Kommt es zu Verzögerungen oder gar zu Verlusten der Sendungen, ist dies nicht nur ärgerlich. Es verursacht unnötige Kosten, verschwendet Ressourcen und sorgt für Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern.

Eine häufige Ursache für Probleme in der internen Zustellung ist eine unzureichende Dokumentation innerhalb der internen Postverteilung. Viele Unternehmen setzen hier auf Stift und Zettel oder Exceltabellen. Bei diesen Methoden schleichen sich oft Übertragungsfehler ein, oder wichtige Informationen werden aufgrund von Zeitdruck oder anderen äußeren Umständen nicht erfasst.

Um dies zu vermeiden, kommt in immer mehr Unternehmen Software für die interne Postverteilung zum Einsatz. Ein beliebter Anbieter ist die COSYS Ident GmbH.

Vorteile der COSYS Software für die interne Postverteilung

Mit der Software für die interne Postverteilung werden die manuellen Eingaben stark reduziert. Sendungen, die im Unternehmen ankommen, werden mit mobilen Datenerfassungsgeräten, Smartphones oder Tablets gescannt, wenige manuelle Handgriffe später sind alle wichtigen Daten erfasst. Per Radiobutton kann dann die Art der Zustellung ausgewählt werden.

• Zustellung durch einen internen Mitarbeiter
• Abholung von der internen Poststelle
• Abholung aus dem Paketschrank

Der Empfänger wird per automatisch angestoßener E-Mail über die Ankunft seiner Sendung informiert und kann sich nun je nach Zustellart vorbereiten.

Die integrierte Fotofunktion ermöglicht das Dokumentieren von eventuellen Beschädigungen sowie abgestellten Sendungen.

Intuitive Steuerung der COSYS Software für die interne Postverteilung

Kaum etwas ist so frustrierend wie Software, die unverständlich und kompliziert ist. Gerade in der internen Postverteilung, zum Beispiel innerhalb der Bearbeitung von Eingangspost, zählt jede Sekunde. COSYS Software ist besonders benutzerfreundlich und intuitiv bedienbar. Dies erlaubt es auch neuen oder technisch unerfahrenen Mitarbeitern, schnell in die täglichen Arbeitsabläufe integriert zu werden. Visuelle und auditive Signale informieren den Nutzer zudem über eventuelle fehlende oder falsche Eingaben. Innerhalb der Zustellung kommt die Ampellogik zum Einsatz und gibt durch die verschiedenen Farbgebungen schnell einen Überblick über noch ausstehende Sendungen.

Abrufen aller Informationen mit COSYS WebDesk für die interne Postverteilung

Mit dem COSYS WebDesk verschaffen Sie sich jederzeit den nötigen Überblick. Die vielfältigen Filterfunktionen ermöglichen Ihnen, den aktuellen Sendungsstatus zu verfolgen. Ebenfalls angezeigt werden Ihnen alle bisher gesammelten Informationen wie Bilder von Beschädigungen oder digital erfasste Unterschriften.

Im Webdesk befindet sich ein administrativer Bereich, in dem die Stammdatenverwaltung und die Mitarbeiterrechte zu finden sind. Um nicht alle Stammdaten manuell eintragen zu müssen, bieten wir unter anderem die Übertragung per Active Directory oder Schnittstellen an ERP-Systeme an.

Daten auswerten mit COSYS Prozessdatenanalyse (PDA) für die interne Postverteilung

Ebenfalls im WebDesk zu finden ist COSYS Prozessdatenanalyse und das Dashboard. Die Daten hierfür werden innerhalb der täglichen Arbeitsabläufe generiert. Die verschiedenen Auswertungen bilden transparent alle Prozesse ab und ermöglichen seinem Nutzer, Optimierungspotenziale aufzudecken und Störungen innerhalb der Prozesse frühzeitig zu erkennen.

Zu den verschiedenen Auswertungen zählen unter anderem:

• Die Beschädigungsquote
• Die Bestandsänderungen
• Die Anzahl der Sendungen nach Paketdienst
• Die durchschnittlichen Durchlaufzeiten
• Die Top-Empfänger

Durch die frei einstellbaren Zeiträume können saisonale Unterschiede im Paketaufkommen und den Durchlaufzeiten schnell erkannt werden. Dies ermöglicht Rückschlüsse und Prognosen auf zukünftige saisonale Ereignisse.

Das COSYS Dashboard

Das Dashboard dient als Schnellübersicht und erlaubt seinem Nutzer, die Ist-Situation im Blick zu behalten. Gibt es Störungen innerhalb der Prozessabläufe, sind diese sofort sichtbar und können mit gezielten Maßnahmen behoben werden.

Bei COSYS bekommen Sie alles, was Sie für eine erfolgreiche interne Postverteilung benötigen.

• Intuitive Software, die mit vielen praktischen Funktionen versehen ist.
• Transparenz der verschiedenen Postverteilungsprozesse.
• Minimiertes Fehlerrisiko dank teilautomatisierter Arbeitsweise.
• Die passende Hardware kann Herstellerunabhängig direkt über COSYS bezogen werden.
• Paketschränke können bei Bedarf ebenfalls direkt über uns bezogen werden.
• Bereitstellung unserer Software On-Premise und als Cloudlösung.

Testen Sie die COSYS Software für die interne Postverteilung kostenlos und unverbindlich

Im Google Playstore und im Apple App-Store finden Sie eine große Auswahl verschiedener Demoversionen unserer Softwarelösungen. Darunter auch COSYS interne Postverteilung. Auf Anfrage stellen wir Ihnen gerne eine umfangreichere Version zur Verfügung. Sprechen Sie uns hierfür einfach an.