Im Jahr 2004 führte Greetz einen in den Niederlanden neuen Dienst ein: die Möglichkeit, online Grußkarten zu erstellen und an Menschen zu versenden, die einen Geburtstag, eine Hochzeit, eine Geburt, ein Jubiläum oder einen anderen freudigen Anlass feiern. Heute werden täglich Zehntausende Karten auf Anfrage gedruckt und landen bereits am nächsten Tag im Briefkasten. „Die Leute kennen uns vor allem wegen der Karten, aber inzwischen machen wir viel mehr als das. An einem normalen Tag verschicken wir Tausende von Geschenken. In Spitzenzeiten können es vier- oder fünfmal so viele sein“, sagt Sander Jelgerhuis Swildens, Betriebsleiter bei Greetz.

Die Kunden können aus einer Vielzahl von Geschenken wählen. „Angefangen haben wir mit Wein, Blumen, Plüschtieren und Pralinen. Im Laufe der Jahre hat sich das Produktportfolio immer weiter vergrößert und wir bieten heute zum Beispiel auch Beauty-Produkte und Wohnaccessoires an. Das Lager umfasst inzwischen 1.200 Produkte“, erklärt Sander Jelgerhuis Swildens. Unterstützt wird er von Innovationsmanagerin Sabine Huijskes: „In der Praxis ist die Vielfalt noch größer, weil wir die Möglichkeit bieten, Produkte zu personalisieren. Denken Sie an eine Flasche Wein oder eine Tafel Schokolade mit Ihrem eigenen Text oder einen Luftballon mit dem Foto des Geburtstagskindes.“

Steigende Umsatzkurve

Während der Corona-Pandemie hat sich gezeigt, wie wertvoll es sein kann, eine Karte und ein Geschenk mit einer persönlichen Botschaft zu versenden. Im Jahr 2021 erlebte Greetz ein absolutes Spitzenjahr mit einem Umsatz von 72 Millionen Euro, fast fünfmal so viel wie im Jahr 2008. „Es ist logisch, dass der Umsatz leicht zurückgegangen ist, jetzt, wo die Pandemie vorbei ist und die Menschen sich wieder an Geburtstagen treffen können“, argumentiert Sander Jelgerhuis Swildens. „Aber wenn wir die Corona-Spitze herausfiltern, zeigen die Verkäufe weiterhin einen Aufwärtstrend. Wir gehen davon aus, dass wir auch in Zukunft stetig weiter wachsen werden.“

Das bisherige Lager in Amsterdam bot nicht genug Platz für dieses Wachstum. „Wir waren gezwungen, das Gebäude zu verlassen. Es bestand aus mehreren benachbarten kleinen Räumen, die durch einen Korridor verbunden waren. Da wir im Laufe der Jahre das Produktportfolio erweitert haben, war ein effizientes Arbeiten nicht mehr möglich. So fand beispielsweise ein Teil des Betriebs im ersten Stock statt. Das hatte zur Folge, dass Mitarbeitende und Produkte Dutzende Male am Tag mit dem Aufzug hoch- und runtergefahren werden mussten“, so Sander Jelgerhuis Swildens.

Drastisch kürzere Laufzeiten

Die Suche nach einem neuen Lager endete in einem bestehenden 8.000 Quadratmeter großen Gebäude in Almere, Niederlande. Dort hat Greetz mit Hilfe von SSI Schäfer ein ausgeklügeltes und besonders effizientes System geschaffen. Sabine Huijskes: „Wir haben zunächst alle Prozesse abgebildet. Wie bewegen sich die Mitarbeitenden und Waren durch den Betrieb? Und was ist das logischste Layout? Wir schrieben unsere Ideen auf Post-its und klebten sie auf ein großes Blatt. Davon wurden 95 Prozent in die Praxis umgesetzt, was vor allem die Laufzeiten zwischen den verschiedenen Abteilungen und Maschinen drastisch reduziert hat.“

SSI Schäfer hatte auch schon die Regale für das Amsterdamer Lager geliefert und war somit kein Unbekannter bei Greetz. Dennoch beschlossen Sander Jelgerhuis Swildens und Sabine Huijskes, eine neue Ausschreibung für das neue Lagerlayout zu starten, nach der SSI Schäfer erneut den Zuschlag erhielt. „Das hat natürlich mit der Preisgestaltung, der Qualität der Lagersysteme und der Art und Weise, wie das Angebot ausgearbeitet wurde, zu tun. Aber der wichtigste Unterschied ist die Fähigkeit von SSI Schäfer, mit uns über das Layout des Lagers mitzudenken. Dabei ging es zum Beispiel um die Anordnung der Fachbodenregale oder die Höhe und Tragfähigkeit der Palettenregalsysteme. Die Tatsache, dass wir bereits gute Erfahrungen mit Produkten von SSI Schäfer Produkten gemacht haben, tat ein Übriges.“

Regale mit Ablagefächern

Insgesamt verfügt Greetz nun über 2.000 Palettenstellplätze. Diese sind vor allem für das Verpackungsmaterial der meistverkauften Produkte und Schüttgut bestimmt. Der überwiegende Teil des Produktportfolios wird direkt bei der Ankunft in den Regalen gelagert, die aus 244 Regalfeldern bestehen. „Der weitaus größte Teil der Geschenkartikel befindet sich in blauen Behältern, die wir aus Amsterdam mitgebracht haben und die ebenfalls von SSI Schäfer geliefert wurden. In diesen Behältern können wir alle Produkte ordentlich und sicher lagern, ohne dass leere Kartons stören. Die Behälter haben an der Vorderseite eine Öffnung, so dass die Kommissionierer:innen die Produkte leicht greifen können“, sagt Sabine Huijskes.

Ein Teil der Regale befindet sich im Kühlraum, wo einige Schokoladenprodukte und das Obst für die Obstkisten gelagert werden. Ein anderer Teil wird für die Kommissionierung von Luftballons verwendet, für die Greetz einen gesonderten Prozess eingerichtet hat. „Wir kommissionieren alle Geschenkartikel in Chargen, aber bei Luftballons ist es effizienter, nach dem One-Piece-Flow-Prinzip zu arbeiten“, erklärt Sabine Huijskes. „Das bedeutet, dass jeder Ballon in einem Schritt kommissioniert und verarbeitet wird, bis er in einer Schachtel aufgeblasen ist. Auf diese Weise können wir den Prozess besser kontrollieren und garantieren, dass alle Ballons rechtzeitig für den Transport bereit sind.“

Professionelle Organisation

SSI Schäfer hat nicht nur Regale, sondern auch eine Geländerschleuse und eine Lagerbühne geliefert. Die Geländerschleuse wurde eingebaut, um die Waren sicher auf das Zwischengeschoss zu befördern. Die Einstiegstreppe ersetzte eine alte, steile Treppe, die nicht mehr den Sicherheitsanforderungen entsprach. Durch die Schaffung einer Treppe mit einem extra großen Podest kann auch der Ausgang unterhalb der Treppe problemlos genutzt werden.

Greetz ist mit dem Verlauf des Projekts zufrieden. Die Montage der Regale verlief reibungslos. „Die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden von SSI Schäfer ist einfach sehr angenehm. Wir können immer anrufen, wenn wir eine Frage haben und bekommen schnell eine Antwort“, so Sabine Huijskes. Sander Jelgerhuis Swildens fügt hinzu: „Es ist gut, dass SSI Schäfer ein großes Unternehmen mit jahrzehntelanger Erfahrung ist. In der heutigen Zeit ist die Verfügbarkeit von Materialien manchmal eine Herausforderung, wodurch die Lieferzeiten unter Druck geraten. In diesem Fall kommt es darauf an, wie dies kommuniziert wird und wie eventuelle Probleme gelöst werden. Und damit sind wir sehr zufrieden.“

20% höhere Produktivität

Unter anderem dank des effizienten Lagerlayouts konnte die Produktivität der 50 Mitarbeitenden im Bereich der Auftragsabwicklung um rund 20 % gesteigert werden. Die Anzahl der Kartons, die pro Person und Stunde bearbeitet werden können, ist im neuen Lager deutlich höher. „Das liegt zum großen Teil am neuen Lagerkonzept, aber auch an der verbesserten Übersicht über die Abläufe“, sagt Sander Jelgerhuis Swildens. „Früher beendeten wir unsere Auftragsbearbeitung für die Lieferung am nächsten Tag mit viel Aufwand nachts um halb eins. Heute können wir den Bestelleingang für Kunden von 22 Uhr auf 22.30 Uhr verlängern und die Aufträge noch vor Mitternacht abschließen. Das sind weitere 30 Minuten an zusätzlichem Service, den wir unseren Kunden bieten können.“

Inzwischen denkt Greetz bereits über neue Innovationen nach. So ist das Unternehmen auf eine neue Plattform umgestiegen, die mehr Möglichkeiten zur Datenanalyse und Verbraucherberatung bietet. Darüber hinaus beschäftigt sich Sabine Huijskes weiterhin mit der Optimierung von Prozessen. Sabine Huijskes: „Wir stehen nie ohne Ideen auf. Wir arbeiten ständig an der Verbesserung der Effizienz, der Qualität und des Produktportfolios. Gemeinsam mit dem Vertriebsteam möchten wir eine neue Strategie entwickeln, die auf all diesen Ideen basiert. Dabei stellen wir uns ständig die Frage, wie wir für unsere Kunden individuell und attraktiv bleiben.“