Der Duft von frisch gebrühtem Kaffee und Franzbrötchen liegt in der Luft und Marcus M. freut sich mal wieder auf das Abteilungsfrühstück. Bevor er den neuen Dienstleister hatte, war das nicht drin, denn er musste sich gleich morgens auf das Thema E-Rechnung fokussieren.

Ja sicher, die Bestandsaufnahme der Digitalisierung in seinem Unternehmen ist abgeschlossen. Die Bedürfnisse und Anforderungen der Fachabteilungen bezüglich der Ausgangsrechnung, Eingangsrechnungen und der Zusammenarbeit mit Finanzbehörden, Kunden und Lieferanten liegen ihm nun vor. Eine vom Zeitaufwand her nicht zu unterschätzende Phase im Projekt die er auch nur dank der Unterstützung durch den IT-Dienstleister gemeistert hat. Er ist sichtlich beeindruckt von der erforderlichen Zusammenarbeit zwischen seinen Abteilungen, die nötig ist um die reibungslose Einführung der E-Rechnung zu gewährleisten und alle Vorteile der Digitalisierung optimal nutzen zu können.

Da ist die Buchhaltung/Finanzabteilung, welche direkt für die Verarbeitung und Verwaltung von Rechnungen zuständig ist.

Der Einkauf der sicherstellt, dass die Bestellungen mit den entsprechenden E-Rechnungen übereinstimmen und dass die Lieferanten bereit sind, E-Rechnungen zu akzeptieren.

Die IT-Abteilung, welche bei der Implementierung der notwendigen Softwarelösungen und Schnittstellen für die Verarbeitung von E-Rechnungen die Hauptrolle spielt.

Die Rechtsabteilung, welche sicherstellt, dass die Verwendung von E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entspricht, natürlich inkl. Datenschutz.

Der Vertrieb und Customer Service, welche die Kundschaft über die neuen Prozesse informieren und Fragen beantworten.

Das Controlling, welches Zugang zu den Daten aus den E-Rechnungen für Analysen und Berichterstattung benötigt um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen.

Am Nachmittag sitzt er dann im Meeting mit dem neuen IT-Dienstleister zusammen und bespricht technische und prozessuale Voraussetzungen für die Einführung. Die Prüfung der  bestehenden Softwareumgebung bezüglich der Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen im E-Rechnungsformat haben mittlerweile ergeben, dass die Umstellung mit entsprechenden Anpassungen möglich ist.  Ein Thema, welches sich in der späteren Umsetzung als nicht ganz trivial erweisen kann. Denn beispielsweise als Versender von E-Rechnungen muss sich sein Unternehmen an kundenspezifischen Rechnungssystem orientieren: Wie müssen die E-Rechnungen befüllt sein, damit ihre Rechnungssysteme diese korrekt und vollumfänglich verarbeiten können?  

Marcus M. ist immer noch nicht wirklich sicher, dass die aktuell verwendete Buchhaltungs-Software für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen geeignet ist. Der Dienstleister meint: „Mit smarten Tools geht das einfacher als gedacht!“ Marcus M. ist klar, dass seine IT-Abteilung bereits am Limit arbeitet und befürchtet, dass es an Ressourcen mangelt, um das vorhandene ERP-System um Schnittstellen oder Add-ons zu ergänzen. Doch der Dienstleister lächelt gelassen: „Ready-to-run-Lösungen sind schnell implementiert!“ Marcus M. äußert, dass die geplante Lösung zwar alle Anforderungen erfüllt, aber nicht zu den Prozessen im Unternehmen passen könnte. Sein Dienstleister darauf: „Ja , aber oft helfen einfache Anpassungen dabei, smarte Prozesse anzuschieben!“ Dann plötzlich doch noch ein Gedanke: „Werden sich die Mitarbeitenden mit einer neuen Lösung schwertun?“ Der Dienstleister beschwichtigt: „Schauen Sie, tatsächlich wird durch die E-Rechnung doch vieles wesentlich einfacher als vorher und das kann durch learning by doing oder aber eine individuelle Mitarbeiterschulung vertieft werden “

Nach diesem intensiven Austausch beginnt Marcus M. zu begreifen, dass nicht viel fehlt, um das Thema E-Rechnung in sichere Bahnen zu lenken. Er atmet auf: „Wir haben eine realistische Chance um dieses Thema sicher und termingerecht umzusetzen.“

Lesen Sie in Teil 3, wie Marcus M. die erfolgreiche Implementierung und den Probebetrieb der E-Rechnung erlebt.

Lassen Sie uns jetzt miteinander reden, denn es ist höchste Zeit, Ihren IT- Partner zu finden. Die Komplexität und Vielschichtigkeit der Themen sowie die Terminsituation erfordern zeitnah den Überblick über die  fachlichen Anforderungen und technischen Voraussetzungen für die Einführung der E-Rechnung zu bekommen. Gehen Sie auch deren Umsetzung gemeinsam mit unseren IT- Consultants und Software-Entwickler an, um Ihre maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln.