Das Pharmaunternehmen Olimp Labs bedient mehr als 100 Märkte weltweit. Zur Sicherstellung des internationalen Erfolgs mussten zahlreiche Maßnahmen umgesetzt werden, dazu gehörte vor allem die Einführung effizienter Managementlösungen im IT-Bereich. Hier setzte das Unternehmen auf Comarch ERP und Comarch DMS.  Olimp Labs verwendet die DMS-Lösung in mehreren grundlegenden Bereichen der Dokumentenverwaltung und erzielt dadurch erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen.

Für die effiziente Steuerung des Rechnungsumlaufs werden eingebettete Standardfunktionen von Comarch DMS verwendet. Der Rechnungsumlauf hängt mit einem weiteren, speziell für Olimp Labs kreierten Workflow eng zusammen, der auf die Verwaltung von Verträgen mit Apotheken ausgerichtet ist. Jedes kleinste Detail zu diesen Verträgen, die in großer Anzahl abgeschlossen werden, muss strikt überwacht werden, um eventuelle Fehler bereits im Vorfeld auszuschließen und termingerechte Abrechnungen sicherzustellen. „Früher hatten wir häufig den Fall, dass wir im Rahmen eines bestimmten Vertrags eine Rechnung erhalten haben, aber nicht sofort erkennen konnten, ob der Vertrag noch gültig ist. Die Zuweisung und Abrechnung einer solchen Rechnung war dementsprechend sehr zeitaufwendig gewesen. Jetzt können wir in einigen wenigen einfachen Schritten den entsprechenden Vertrag als Vorschau aufrufen und ihm die eingegangene Rechnung zuweisen. Dank des Vertragsworkflows lassen sich neu unterzeichnete Verträge direkt durch Vertriebsmitarbeiter zum System hinzufügen. Zudem ist es möglich, ihre Übermittlung zu überwachen oder Vertragsvorlagen mittels des Systems zu ändern“, resümiert Pawel Kozlowski, Vertriebsleiter im Bereich Pharmazie bei Olimp Labs.

Darüber hinaus wird die Anwendung Comarch DMS bei Olimp Labs verwendet, um die im Sekretariat eingehende Korrespondenz, darunter Verträge und sonstige Schreiben, zu erfassen und Neukunden über einen effizienten Workflow zu verifizieren. Im Bereich Dienstreiseverwaltung ist die genaue Kostenüberwachung mit der Zeit zur Notwendigkeit geworden. „Auf diese Weise ist es uns gelungen, die bei Dienstreisen anfallenden Kosten zu reduzieren, denn dank Comarch DMS werden diese präzise überwacht. Neben der Information über einzelne Kostenarten wie Übernachtungs- und Fahrtkosten verfügen wir zusätzlich über einen Einblick in einen detaillierten Dienstreiseverlauf. Angesichts unseres Geschäftsmodells und der Tatsache, dass unsere Produkte nicht nur im Inland, sondern auch weltweit vertrieben werden, hat dieser Aspekt eine enorme Bedeutung für uns“, erklärt Henryk Ciesla, Finanzdirektor bei Olimp Labs.

Die Firma Cerrad nutzt Comarch DMS zum Beispiel in Einsatzbereichen wie Finanzen, Personal und Verwaltung, für die Organisation von Dokumenten und zur Nachverfolgung ihres Änderungsstands sowie für Angaben zum Freigabebedarf durch den für die Dokumentation zuständigen Mitarbeiter.

„Mit Comarch DMS ließen sich Fehler im Belegfluss beseitigen. Im Bereich der Eingangsrechnungen zum Beispiel hat der Übergang zu digitalen, also papierlosen Abläufen den Umlauf wesentlich beschleunigt und den Ablauf der internen Rechnungsfreigabe geordnet. Eine Rechnung geht zunächst ans Sekretariat, wo sie eingescannt und ins DMS eingelesen sowie um eine anfängliche Kostenbeschreibung erweitert wird. Die Genauigkeit dieser Beschreibung wird im weiteren Verlauf geprüft. Nach der Freigabe wird die Rechnung an die Buchhaltung, die Geschäftsführung und schließlich an die Finanzabteilung weitergeleitet, die dann die Zahlung auslöst. Jeder Schritt ist einem bestimmten Personenkreis zugeordnet, der in einer Benachrichtigung über die anstehende Aktion informiert wird. Auf diese Weise ist für die Geschäftsführung jederzeit nachvollziehbar, wo sich ein bestimmter Beleg gerade befindet und ob womöglich eine Verzögerung vorliegt“, erläutert Pawel Wieruszewski, Leiter der IT-Abteilung bei Cerrad.

Comarch DMS kann jedoch noch mehr, als nur den Rechnungsfluss zu beobachten. Es erleichtert auch alltägliche, aber zeitaufwändige Abläufe wie Kurierlieferungen erheblich. Während der Anlage des Prozessablaufs in Comarch DMS werden zur Lieferbestellung weitere Angaben zum Versandstück (Paket, Brief oder Palette) und zum Empfänger ergänzt. Anschließend wird der Beleg an die Logistik weitergeleitet, wo die Bestellung an den Kurier ausgefertigt und ein Link zur Lieferverfolgung eingefügt wird.

Über Comarch DMS und Comarch OCR
Comarch DMS (Dokument Management System) ermöglicht die einfache Modellierung unterschiedlicher Arten von Dokumentenflussprozessen. Die Funktionen erleichtern die Umsetzung und Rationalisierung des elektronischen Dokumentenflusses bei Kostenrechnungen, Verträgen, Anwendungen, Beschäftigtenanfragen und ihrer Behandlung sowie der technischen Dokumentation. Das Comarch DMS-System unterstützt die Verwendung von Comarch OCR zur Erkennung von Texten aus Bilddateien (wie PDF oder JPG), die anschließend in spezifische Geschäftsangaben wie die Steuer- oder Kontonummer oder den gültigen MwSt-Satz des Auftragnehmers konvertiert werden. Mit Hilfe der OCR-Technologie lässt sich die zur Eingabe und abschließenden Erstellung von Rechnungen benötigte Zeit im Dokumentenfluss stark verringern und das Risiko von Fehleingaben minimieren.

Weitere Informationen und kostenlose Demo von Comarch DMS unter: https://www.comarch.de/produkte/erp/document-management-system/demo/