• Die rechtlichen Rahmenbedingungen in der Bauindustrie erfordern die strukturierte, lückenlose Erfassung umfangreicher Nachweise.
• Die von DEXEVO entwickelte DECAMS^® WARP-Plattform unterstützt die Verantwortlichen bei der Verwaltung von Dokumenten.
• Nachunternehmer profitieren von der Reduzierung des Verwaltungsaufwands der kostenlos bereitgestellten Plattform.
• Die WARP-Plattform minimiert das Risiko von Fehlern und Versäumnissen, wodurch sich der Schutz bei rechtlichen Prüfungen verbessert.
• Die Zusammenarbeit von General- und Nachunternehmern wird gefördert, schafft die Basis für eine langfristige Zusammenarbeit und trägt zu einem fairen Wettbewerbsumfeld bei

Digitale Lösungen tragen heute auch in der Bauindustrie maßgeblich dazu bei, Verwaltungsprozesse zu vereinfachen und einen reibungslosen Ablauf zu garantieren. Im Bereich des Nachunternehmermanagements stoßen standardisierte Lösungen jedoch häufig an ihre Grenzen:

Die hier geltenden, komplexen gesetzlichen Anforderungen erfordern eine umfangreiche und abgestimmte Dokumentation. Diese muss sowohl rechtssicher als auch datenschutzkonform ist. Die WARP-Plattform von DEXEVO ist speziell für diesen Einsatzzweck entwickelt worden und zeigt auf, wie Akteure auf allen Ebenen davon profitieren können.

Das in der Fuggerstadt ansässige Unternehmen hat sich auf digitale Nischen-Lösungen für die Bauindustrie spezialisiert und bietet Generalunternehmern seit 13 Jahren mit ihren Software-Modulen Rechtssicherheit. Mit der DECAMS^® WARP-Software hat sie ein Werkzeug entwickelt, das den bürokratischen Aufwand im Nachunternehmermanagement minimieren und die Zusammenarbeit der Akteure vereinfachen soll. Die Idee dahinter: Nachweise und Dokumente von Nachunternehmern werden in einem cloudbasierten System erfasst und können so bei Bedarf jederzeit vorgelegt werden. Die Vorteile für Generalunternehmer liegen auf der Hand. Aber auch Nach- und Subunternehmer profitieren von dem digitalen Assistenten.

Für Bernd C. Gruenenthal, Leiter Nachunternehmermanagement beim Generalunternehmen Wolff & Müller, steht fest: „Durch das strukturierte Vorgehen und den gemeinsamen Blick auf die Vollständigkeit der rechtlichen Vorgaben schützen wir nicht nur uns als Generalunternehmer. Primär schützen wir dadurch unsere Baupartner, mit denen wir langfristig zusammenarbeiten können und sorgen für einen fairen Wettbewerb." Eine gute Software reduziert den dabei entstehenden Verwaltungsaufwand. Auch dieser Vorteil komme allen Beteiligten zugute: „Digitale Lösungen unterstützen uns in dieser Aufgabe und schaffen Zeit für das, was wirklich zählt – die Arbeit an unseren Bauprojekten", meint Gruenenthal.

Mehr Überblick, weniger Aufwand

In der Praxis sieht das folgendermaßen aus: Der Nachunternehmer erhält vom Generalunternehmer einen kostenlosen Zugang zur Plattform. Über die benutzerfreundliche Eingabemaske trägt er einmalig alle erforderlichen Daten ein und lädt Nachweise hoch. Anschließend lassen sich die hinterlegten Dokumente jederzeit abrufen, bei Bedarf aktualisieren und auch für andere Projekte des Generalunternehmers nutzen. Prozesse werden so vereinfacht und der Verwaltungsaufwand deutlich reduziert.

Ein großes Plus ist dabei die Übersichtlichkeit: Alle wichtigen Informationen und Dokumente werden auf einer zentralen Plattform gebündelt. Dies erleichtert auch das Mitarbeiter-Management. Mitarbeiter lassen sich flexibel verschiedenen Projekten zuordnen, die Software weist die notwendigen Nachweise automatisch zu. Manuelle Anwesenheitslisten gehören damit der Vergangenheit an – ein Vorteil, der ebenfalls viel Zeit spart. Die Benutzeroberfläche informiert zudem über anstehende Aufgaben und erinnert an Fristen, wodurch sich das Risiko von Fehlern und Versäumnissen verringert. Der Nachunternehmer hat somit jederzeit alles im Blick.

Ein weiteres praktisches Tool ist die Export-Funktion der Plattform. Hier zeigt sich ein entscheidender Vorteil digitaler Dokumentenverwaltung: Aktuelle Nachweise können mit wenigen Klicks exportiert und an andere Generalunternehmer übermittelt werden. Arbeitet dieser ebenfalls mit der DEXEVO-Software, lassen sich alle Dokumente mithilfe der „Stapelverarbeitung“-Funktion mühelos auf seine Plattform importieren.

Risikoschutz und Vernetzung auf allen Ebenen

Die digitale Archivierung bewährt sich nicht zuletzt im Fall einer Prüfung. Alle erforderlichen Nachweise zur Zusammenarbeit mit einem Generalunternehmen können den Behörden per Knopfdruck zur Verfügung gestellt werden. Schnelligkeit und professionelle Strukturierung sprechen für sich und können den Prüfungsprozess wesentlich beschleunigen. Nachunternehmer profitieren jedoch auch von den Vorteilen der WARP-Plattform, wenn sie selbst Subunternehmer beauftragen.

Daniel Schmidt, Geschäftsführer von DEXEVO, erreichen immer wieder entsprechende Anfragen. Dabei handelt es sich oft auch um Nachunternehmer, die die Plattform und ihre Vorteile aus der Zusammenarbeit mit Generalunternehmern kennen. "Sie wollen dadurch nicht nur ihre eigenen Nachweise verwalten und aktuell halten, sondern auch sich selbst in der Zusammenarbeit mit Subunternehmern schützen", erklärt Schmidt.

Letztlich profitieren somit alle Unternehmen einer Auftragskette von den Vorteilen der WARP-Plattform. Angesichts schwieriger Zeiten im Baugewerbe sind diese wichtiger denn je: Ein effizientes Verwaltungsmanagement, professionelle Dokumentation, Rechtssicherheit und Vernetzung sind nicht nur essenziell für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens, sie machen die ganze Branche fit für die Zukunft und schützen sie vor den Aktivitäten schwarzer Schafe.