Wenn die KI an der Ablage scheitert

Es klingt wie Zukunftsmusik: Künstliche Intelligenz durchdringt Unternehmen, automatisiert Prozesse, trifft Entscheidungen, beschleunigt Abläufe. Doch in der Realität scheitert der Erfolg von KI Agenten oft nicht an der Technologie – sondern an der Datenlage.

Denn was nützt der intelligenteste Agent, wenn er die Informationen, die er benötigt, nicht findet? Wenn Rechnungen in persönlichen Outlook-Postfächern verschwinden, Verträge auf lokalen Laufwerken liegen und wichtige Kennzahlen in dutzenden Excel-Dateien verstreut sind? Künstliche Intelligenz braucht Kontext. Und Kontext entsteht nur durch Struktur.

Was Unternehmen heute falsch machen – und teuer dafür zahlen

In vielen Unternehmen herrscht das, was IT-Fachleute „verteilte Informationssilos“ nennen: Dokumente werden in Abteilungen lokal gespeichert, jeder arbeitet mit seiner eigenen Version, E-Mails sind Teil der Prozessdokumentation, aber nirgends nachvollziehbar verknüpft.

Diese Dezentralisierung ist nicht nur ineffizient – sie ist auch ein strukturelles Hindernis für jede Form von KI-gestützter Prozessoptimierung.

Diese Differenz multipliziert sich schnell: Schon bei 100.000 Vorgängen pro Jahr ergeben sich Einsparungen im sechsstelligen Bereich – ohne einen einzigen Mitarbeiter zu entlassen.

Der Schlüssel: strukturierte, zentrale Informationsspeicherung

Das Prinzip ist einfach, aber entscheidend: KI kann nur so gut sein, wie die Datenbasis, auf der sie operiert.

In agorum core pro ist diese Grundlage nicht nachträglich aufgesetzt – sie ist der Kern. Informationen werden nicht nur gespeichert, sondern mit Metadaten versehen, kontextualisiert und durchgängig miteinander verknüpft.

Der KI Agent agiert nicht blind, sondern innerhalb eines durchdachten Informationsraums: Er kennt die Beziehung zwischen einem Angebot, der dazugehörigen E-Mail, dem späteren Auftrag und der Rechnung. Er erkennt Dubletten, warnt vor Unstimmigkeiten und übernimmt Routineentscheidungen. Das funktioniert nur, wenn das System weiß, wo es suchen muss – und wie es die Relevanz von Informationen bewertet.

Warum Ordnerstrukturen die KI ausbremsen

Im klassischen System arbeitet jeder Mitarbeiter mit eigenen Ordnern, individuellen Ablagestrukturen, oft sogar mit eigenen Dateibenennungen.

Für die KI bedeutet das: Unklare Pfade, inkonsistente Datenformate, unstrukturierte Inhalte. Sie muss hunderte Variationen interpretieren, bevor sie überhaupt mit der eigentlichen Analyse beginnen kann.

Beispiel: Eine einfache Rechnung könnte in 15 Varianten benannt sein:

„Rechnung_KundeXY.pdf“, „INV_2024_04_10“, „Kunde_Mai_24“, etc.

Ein KI Agent in einem unsauberen System müsste diese Varianten erst „erlernen“, normalisieren und mit externen Referenzen abgleichen. In agorum core pro hingegen ist die Rechnung bereits beim Eingang mit strukturierter Semantik versehen – das System weiß also sofort, was es ist, wozu es gehört und was damit zu tun ist.

Mehr als Technik: Warum es auch eine Management-Entscheidung ist

Die Frage ist nicht nur technisch, sondern strategisch: Will ein Unternehmen echte Automatisierung, dann muss es bereit sein, die Voraussetzungen dafür zu schaffen – und dazu gehört die Trennung von gewachsenen Chaosstrukturen.

agorum core pro bietet dafür ein Ökosystem, das sowohl technisch als auch methodisch auf diese Herausforderung vorbereitet ist:

• Ein zentrales Repository mit durchgängiger Rechteverwaltung
• Automatisierte Klassifikation durch KI
• Vollständig integrierbare Workflows
• Ein DIGITAL TOOLKIT, das Unternehmen in die Lage versetzt, Prozesse selbst zu konfigurieren
• Und nun ab Juni: autonome KI Agenten, die genau auf diese Architektur abgestimmt sind

Fazit: KI beginnt mit Ordnung

Wer heute von KI-Agenten spricht, muss über mehr als nur Technologie reden. Es geht um Informationsarchitektur, Prozessklarheit und strukturelle Disziplin. Nur wer seine Daten im Griff hat, kann sie intelligent nutzen.

Die Einführung der KI Agenten in agorum core pro ist deshalb kein weiteres Feature – sie ist ein Angebot an Unternehmen, ihre digitale Organisation grundsätzlich neu zu denken.

Denn KI ist kein Zauberstab. Aber unter den richtigen Bedingungen ist sie ein echter Game Changer. Und diese Bedingungen beginnen mit einem DMS, das nicht nur Daten speichert – sondern sie versteht.