Projekt Management Tools Vergleiche: kennen Sie schon

"Die 5 besten PM Tools im Test!", "Im Vergleich: PM Tools, die Sie wirklich brauchen!", "10 Projekt Management Tools im Vergleich": So oder ähnlich klingen sie wahrscheinlich, die Suchmaschinentreffer, wenn Sie zur Entscheidung genau das suchen – einen Projekt Management Tools Vergleich. Weil es davon eben schon eine ausreichende Anzahl gibt, verzichten wir an dieser Stelle auf einen solchen Vergleich und gehen die Sache anders (und praxisnäher) an:

• Wir geben Ihnen statt Tests, Bewertungen und Rangfolgen eine offene, ehrliche Empfehlung.
• Wir vergleichen unsere eigene Projekt- und  Ressourcenmanagementsoftware Can Do ausschließlich mit dem (vermeintlichen) PM Tool, das die meisten unserer Interessent:innen noch immer fürs Projektmanagement einsetzen – nämlich Excel^®.  Weil es uns wirklich wichtig ist, dass Sie sich in erster Linie vom Projektcontrolling und der Ressourcenplanung mithilfe von Tabellen-Sheets verabschieden. Denn:

Excel^® ist kein PM Tool

Zugegeben: Nur Weniges im Office-Alltag ist so vielseitig wie eine Tabelle in Excel^®. "Ich mach da mal schnell eine Tabelle!" – so haben bereits zahlreiche rechenintensive Aufgaben begonnen. Von der Spesenabrechnung bis hin zum Masterplan fürs nächste Geschäftsjahr. Und eben auch fürs Projektmanagement und Ressourcenmanagement. So weit, so unüberlegt. Denn ein Projekt ist eben keine Kalkulation, die sich in ein starres Raster packen lässt. Sondern ein fluider, hoch komplexer Vorgang, der zu großen Teilen vom Faktor Mensch bestimmt wird. Kleinere Projekte lassen sich schon mal so "zurechtbiegen", dass sie in eine Tabelle gezwängt werden können; spätestens bei großen Projekten mit inakkurater Planung oder gar bei Multiprojekt-Projektportfolios sollten Sie sich dann doch nach dedizierten PM Tools umsehen, die Excel^® ersetzen.

Hier einige der typischen Szenarien und Herausforderungen aus dem Projektalltag, in denen Sie mit einer Tabellenkalkulation definitiv nicht weiterkommen werden – in unserem Projekt Management Tools Vergleich Excel^® vs. Can Do:

• Änderungen oder Störungen im Projektablauf werden in Can Do automatisch berücksichtigt; die Projektschritte sowie betroffene weitere Projekte werden dynamisch angepasst.
• Ressourcen werden nicht starr in engen Rastern verteilt. Statt dessen verfügt Can Do über ein Skill Management, das Teams aufgrund von Fähigkeiten optimal zusammenstellt. Das Ressourcenmanagement erfolgt KI-gesteuert über sämtliche Projekte und Abteilungen hinweg.d Meilensteinen lässt sich nur schwer so lesen, dass eventuelle Projektrisiken frühzeitig erkannt werden. Die Künstliche Intelligenz von Can Do erkennt dagegen nicht nur Risiken an sich, sondern auch deren Ausmaß und voraussichtlichen Einfluss auf den weiteren Projektverlauf. Ein Ampelsystem gibt daraufhin entsprechende Handlungsempfehlungen.
• Can Do als PM Tool verlangt von den Stakeholdern nicht, dass sie umfassende Tabellen lesen und richtig interpretieren können. Statt dessen stellt Can Do allen Projektbeteiligten ein maßgeschneidertes Dashboard zur Verfügung und kann Projektdaten in zahlreichen Formaten ausgeben – wenn Sie wollen, sogar als Tabelle.
• Während ein Tabellenkalkulations-Sheet ein in sich geschlossenes Dokument darstellt, ist Can Do eine offene Plattform mit zahlreichen Integrationsmöglichkeiten. So kann die Kommunikation zwischen dem PM Tool und weiterer Software hergestellt werden – darunter natürlich auch Excel^®. 
• Die Projektplanung mittels Tabellen ist das Sinnbild für klassische, eher starre Projektmanagement-Methodik. Das mag für manche Unternehmen funktionieren, steht aber in deutlichem Kontrast zum agilen Projektmanagement, wie es moderne Projektteams wünschen. Can Do führt klassische und agile Projektumgebungen zum Hybriden Projektmanagement zusammen: Das PMO bzw. die Mitarbeitenden im Projektmanagement nutzen die klassische Herangehensweise, während die einzelnen Teams dank der Integration von JIRA^® gewohnt agil arbeiten.

Der beste Projektmanagement Tools Vergleich

Ein allgemeiner Projekt Management Tools Vergleich, vielleicht noch mit einer Bestenliste, mag einen guten Marktüberblick über PM Tools geben; als tatsächliche Unterstützung bei der Kaufentscheidung ist er jedoch eher kritisch zu sehen. Zu unterschiedlich sind die Anforderungen in den Unternehmen, zu vielfältig die jeweiligen Projektlandschaften. Für welches der PM Tools man sich entscheidet, ist individuell motiviert. Doch zum Glück hat sich die große Mehrheit der Anbieter von PM Tools dazu entschlossen, ihre Projektmanagement Software vor dem Kauf testen zu lassen. Entweder als konkrete Testversion oder als – zum Teil individualisierte – Produktpräsentation. So oder so haben Sie damit die Möglichkeit zu einem persönlichen Projektmanagement Tools Vergleich, bei dem nur Ihre Ansprüche und Ihre Meinung zählen.

PM Tools Testversion: Vor- und Nachteile

Eine Software zwei Wochen lang unter realen Bedingungen testen: Das ist das Versprechen, das Ihnen eine Testversion gibt. Und das hört sich auch gut an – scheitert aber nicht selten an der Projektrealität. Denn wie oft haben Sie schon einen Test verstreichen lassen, weil das Tagesgeschäft dazwischen kam und Sie keine Zeit dafür fanden? Die Alternative hierzu lautet manchmal: Testversion eines PM Tools mit keinem – oder weniger strengem – Zeitlimit, dafür aber mit eingeschränktem Funktionsumfang. So kann eine Software aber kaum all ihre Trümpfe ausspielen …

Vorteile

• Einsatz des PM Tools unter realen Bedingungen
• Austesten aller Funktionen im Detail

Nachteile

• Testen in einem definierten Zeitkorridor
• Die Einarbeitung in die neue Software reduziert die eigentliche "Testzeit"
• Eine Software wird falsch eingeschätzt, weil man noch nicht alle Features kennt
• Mangelnde Erfahrung mit der Software kann zu Fehlbedienungen führen

PM Tools Demo: Vor- und Nachteile

Als Alternative zur Testversion offerieren die Anbieter von PM Tools oftmals Demos – so auch Can Do. In unserem Fall bedeutet eine Demo unseres PM Tools: Wir besprechen zunächst Ihren Use Case und klären, in welchem Umfang Can Do für Ihr Unternehmen geeignet ist – und falls nicht, sagen wir das auch. Anschließend steigen wir in das Live-System ein und Sie erhalten eine ausführliche Produktvorstellung von Can Do durch einen unserer Consultants. Dabei gehen wir ganz konkret auf Ihren Use Case ein. Diesem Termin schließt sich dann eine begleitete Testphase an, die Sie in Ihrer Entscheidung beim Projektmanagement Tools Vergleich wirklich weiterbringt.

Vorteile

• Konkrete Bedarfsklärung
• Schrittweise Annäherung an die Funktionen
• Begleitete Testphase
• Austausch mit erfahrenen Projektmanagern

Nachteile

• Mehr Zeitaufwand
• Auseinandersetzen mit den Pain Points im eigenen Projektmanagement

Der Tipp zum Test

Can Do bietet Ihnen auch eine Fast Lane zum individuellen Test: Teilen Sie uns Ihren Anforderungskatalog für PM Tools einfach vorab per Mail mit. Wir beantworten diesen und helfen Ihnen damit bei der Entscheidung, ob Can Do für Ihr Projektmanagement geeignet ist. Außerdem richten wir unsere Produktvorstellung auf diese Wünsche und Anforderungen aus.

Fazit

Eine Demo hier, eine Testversion dort – und, sofern angeboten, persönliche Beratungsgespräche: Der eigene Projektmanagement Tools Vergleich kann aufwendig sein. Aber er bringt Sie deutlich weiter als die Erkenntnisse aus zweiter Hand, die ein Artikel mit einem Projektmanagement Tools Vergleich bietet. Wir von Can Do sind der Meinung: Wenn Sie in der Menge der PM Tools auf der Suche nach dem für Sie richtigen sind, sollten Sie im Sinne einer profunden Entscheidung Wert auf eine individuelle Beratung und eine begleitete Testphase legen. So, wie sie Can Do Ihnen bietet. Probieren Sie’s einfach aus!