„Unser Ziel bei alfamedia ist es, kundenspezifische Lösungen zu bieten, die echten Mehrwert schaffen. Dieses Projekt ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie wir durch enge Kooperation und maßgeschneiderte Ansätze den Erfolg unserer Kunden fördern können.“ – Michael Marcks, CEO alfamedia

Der Weg zur Umstellung

Die Umstellung begann im Frühjahr 2023 mit der Entscheidung der Häuser, durch das Update auf den EditorialOrganiser mit Blockeditor und Contentplanung ihre Planungsprozesse in Richtung Online first noch weiter zu optimieren. Bereits seit mehreren Jahren verfolgen die Verlage die Digital-First-Strategie. Eine zentrale Herausforderung war es, die Planung für Online und Print im Redaktionssystem übergreifend zu integrieren. Der Blockeditor wurde nach umfangreichem Feedback der User überarbeitet und erhielt ein Redesign, das die Akzeptanz der Nutzenden gewann.

Im November 2023 war es soweit: Der Blockeditor wurde in allen vier Häusern termingerecht eingeführt. Das produktionskritische System wurde nahtlos in die bestehenden Workflows integriert. Schon vor der Umstellung hatten die Verlage das Konzept „EO first“ verfolgt, sagt Stefan Weber, Verantwortlicher Redakteur für Redaktionstechnik der Neuen Westfälischen. Mit dem Update standen den Redaktionen neben dem modernisierten Editor nun auch die neuen Instrumente zur integrierten Planung zur Verfügung.

Der erste Tag der Umstellung verlief ohne größere Komplikationen, ein Zeichen für die sorgfältige Vorbereitung und die ausgezeichnete Zusammenarbeit der Teams. Die Umstellung der „schweren Technik“ managte dabei Media-IT-Partner, der IT-Dienstleister der beteiligten Verlage.

Schulungen und interne Kommunikation

Die erfolgreiche Einführung des neuen Systems wurde durch umfassende Schulungen begleitet. Keyuser aus allen Verlagen spielten eine zentrale Rolle dabei: Sie erstellten Schulungspläne und unterwiesen die eigenen Teams im neuen „EO“. Durch die internen Schulungen wurden alle Mitarbeitenden umfassend und praxisnah auf die neuen Tools vorbereitet.

Die Schulungen wurden intensiv und über einen Zeitraum von mehreren Wochen durchgeführt, damit sichergestellt war, dass alle Redakteure in den verschiedenen Häusern mit dem Blockeditor und den Planungstools vertraut sind. Diese strukturierte Vorgehensweise trug entscheidend dazu bei, die Akzeptanz und das Vertrauen in die neuen Systeme zu stärken.

Label: Ein genialer Schachzug

Neben zahlreichen Detailverbesserungen war die Einführung von Labels im EditorialOrganiser ein Schlüsselelement für den Erfolg des Projekts. Sie erhöhen auf einfache Weise die Transparenz und Effizienz in der Planung. Labels werden mit verschiedenen Farben und spezifischen Icons versehen, die es den Teams ermöglichten, den Überblick über Inhalte und ihre Workflowstufen zu behalten. Funktionen wie „SEO“, „Republish“ und „Social Media Push“ werden durch entsprechende Labels kenntlich gemacht. Dies ermöglicht es den Autoren und Autorinnen sicherzustellen, dass jeder Arbeitsschritt transparent nachvollziehbar ist. „Mitarbeiter mit unterschiedlichen Funktionen vergeben ihre Label, und am Ende wird daraus ein Gesamtbild“, sagt Weber. Und: Sie lassen sich unkompliziert direkt in der Administration des EditorialOrganiser verwalten.

„Die Einführung der Labels hat unsere Produktion deutlich verbessert. Die Transparenz, die wir jetzt in den Arbeitsprozessen haben, ist ein großer Vorteil. Jeder weiß genau, welche Inhalte welchen Status haben und was noch zu tun ist. Das schafft Klarheit und Effizienz.“ – Stefan Weber, Neue Westfälische

Die Idee, Labels einzuführen, entstand im Projektteam. Die positive Resonanz aus den Redaktionen zeigt, dass diese Erweiterung ein voller Erfolg ist. Mit dieser Verbesserung konnten die Verlage ihre Produktionsprozesse feiner abstimmen und sicherstellen, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden.

Einführung der integrierten Planung

Nach der erfolgreichen Implementierung des Blockeditors im November 2023, konzentrierten sich die Verlage auf die Einführung des integrierten Planungstools. Ziel war es, die Produktions- und Planungsprozesse noch weiter zu vereinheitlichen und zu optimieren. Diese neue integrierte Planung ermöglichte es den Verlagen, sowohl digitale als auch Print-Inhalte besser und transparenter zu verwalten.

„Die Implementierung der integrierten Planung war ein entscheidender Schritt, um unsere Kunden in die Lage zu versetzen, sowohl digitale als auch Print-Inhalte effizienter zu verwalten. Dank der intensiven Zusammenarbeit konnten wir eine Lösung schaffen, die perfekt auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.“ – Oliver Andrich, CTO alfamedia

Dabei wurde sichergestellt, dass die spezifischen Bedürfnisse jedes Hauses berücksichtigt wurden, sodass die nahtlose Integration der neuen Planungstools in die bestehenden Workflows im Vordergrund stand. Ein besonderes Augenmerk lag auf der Verbesserung der Transparenz und Optimierung in der täglichen Planung. So konnten die Verlage Arbeitsabläufe harmonisieren und gleichzeitig die Flexibilität beibehalten, um auf individuelle Anforderungen schnell zu reagieren.

Herausforderungen und zukunftsorientierte Lösungen

Trotz der erfolgreichen Umstellung gibt es noch Herausforderungen, die der Verlag gemeinsam mit alfamedia angehen wird. Dazu gehört die weitere Verbesserung der Print-Planungsansichten im EditorialOrganiser, um die Produktion noch effektiver zu organisieren. Ebenso sind Themen wie die Unterscheidung von A- und B-Ware aus den Maileingängen sowie die Integration von KI in den redaktionellen Workflow zukünftige Anforderungen, die angegangen werden müssen.

Ein Blick in die Zukunft

Die Umstellung auf den Blockeditor und die integrierte Planung im EditorialOrganiser war ein bedeutender Schritt für den Verlag und seine Publikationen. Die enge Zusammenarbeit zwischen den beteiligen Verlagen und die Unterstützung durch alfamedia haben maßgeblich zum Erfolg des Projekts beigetragen. Die neuen Prozesse bieten eine transparente und gut strukturierte Grundlage für die redaktionelle Arbeit und ermöglichen es dem Verlag, sich weiterhin zukunftsorientiert aufzustellen. Gemeinsam mit alfamedia will die Neue Westfälische weiterhin den steigenden Anforderungen der digitalen Kanäle sowie des Printmarktes  gerecht werden und weiterhin qualitativ hochwertige Inhalte produzieren.

„Die Umstellung auf den Blockeditor und die integrierte Planung im EditorialOrganiser war eine absolut richtige Entscheidung. Angesichts der positiven Ergebnisse und der verbesserten Arbeitsabläufe würden wir diesen Schritt jederzeit wieder so gehen.“ – Stefan Weber, Neue Westfälische

Der Verlag ist auf einem guten Weg und sieht mit Zuversicht in die Zukunft, bereit, weitere Potentiale zu heben und seine Arbeitsprozesse kontinuierlich zu verbessern. Die erfolgreiche Einführung vom EditorialOrganiser mit dem Blockeditor und der integrierten Planung zeigt, dass technologische Innovation und organisatorische Anpassung Hand in Hand gehen können, um nachhaltigen Erfolg zu gewährleisten.