Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) sind im B2B-Bereich ab 2025 Pflicht. Mit dieser bereits im März 2024 mit dem Wachstumschancengesetz beschlossenen Regelung folgt Deutschland europäischen Standardisierungsvorgaben. Danach müssen Rechnungen von Unternehmen an inländische Unternehmen (B2B) in einem strukturierten digitalen Format, beispielsweise dem X-Rechnungsformat, ausgestellt, übermittelt und empfangen werden sowie eine maschinelle Verarbeitung ermöglichen. Per E-Mail versandte PDF-Rechnungen gelten künftig nicht mehr als elektronische Rechnung und sind für ab 2025 erbrachte Leistungen nicht mehr zulässig. Bis Ende 2027 gibt es Übergangsregelungen, die aber mit dem Auftraggeber abgestimmt werden müssen. Zudem hat die Bundesregierung erklärt, kein entsprechendes Tool bereitzustellen. E-Rechnungen haben zahlreiche Vorteile: Sie lassen sich direkt mit Buchhaltungsprogrammen digital buchen, prüfen und freigeben. Medienbrüche und Fehler werden vermieden, Buchhaltungsabläufe rationalisiert und Kosten gesenkt. Aufgrund der automatisierten Prozesse können auch Zahlungseingänge beschleunigt werden.

Mit E-Rechnung 2025 auf Nummer sicher
Da viele Dienstleister, Handwerker und Freiberufler, wie Journalisten, Schriftsteller, Grafiker oder Künstler, ihre Honorare immer noch mit Word oder Excel abrechnen, hat Weise Software speziell für diese Zielgruppe kürzlich das neue, preiswerte Programm E-Rechnung 2025 als Kaufversion (kein Abo) vorgestellt. Damit können Pauschalleistungen und Abrechnungen nach Zeit nach der neuen Regelung rechtskonform im digitalen, strukturierten und maschinenlesbarem E-Rechnungsformat ausgestellt und die Rechnungen revisionssicher archiviert werden. Zudem ermöglicht es, eigene Dokumente um die erforderlichen XML-Daten anzureichern. Das Datenformat X-Rechnung entspricht den Vorgaben der europäischen CEN-Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931 und damit den neuen gesetzlichen Vorgaben. Des Weiteren können empfangene E-Rechnungen und deren Inhalt anzeigt werden (z.B. ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X).

KI-Assistent erleichtert den Büroalltag
Ein integrierter KI-Assistent erleichtert den Büroalltag durch die automatische Untergliederung von Auftragspositionen inklusive Aufwandsschätzung, die Erzeugung oder Übersetzung von Detailbeschreibungen sowie den Entwurf von Anschreiben und Abschlusstexten für Angebote und Rechnungen – wahlweise mit geschäftlichem oder freundschaftlichem Tonfall.
Im Funktionsumfang der Software enthalten sind neben Zu- und Abschlägen, besonderen Leistungen, Rundungen, Nebenkosten oder Sonderpositionen auch das Mahnwesen, eine Adressdatenbank, Stundenzettel zur Zeiterfassung, die Angebotserstellung, eine Zahlungsübersicht sowie eine GoBD/Steuerberater-Schnittstelle. Damit vereinfacht E-Rechnung 2025 auch die Rechnungsablage und Archivierung nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Zu den weiteren Funktionen gehören ein Business-Cockpit mit einer Übersicht wichtiger Rechnungs- und Angebotsdaten, eine Textvorlagenverwaltung für Verträge und Anschreiben, ein Vorlageneditor für die Angebots-/Rechnungsvorlagen, automatische Rechnungsnummern, einen E-Mail-Versand sowie Abschlags- und Sammelrechnungen. Damit verfügt E-Rechnung 2025 neben dem wichtigen X-Rechnungsdaten-Export und -Import über alle wichtigen Funktionen rund um die Abrechnung und Verwaltung von Zeit- und Pauschalpositionen. Über das Programm E-Rechnung 2025 hinaus bietet Weise Software mit Programmen für die Zeiterfassung, das Dokumentenmanagement, Kundenmanagement oder eine Software zur Erstellung von Checklisten weitere, ineinandergreifende Lösungen aus einer Hand.

Weitere Informationen: Weise Software GmbH, Bamberger Straße 4-6, 01187 Dresden, Tel.: 0351 / 873215-00, Fax: 0351 / 873215-20, info@weise-software.de, www.weise-software.de