Eine neue Software muss her!

Eine Hauptbeschäftigung von IT-Abteilungen in Unternehmen ist die Einführung neuer bzw. zusätzlicher Unternehmenssoftware. Dies kann beispielsweise ein kaufmännisches System zur Auftragsverwaltung, ein neues Dokumentenmanagementsystem, ein komplettes ERP-System oder eben ein Projekt- und Ressourcenmanagementsystem sein.

In diesem Beitrag werden zwei Verfahren beschrieben, wie Unternehmen bei einem solchen „Rollout“ vorgehen, welche Vor- und Nachteile die beiden Verfahren haben und warum überhaupt welches Verfahren angewandt wird. 

Warum führt ein Unternehmen eine neue Software ein?

Seit den 1950ern nutzen Unternehmen Computerprogramme für effizientere Prozesse. Anfangs waren es vor allem Behörden und Finanzunternehmen, die maßgeschneiderte Lösungen einsetzten; heute werden dagegen meist Standardlösungen verwendet. Das klassische Verfahren zur Einführung einer Standardlösung ähnelt dabei der Vorgehensweise bei der Entwicklung einer Individuallösung. Obwohl die erste Standardsoftware für Firmen bereits in den 70ern auf den deutschen Markt kam und SAPs R/3^® 1992 eingeführt wurde, hat sich am Verfahren bis heute wenig geändert. 

Das klassische Verfahren, eine Unternehmenssoftware in einem Unternehmen einzuführen

Klassische Projektmanagement-Methoden werden oft als "Wasserfall"-Projekte bezeichnet. Hierbei werden Projekte in Phasen unterteilt, die nacheinander durchgeführt werden. Das klassische Verfahren, das einem Software-Launch vorausgeht, läuft ganz ähnlich ab; die Phasen bei der Einführung eines neuen Produkts sind:

• Anforderungsdefinition,
• Produktauswahl,
• Anpassung und Integration im Unternehmen,
• Freischaltung für Anwender und gegebenenfalls
• Optimierungsphase.

Jeder Beteiligte formuliert individuelle Anforderungen und Wünsche, woraufhin verschiedene Anbieter von Standardprodukten gesichtet werden. Es erfolgt eine lange Entscheidungsphase, bevor endlich der Rollout beginnt. Am Ende werden die Anwender geschult und unterstützt. Allerdings zeigt sich oft, dass diese Methode nicht funktioniert. Es gibt mehrere Gründe dafür, z.B., dass das Unternehmen nicht über das nötige Know-how verfügt oder die Anzahl der Beteiligten zu groß ist. Im Endeffekt arbeitet das Unternehmen nicht eng genug mit dem Anbieter zusammen, und es kommt zu störenden Veränderungen während des Projekts. Dabei sind die Beteiligten oft nur auf den für sie wichtigsten Punkt fokussiert: die Unterschrift unter den Kaufvertrag.

Einführung einer Unternehmenssoftware nach dem agilen Ramp-Up-Verfahren 

Das Ramp-Up-Verfahren kommt den Wünschen der einzelnen Anwender:innen entgegen: Die Software kommt schnell zum Einsatz und wird durch die User evaluiert. Ramp-Up dreht den Wasserfall-Ablauf um und priorisiert die fachliche Evaluation vor anderen internen Entscheidungswegen. Der klassische Wasserfall-Ansatz entwirft theoretische Musterlösungen, die nicht unbedingt für die Endanwender geeignet sind. Das Ramp-Up-Verfahren priorisiert den Nutzen für das Unternehmen und ist in einer sich rasch entwickelnden Technologiewelt von Bedeutung.

Vorgehensweise der Ramp-Up-Methode am Beispiel der Projekt- und Ressourcenmanagementlösung Can Do

Ein Unternehmen erkennt Schwächen im Projekt- und Ressourcenmanagement und sucht nach Lösungen. Verschiedene Anbieter präsentieren ihre Lösungen, aber ohne typische Vertriebspräsentationen. Stattdessen kommunizieren Berater und Anwender direkt. Der Anbieter stellt die Software in der Cloud zur Verfügung und wird dafür vergütet. Gemeinsam wird ein erster Anwendungsfall definiert und umgesetzt. Ein Überblick über die laufenden Projekte wird erstellt. Weitere Anwendungsfälle werden definiert und iterativ umgesetzt. Die Lösung setzt sich möglicherweise in weiteren Abteilungen und schließlich im Unternehmen durch – oder wird abgebrochen.

Betrachtung der Ramp-Up-Methode 

Eine Methode zur erfolgreichen Einführung einer Softwarelösung besteht darin, sie als monatliche Miete für eine Abteilung anzubieten. Dadurch entfällt ein komplizierter Investitionsprozess, und nur wenige Personen sind beteiligt. Die Lösung wird in der Cloud bereitgestellt und kann sofort von den Endanwender:innen getestet werden. Die Lösung muss sich jeden Monat neu beweisen, und die Entscheidungsträger sind die Anwender selbst. Durch schrittweisen Einsatz und Optimierung entsteht Know-how beim Kunden. Andere Abteilungen und IT-Systeme werden nur integriert, wenn ein Nutzen für die Anwender:innen sichtbar ist.

Zusammenfassender Vergleich der Methoden 

Beide Verfahren haben Vor- und Nachteile, aber der Trend geht zum Ramp-Up-Verfahren. Das Management sollte Abteilungen in dieser Methode fördern, um die Akzeptanz zu erhöhen und Kosten zu senken. Die Ramp-Up-Methode sollte grundsätzlich bei jeder Neuerwerbung einer IT-Lösung in Erwägung gezogen werden. 

Dieser Text ist die Zusammenfassung eines Beitrags, den Thomas Schlereth für die Can Do Wissensdatenbank verfasst hat. Die ausführliche Version mit weiteren Ergebnissen und Erkenntnissen ist über diesen Link abrufbar. Außerdem ist das schrittweise Vorgehen in diesem Blogbeitrag erläutert.