Ein zentrales Problem bei der Umsetzung von Prozessmanagement im Klinikalltag ist ein oft nicht vorhandenes Rollenkonzept. In vielen Kliniken sind Kompetenzbereiche, insbesondere für Prozessoptimierungen, nicht eindeutig zugeordnet. Wer ist verantwortlich für die Vermeidung von unnötigen Zeitfressern in der Klinik wie suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren?

Ein Rollenkonzept im Kontext der Veränderung von Prozessen bezeichnet die strukturierte Zuweisung von spezifischen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnissen zu definierten Rollen innerhalb einer Organisation. Dieses Konzept stellt sicher, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar verstehen, was die Transparenz, Effizienz und Zielgerichtetheit bei Prozessveränderungen erhöht.

Die Rollen, als strukturiertes Rahmenwerk, stellen sicher, dass alle Beteiligten ihre Funktionen ausführen können. Durch die präzise Festlegung und Dokumentation dieser Rollen wird klar, welche Aufgaben sie übernehmen müssen und welche Entscheidungen sie treffen dürfen. Kommunikationswege sind klar verständlich und Missverständnisse können vermieden werden.

Frau Schmidt, Pflegekraft berichtet, warum ein Workflow-Management-Projekt in ihrer Klinik ins Stocken geriet.

„Ich erinnere mich noch gut an das Projekt zur Einführung des Workflow-Managements. Es sollte unsere Arbeit erleichtern und die Abläufe verbessern. Anfangs war ich optimistisch. Herr Dr. Meier, unser Geschäftsführer, stellte das Projekt bei einer großen Veranstaltung vor und versprach Verbesserungen. Aber nach dieser Veranstaltung hörten wir kaum noch etwas von ihm. Es gab keine klaren Anweisungen, keine regelmäßigen Meetings, und wir hatten keine Ahnung, wer welche Aufgaben übernehmen sollte. Jeden Tag kämpften wir mit denselben Problemen: Suchen nach Materialien, unnötiges Laufen, ständig telefonieren und nachfragen, weil niemand wusste, wer für was zuständig ist. Die Kommunikation stockte und einige Abteilungen blockierten das Projekt sogar, weil sie den Nutzen nicht sahen. Ohne definierte Verantwortlichkeiten, klare Vorgaben und eine aktive Unterstützung von oben wussten wir nicht, wie wir die Situation verbessern sollten. Hätte Herr Dr. Meier uns nur mehr unterstützt, und regelmäßig Feedback gegeben, dann wäre das Projekt wahrscheinlich erfolgreich gewesen.“

Das Beispiel zeigt die Notwendigkeit eines Rollenkonzepts für die erfolgreiche Umsetzung solcher Projekte. Workflow-Management braucht die Unterstützung der Geschäftsführung, die positive Veränderungen im klinischen Alltag erreichen möchte und diese Projekte mit der nogwendigen Priorität behandelt.

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"Wir ermutigt Einrichtungen, ein systematisches Workflow-Management zur Routine zu machen, um Zeit zu sparen und Verschwendung zu vermeiden, indem wir eine engagierte Kommunikation führen und die Akteure motivieren, ihre Kompetenzen erfolgreich weiterzubilden"