Die Herausforderungen im Legal-Umfeld sind vielfältig und durch gesetzliche Vorgaben geprägt. Da die Workflows zudem oft äußerst heterogen sind, entstehen leicht Lücken, die durchaus massive Folgen haben können. Insbesondere der komplexe und zeitaufwendige KYC-Prozess, den jede Kanzlei im Rahmen des Geldwäsche-Gesetzes (GWG) bei der Mandatsannahme durchführen muss, ist eine solche Herausforderung.

Ab sofort können Kanzleien, die beim Workflow-Management auf Lexolution von stp.one setzen, auf das neu entwickelte Compliance-Cockpit zugreifen und den KYC-Prozess vereinfachen. Das Modul bietet den Kanzleien die Möglichkeit, den gesetzlich vorgeschriebenen Mandats-Check digital durchzuführen. Dabei werden Unternehmens-Daten, Dokumente und Kontakte inklusive der der wirtschaftlich Berechtigten automatisch ermittelt. Diese können Mandanten als vorausgefüllte, digitale Fragebögen zur Selbstauskunft zur Verfügung gestellt werden. War es bisher üblich, diese Kontrollen in einer Kombination aus Papier- Prozessen und digitalem Insel-Lösungen auszuführen, wird dieser Workflow durch das Compliance-Cockpit vollständig digitalisiert. Das Mailen, Ausdrucken, Gegenzeichnen, Einscannen und wieder Hochladen von PDFs und Ergebnislisten, gehört damit der Vergangenheit an. Darüber hinaus lässt sich das Compliance- Cockpit auch zur Optimierung des Risikomanagements einsetzen, beispielsweise indem es prüft, ob eine Organisation oder eine natürliche Person auf einer Sanktionsliste steht, ob es sich um eine politisch exponierte Person (PEP) handelt oder ob Negativ-Nachrichten vorliegen. Bei Bedarf können Organisationen und deren Kontakte wie wirtschaftlich Berechtigte oder handelnde Personen kontinuierlichen überwacht werden – beispielsweise auf Änderungen in der Gesellschafterstruktur oder auf Änderungen auf Sanktions-Listen.

Fabian Henzler, VP Product bei stp.one: „Kanzleien, die das neue Compliance-Cockpit nutzen, verringern das Risiko von Compliance-Verstößen und damit die Wahrscheinlichkeit, Geldstrafen zahlen zu müssen oder einen Reputationsverlust zu erleiden. Gleichzeitig erhöht das Modul den Digitalisierungsgrad und die Effizienz der Prozesse, was zu einer höheren Transparenz und Geschwindigkeit führt.“

Eckhard Ortwein, Gründer und CEO von BetterCo ergänzt: „Die Beachtung der Richtlinien ist für Kanzleien bei der Anlage neuer Akten vom ersten Moment an von großer Relevanz. Das neue Compliance-Cockpit, das wir gemeinsam mit stp.one konzipiert haben und das Interessenten ab sofort zur Verfügung steht, ist in der Lage, die mit dem KYC-Prozess einhergehenden Aufgaben als Teil des Onboarding-Prozesses digital zu erledigen und die Ergebnisse zentral abzuspeichern. Das sorgt für Entlastung, minimiert Risiken und beschleunigt den Workflow um ein Vielfaches.“

Mehr Informationen finden Sie hier: https://www.stp.one/de/anwendungsfaelle/neue-mandatsannahme

Über die Founders1 GmbH

Founders1 entwickelt und vermarktet die KI-gestützte Onboarding- und Compliance-Plattform BetterCo, maßgeschneidert für regulierte Branchen wie Recht, Steuern und Finanzen. Unternehmen können mit BetterCo ihre Kunden in einem konformen, effizienten und kollaborativen Umfeld betreuen. Die BetterCo No-Code-Technologie ermöglicht es, selbst komplexe Onboarding- und Compliance-Prozesse einfach zu digitalisieren. Dank der offenen Integrationsarchitektur können diese Prozesse nahtlos in bestehende Produkte, Systeme und Datenbestände integriert und diese unmittelbar angereichert werden. Die Nutzung von KI automatisiert Abläufe und passt sie an den individuellen Kontext an. Mit BetterCo werden Onboarding-Prozesse effizient und kundenzentriert und die einhergehenden Compliance-Prozesse gleichzeitig konform durchgeführt Mehr Info unter: betterco.ai