Zunehmend wird von den Unternehmen erkannt, dass moderne Instandhaltungsmethoden nur dann implementiert werden können, wenn auch die Ersatzteilläger digitalisiert sind. Die reine „Elektrifizierung“ der Daten reicht nicht mehr aus. Die Produktinformationen müssen so dargestellt werden, dass der Anwender die notwendigen Ersatzteile im System schnell findet. „Für die notwendige Aufbereitung der Stammdaten werden nichtbestandgeführte Läger aufgenommen und die Daten in das bestehende ERP-System übertragen – dies ist eine wichtige Voraussetzung für die Digitalisierung“, erläutert Dr. Ulrich L. Manz, Gründer und Gesellschafter der IFCC GmbH. Es sei wichtig, dass die Produkt-, oder Teilstammsätze so aufbereitet sind, dass der Anwender bei der Suche nach einzelnen Merkmalen und den zugeordneten Werten recherchieren könne, erklärt er weiter. Dies beziehe sich auch auf Equipments. Die vorgefundenen Situationen vor der Lagererfassung sind sehr verschieden und reichen von unaufgeräumten Lägern bis hin zu solchen, die strukturiert und deren Ersatzteile in eigenen Datenbanken angelegt sind. „In allen Fällen aber verfügen diese Teile nur über einen Kurztext, diese sind ungleichförmig und teilweise unvollständig – das wiederum führt zu Dubletten im System, die zu einer höheren Kapitalbindung und ebenfalls höheren Lagerhalterungskosten führen“, sagt Dr. Ulrich Manz. Dabei läge das größte Problem darin, dass nach den Ersatzteilen in einem ERP-System so nicht wirklich gesucht werden könne. Die Gründe sind vielfältig: so werden unterschiedliche Bezeichnungen für das gleiche Teil verwendet (z.B. Näherungsschalter, Initiator, Sensor) oder die Syntax der Artikelbezeichnungen ist nicht gleich (z.B. mit oder ohne Trennzeichen). Insgesamt entstehend so erhebliche und vermeidbare Suchzeiten. „Hier greift die Suchfunktion des IFCC-Data-Managers, der diese syntaktischen Probleme ignoriert“, betont Ayhan Bulut, Geschäftsführer der IFCC GmbH. Das moderne Ersatzteilmanagement der Lagerhaltung erfordert betriebswirtschaftliche Analysen, die durch unstrukturierte und nicht auswertbare Produktstammdaten nicht möglich sind. Im Instandhaltungsmanagement setzt sich jedoch zunehmend die Erkenntnis durch, dass diese Analysen zwingend notwendig sind, um die Betriebsbereitschaft der Produktion sicher zu stellen. Mit  der zunehmenden Automatisierung der Fertigungsprozesse steigen die Anforderungen und damit das Gewicht der Instandhaltung. „Die IFCC GmbH verfügt über eine langjährige Kompetenz, Ersatzteilläger digitalisierungsfähig zu machen,“ sagt der Geschäftsführer. Hierfür habe man eine Software und ein sehr differenziertes Prozessmanagement entwickelt. Da es sich bei der Software um eine Cloudanwendung handelt, könne man sowohl Vorort als auch von der Home-Base aus arbeiten. „Dabei ist der Ablauf ist sehr fein getaktet: IFCC Mitarbeiter erfassen im Lager die Teile mit ihren Basismerkmalen (Herstellername, Hersteller-Artikel-Nr. usw.) und erstellen Fotos von den Teilen und Dokumenten,“ erläutert Julio C. Zamora V., Projektleiter Stammdaten- und Ersatzteilmanagement bei der IFCC GmbH. Die technische Beschreibung (Länge, Höhe, Werkstoff usw.) werde dann zu großen Teilen, nahezu zeitgleich durch fachkundige Kollegen in der IFCC Zentrale durchgeführt. „Diese ambitionierte Vorgehensweise funktioniert sehr gut, da die Mitarbeiter vor Ort und die im Büro über identische technische Kompetenzen und Erfahrung bei der Aufnahme von Lägern verfügen“, betont Julio C. Zamora V.. Wichtig sei zudem, dass solche Lagererfassungsprojekte nahezu generalstabsmäßig vorbereitet werden. Die Läger würden besichtigt und dabei das entsprechende Sortiment identifiziert. In einem weiteren Schritt werde die Instandhaltungsklassifikation für dieses Unternehmen auf der Grundlage von eCl@ss erstellt. In Abstimmung mit den Kunden würden sogenannte Sachmerkmalsleisten entwickelt, wobei die Anforderungen der technischen und betriebswirtschaftlichen Prozesse des jeweiligen Unternehmens leitend seien. „Wichtig ist uns hier, dass die jeweiligen Beschaffungs- und auch Instandhaltungsprozesse optimiert und beschleunigen werden – bei gleichzeitiger Senkung der Gemeinkosten. Im Vergleich zur bisherigen Vorgehensweise wird die Durchlaufzeit der Inventarisierung  bei einem solchermaßen vorbereiteten Projekt erheblich verkürzt“ weiß Dr. Ulrich Manz. Der Kunde könne sich außerdem jederzeit über den aktuellen Projektfortschritt und über die erzeugte Stammdatenqualität informieren, indem er sich über die entsprechenden Module in die Cloudanwendung einloggt. „Diese ausgesprochen hohe Transparenz schafft ein hohes gegenseitiges Vertrauen,“bestätigt Dr. Ulrich Manz.