Automatischer Abgleich und Bearbeitung bei übereinstimmenden Daten

Sobald ein Auftrag als PDF eingeht, startet der b4 Bot den Abgleich mit dem entsprechenden Angebot im ERP-System. Entsprechen die Informationen im Auftrag den gespeicherten Angebotsdaten, legt der b4 Bot den Auftrag direkt im System an und gibt ihn für die nächste Bearbeitungsstufe frei. Diese Automatisierung spart wertvolle Zeit und ermöglicht einen reibungslosen Ablauf – von der Auftragserfassung bis zur weiteren Bearbeitung durch das Team. Das Ergebnis ist eine schnellere Durchlaufzeit und weniger Aufwand für die Mitarbeiter, da sich der Bot zuverlässig um wiederkehrende Aufgaben kümmert.

Automatische Korrektur und Benachrichtigung bei Abweichungen

Weicht ein eingehender Auftrag vom ursprünglichen Angebot ab, übernimmt der b4 Bot sofort die Anpassung. Er korrigiert den Auftrag automatisch gemäß den Angebotsdaten, speichert die aktualisierten Informationen im ERP-System und benachrichtigt den zuständigen Sachbearbeiter über die Änderungen. Diese direkte Kommunikation unterstützt die Vermeidung von Fehlern und stellt sicher, dass Abweichungen frühzeitig identifiziert und behoben werden. So verhindert der Bot doppelte Eingaben oder fehlerhafte Datensätze und erhöht die Transparenz im Prozess, was die Gesamteffizienz steigert und die Datenqualität nachhaltig verbessert.

Benachrichtigung bei fehlendem oder unvollständigem Angebot

Wenn im ERP-System kein vollständiges Angebot zu einem Auftrag vorliegt, informiert der b4 Bot den Sachbearbeiter unmittelbar darüber. So können Sachbearbeiter schnell eingreifen und die notwendigen Schritte unternehmen, um den Auftrag zu vervollständigen. Dieser Benachrichtigungsprozess verhindert Verzögerungen, die sonst bei einer manuellen Prüfung entstehen könnten, und stellt sicher, dass der gesamte Auftragsprozess nicht ins Stocken gerät.

Vorteile des b4 Bot-Einsatzes im Auftragsprozess

Der Einsatz des b4 Bots in der Auftragsbearbeitung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Erstens führt die Automatisierung zu erheblichen Zeiteinsparungen, da der Bot die routinemäßigen Aufgaben vollständig übernimmt – dies verschafft dem Team mehr Kapazität für komplexere und wertschöpfendere Tätigkeiten. Zweitens reduziert die automatisierte Prüfung und Korrektur die Wahrscheinlichkeit von Eingabefehlern deutlich, was zu einer hohen Datenqualität und einem zuverlässigeren Prozess führt. Automatische Benachrichtigungen und die dokumentierten Arbeitsschritte des Bots sorgen zusätzlich für Transparenz und schaffen eine stabile Zusammenarbeit zwischen Bot und menschlichen Mitarbeitern. Schließlich ermöglicht die Automatisierung auch die Bewältigung großer Auftragsvolumina, ohne dass der manuelle Aufwand signifikant steigt. Die Prozess könne auch abseits der Arbeitszeit ausgeführt werden und stehen am nächsten Tag zur Kontrolle bereit. Unternehmen können so Skalierbarkeit erreichen und ihre Ressourcen optimal einsetzen.

Der b4 Bot von AmdoSoft ist somit eine wertvolle Ergänzung für moderne Unternehmen, die ihre Prozesse effizient gestalten und den Anforderungen eines schnelllebigen Marktes gerecht werden möchten. Mit RPA optimieren sie nicht nur die Auftragsbearbeitung, sondern legen auch die Grundlage für eine fehlerfreie, transparente und zukunftsorientierte Prozesskette.

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