarem Wert sein. ShArc hilft dabei, den Prozess der Identifizierung, Archivierung und Verwaltung alter oder selten genutzter Inhalte zu automatisieren und stellt sicher, dass die SharePoint-Umgebung schlank und effizient bleibt. ShArc ist besonders nützlich für große Organisationen, die große Datenmengen verwalten und einen ausgefeilteren Ansatz für die Speicherverwaltung benötigen.

Optimierung der Speichereinstellungen

Sie können nicht nur mehr Speicherplatz kaufen oder alte Dateien archivieren, sondern auch Ihre SharePoint-Speichereinstellungen optimieren, um den vorhandenen Speicherplatz optimal zu nutzen. Sie können zum Beispiel die Versionierungseinstellungen anpassen, um die Anzahl der gespeicherten Dokumentversionen zu begrenzen. Standardmäßig speichert SharePoint möglicherweise mehrere Versionen desselben Dokuments, wodurch schnell Speicherplatz verbraucht werden kann. Die Begrenzung der Anzahl gespeicherter Versionen oder die Festlegung eines kürzeren Aufbewahrungszeitraums kann helfen, Speicherplatz freizugeben.

Regelmäßige Überprüfung der Speichernutzung

Schließlich ist es wichtig, die Nutzung Ihres SharePoint-Speichers regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie sich innerhalb Ihrer Grenzen bewegen. Das Microsoft 365 Admin Center bietet detaillierte Berichte über die Speichernutzung in Ihrer Organisation. Durch die regelmäßige Überprüfung dieser Berichte können Sie Trends erkennen, künftige Anforderungen vorhersehen und fundierte Entscheidungen darüber treffen, ob Sie zusätzlichen Speicherplatz erwerben oder andere Strategien zur Speicherverwaltung implementieren sollten.