Doch wie erstellen Unternehmen vollumfängliche und konforme Verfahrensanweisungen? Wann ist ein solcher Leitfaden nicht nur intern verbindlich, sondern sogar gesetzliche Pflicht? Inwieweit entscheiden die Branche und Unternehmensgröße über Art und Umfang einer Verfahrensanweisung?

Ob KMU oder globaler Konzern: Mit der tepcon Expertise und performanter Software-Unterstützung durch den tepcon instructor gelingt eine transparente und effiziente Erstellung solcher Leitfaden-Dokumente.

Wie definiert und differenziert sich die Verfahrensanweisung?

Verfahrensanweisungen sind verbindliche Dokumente, die Abläufe und Prozesse im Unternehmen detailliert und präzise festlegen. Qualitätsziele, definierte Ergebnisse sowie die Einbeziehung etwaiger relevanter Normen geben vor, welche genauen Schritte in der Praxis durchzuführen sind.

Die Verfahrensanweisung wird oft gleichwertig oder synonym zu anderen Prozessdokumentationsverfahren wie Standard Operating Procedure (SOP), Arbeits- oder Prozessanweisung betrachtet. Hier gilt es jedoch, zwischen den Begriffen zu differenzieren.

SOPs sind Verfahrensanweisungen zwar ähnlich, gehen aber meist noch detaillierter und konzentrierter auf spezifische Arbeitsabläufe innerhalb größerer Prozesse ein. Demgegenüber fokussieren sich Arbeitsanweisungen auf spezifische Tätigkeiten einzelner Teams und Mitarbeitenden. Prozessanweisungen haben hingegen einen eher dokumentativen Charakter und beziehen sich weniger auf Abläufe.

Verfahrensanweisungen im QM-Kontext

Qualitätsmanagement und Verfahrensanweisungen gehen Hand in Hand. Bestimmte Normen wie z. B. ISO 9001, ISO 45001 und ISO 13485 geben eine Liste notwendiger Verfahrensanweisungen vor. Während in stark regulierten Branchen wie Pharmazie, Chemie oder Gesundheitswesen meist verpflichtende Vorgaben herrschen, können die strukturierten Prozessleitfäden auf nahezu allen Gebieten ihren Nutzen wirksam entfalten.

Auch in sicherheitskritischen Umfeldern wie Industrie und Fertigung sind Verfahrensanweisungen häufig Voraussetzung. Nicht nur große Unternehmen profitieren von der konsequenten Umsetzung. Auch kleine und mittelständische Betriebe können ihre Transparenz, Effizienz, Qualitätsstandards und somit Wettbewerbsfähigkeit steigern.

Struktur und Inhalt einer Verfahrensanweisung

Verfahrensanweisungen sollten klar strukturiert sein und die folgenden inhaltlichen Aspekte abdecken.

Wenn das angestrebte Ziel, der Geltungsbereich sowie die zuständigen Personen oder Abteilungen festgelegt sind, kann in der eigentlichen Prozessbeschreibung schrittweise das Verfahren und die nötigen Ressourcen definiert werden.

• Ziel und Zweck
• Geltungsbereich
• Verantwortlichkeiten
• Prozessbeschreibung

Ferner sollte die Verfahrensanweisung auf relevante Anforderungen, Gesetze und Richtlinien verweisen und eine eindeutige Anweisung zur Datenspeicherung und Dokumentation vorgeben.

• Normen und Standards
• Dokumentation
• Prüf- und Freigabeverfahren

Nicht zuletzt gilt es, das Dokument regelmäßig zu prüfen, Aktualisierungen durchzuführen und Optimierungsschlüsse daraus zu ziehen. Auch dieses Vorgehen sollte eindeutig innerhalb der Verfahrensanweisung festgehalten sein.

Anweisungen einfach, professionell und effektiv gestalten

Nur selten haben bestehende Fachkräfte im Unternehmen die nötigen Kapazitäten und Ressourcen, um Leitfäden und Anweisungen im erforderlichen Umfang auszuarbeiten.

Aber: Der Aufwand lohnt sich! Was können Unternehmen also tun?

Die Spezialisten von tepcon bieten in allen Belangen rund um Qualitätsmanagement und Verfahrensanweisungen hohe Beratungskompetenz.

Der tepcon instructor ist ein Software Multi-Tool, das speziell in diesem Bereich eine hohe Entlastung bietet und qualifizierte Ergebnisse liefert. Sämtliche Aspekte einer professionellen Verfahrensanweisung sind mit dem tepcon instructor intuitiv und effizient abgedeckt: von der Definition der Rahmenfaktoren über die Prozessbeschreibung bis zur kontinuierlichen Aktualisierung.

So schaffen Unternehmen unterschiedlichster Branchen im Handumdrehen mehr Sicherheit und Qualität. Sie profitieren von hohem Mehrwert, ohne übermäßig Kapazitäten zu binden.