In ihren fünf Niederlassungen bewältigt die artbau-Unternehmensfamilie jährlich rund 17.000 Eingangsrechnungen. Noch vor der Zusammenarbeit mit den DigitalisierungsexpertInnen der DMSFACTORY lief das Ganze manuell ab. Hier mussten Rechnungsdaten einzeln und händisch erfasst und übertragen werden, um die anschließende Weiterbearbeitung im eigenentwickeltem ERP-System zu ermöglichen. Um diesen aufwändigen und zeitfressenden Prozess zu optimieren, holte der Spezialist für Innenausbau, Außenfassaden, Sanierungsarbeiten und Haustechnik die DMSFACTORY mit ins Boot.

Durch die Einführung eines elektronischen Freigabeworkflows mit Hilfe des Enterprise-Content-Management-Systems M-Files wurde ein zentrales Werkzeug etabliert, das den Rechnungsdurchlauf im Unternehmen automatisiert. Das Resultat: Die Bearbeitungszeit einer Rechnung reduziert sich, es geschehen weniger Fehler, Kosten reduzieren und die Transparenz erhöht sich. „Auf diese Weise können wir sehr effizient unsere Einkaufspreise optimieren“, so Maximilian Heck, kaufmännischer Geschäftsführer der artbau GmbH.

Zusammenarbeit geht weiter
Mit der erfolgreichen Durchführung des Projektes ist die Zusammenarbeit noch nicht beendet. In nächster Instanz unterstützt die DMSFACTORY seinen Kunden dabei, die im Jahr 2023 neu hinzugekommene Niederlassung in die bestehende M-Files-Umgebung aufzunehmen.