Der verantwortliche Workflow-Manger steht in ständigem Kontakt mit den verschiedenen Teams, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden ihre Erfahrungen einbringen können. Dies geschieht durch regelmäßige Teamsitzungen und persönliche Gespräche. Verbesserungsvorschläge des Teams werden kontinuierlich gesammelt und bewertet. Nach der Priorisierung leitet der Workflow-Manager gute Ideen zur Entscheidung an die Geschäftsleitung weiter.

Ein wichtiger Erfolgsaspekt ist das Engagement des Workflow-Management Teams. In vereinbarten Treffen werden gemeinsam Schwachstellen in den bestehenden Abläufen identifiziert, Optimierungsvorschläge erarbeitet und Maßnahmen entwickelt.

Die Teammitglieder informieren den Workflow-Manager über Fortschritte, Risiken und Abweichungen vom Soll-Ist-Zustand. Ein kontinuierliches Feedback ist essentiell, um den Projektfortschritt zu überwachen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Die Zusammenarbeit im Workflow-Management Team benötigt ein strukturiertes Rollenkonzept und ein hohes Maß an Commitment. Das Team und der Workflow-Manager als Projektleiter arbeiten partnerschaftlich mit der Führungsebene und Sponsoren zusammen, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Eine offene und hierarchiefreie Kommunikation und eine gute Feedbackkultur motivieren alle Beteiligten, kontinuierlich an den Projektfortschritten zu arbeiten, um innovative Lösungen zu generieren. Jedes Teammitglied hat hierbei die Möglichkeit, nach Absprache den Lenkungskreis oder Experten zur Unterstützung anzufragen, was die kollektive Expertise und Problemlösungsfähigkeit stärkt. Durch die gemeinsame Verantwortung aller Kompetenzbereiche für die erfolgreiche Umsetzung wird eine nachhaltige Optimierung der Prozesse erreicht.

Kliniken, die an einer Verbesserung ihrer wertschöpfenden Tätigkeiten interessiert sind, finden im Workflow-Management des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) einen bewährten Ansatz mit klaren Strukturen für eine optimale Umsetzung, die nicht nur zu einer effizienteren Patientenversorgung, sondern auch zu einer stärkeren Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden führt, so dass sie nie wieder unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren müssen.

Das IWiG lädt interessierte Kliniken ein, die Vorteile eines professionellen Workflow-Managements zu entdecken und gemeinsam die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft zu stellen.

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"Wir ermutigt Einrichtungen, ein systematisches Workflow-Management zur Routine zu machen, um Zeit zu sparen und Verschwendung zu vermeiden, indem wir eine engagierte Kommunikation führen und die Akteure motivieren, ihre Kompetenzen erfolgreich weiterzubilden"