Visualisierung und Kategorisierung
Über die reine Archivierung hinaus bietet EMA im Zusammenspiel mit dem Format XRechnung eine Reihe von weiteren Vorteilen. XRechnungen werden nicht nur in Sekunden im Archiv gefunden, sondern auch übersichtlich dargestellt. Mit dem integrierten Attribute-Editor lassen sie sich zusätzlich mit Metadaten versehen und verschlagworten. Dies ermöglicht – wie auch bei anderen Dokumenten – eine besonders einfache Kategorisierung und verschafft mehr Überblick über Zahlungsströme.
Nachweisbare Authentizität
Die Vergabe digitaler Signaturen und elektronischer „Zeit-/Datumsstempel“ sorgt zudem für jederzeitige Nachvollziehbarkeit und Manipulationssicherheit. Auf diese Weise lässt sich etwa die Authentizität einer archivierten Ausgangsrechnung im XRechnung-Format jederzeit belegen.
Umwandlung in das PDF-Format
In der Praxis werden zumindest vorübergehend weiterhin Workflows existieren, für die Rechnungen auf Papier beziehungsweise in einer komfortabel von Menschen lesbaren Darstellung erforderlich sind. EMA unterstützt deshalb auch die Konvertierung in das PDF-Format. Die in einem relativ komplexen XML-Format vorliegenden XRechnungen lassen sich damit einfach und schnell in ein menschenlesbares und entsprechend verarbeitbares Format umwandeln. Dies ermöglicht beispielsweise ohne weitere Zwischenschritte das Ausdrucken oder den Versand per E-Mail.
„Ein großer Fokus liegt bei EMA darauf, das System in jeder Hinsicht zukunftsfest zu halten. Das umfasst die kontinuierliche Berücksichtigung und Unterstützung neuester Standards, Formate und Technologien. Anwender können sich auch in Zukunft darauf verlassen, dass sie neue Dokumenttypen mit EMA managen und gemäß der rechtlichen Vorgaben aufbewahren und archivieren können. Dies schafft eine verlässliche Basis für die digitale Transformation wichtiger Geschäftsprozesse“, erklärt Nils Artishdad, Mitglied der Geschäftsführung der ARTEC IT Solutions GmbH. „Dieser Service ist für unsere Kunden selbstverständlich ohne zusätzliche Kosten.“
Als Live-Archiv und globale Suchmaschine für Unternehmensdaten revolutioniert EMA die Art und Weise, wie Unternehmen und Organisationen Informationen nutzen können. EMA ist für ein ganzheitliches Informationsmanagement konzipiert und deckt sämtliche Prozesse entlang des Lebenszyklus von Unternehmensdaten ab: Von der zentralen Erfassung über die effiziente, kontrollierte Nutzung bis hin zur sicheren Speicherung und langfristigen, rechtssicheren Archivierung.
Weitere Informationen rund um das Format XRechnung und die Unterstützung durch EMA finden sich hier: https://www.artec-it.com/…
ARTEC IT Solutions ist führender Hersteller für umfassende Datenmanagement- und Datensicherheits-Lösungen von der Erfassung, über die effiziente Nutzung und sichere Speicherung bis hin zur rechtskonformen Archivierung relevanter Unternehmensdaten. Im Fokus steht dabei die maximale Datensicherheit – unerreichbar für Cyberangriffe.
Neben dem modular aufgebauten Datenmanagement-System EMA® runden der performante Massenspeicher VSTOR® Vault sowie firegate® zur sicheren Anbindung von Cloud-Diensten das Leistungsangebot optimal ab.
Seit der Gründung 1995 entwickelt das Unternehmen spezielle Software-, Hardware- und integrierte Appliance-Lösungen, die für ganzheitliche und optimierte Geschäftsprozesse sorgen. Die Lösungen von ARTEC zeichnen sich dabei durch maximale Sicherheit, eine einfache Implementierung und Anwendung im Unternehmen sowie ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis aus.
Durch den modularen Aufbau von EMA® lässt sich je nach Unternehmenssituation ein maßgeschneidertes Datenmanagement für alle relevanten Daten individuell realisieren. Von gespeicherten Dateien, über E-Mails, den täglich digitalisierten Postein- und Postausgang über Scan und Print, bis hin zu Telefonaufzeichnungen und Instant Messaging – alle Daten werden sicher aufbewahrt und stehen quellenübergreifend per Mausklick bereit.
ARTEC deckt mit diesem sorgfältig aufeinander abgestimmten Produktportfolio das gesamte Spektrum des digitalen Datenmanagements ab – von der langfristigen und rechtskonformen Aufbewahrung über die Optimierung der Backup- und Restore-Prozesse bis hin zur effizienten Nutzung der Produktivdaten. Ermöglicht wird so, je nach individuellem Bedarf, die Umsetzung eines zentralen oder dezentralen Datenmanagements unter Ausnutzung bestehender Ressourcen und ohne Veränderungen an der Infrastruktur.
Alle Lösungen sind dabei sowohl On-Premise als auch in der ARTEC Trusted Cloud einsetzbar und lassen sich über die ARTEC SMART Integration Tools problemlos in bestehende SAP-Systeme und weitere Fachanwendungen sowie Portallösungen einbinden.
ARTEC hat seinen Hauptsitz in Deutschland und verfügt über weitere Niederlassungen in den USA und Ostasien. Als Hersteller moderner und hochwertiger Software-Lösungen arbeitet ARTEC weltweit mit qualifizierten Vertriebspartnern zusammen.
Weitere Informationen unter: www.artec-it.com
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