Wir bewerben Can Do, unsere Projektmanagement-Software mit KI, ja oft mit ihrer ausgesprochenen Fähigkeit, selbst umfangreichste Portfolios problemlos im Griff zu behalten – beginnen wir also damit …

1. Portfolio

Im Kontext des Projektmanagements bezieht sich ein Portfolio auf eine Zusammenstellung von Projekten, Programmen sowie anderen Aktivitäten, die von einer Organisation oder einem Unternehmen verwaltet werden. Ein Portfolio kann eine Vielzahl von Informationen enthalten, wie zum Beispiel Projektbeschreibungen, Ziele, Ressourcenallokation, Budgets und Erfolgskennzahlen.

Wird ein solches Portfolio von einer leistungsstarken PM-Software wie Can Do kontrolliert, so können Projektmanager:innen den Überblick über alle laufenden oder geplanten Aktivitäten behalten. Im Falle von Can Do werden sie sogar von einer KI dabei unterstützt,  Entscheidungen über Prioritäten, Ressourcenverteilung und Risikomanagement zu treffen. Ein gut gemanagtes Portfolio hilft auch dabei, die Leistung und den Fortschritt der einzelnen Projekte zu verfolgen und zu bewerten. Ein Portfolio …

• bildet die Gesamtheit der Projekte und Initiativen in einem Unternehmen ab.
• sollte vom Projektmanagement so gesteuert werden, dass all seine Projekte und weiteren Inhalte die Unternehmensstrategie stützen und voranbringen.
• muss so geführt werden, dass aus der Vielzahl der Projekte und Programme stets diejenigen im PM-Fokus stehen, deren erfolgreicher Abschluss zum momentanen Zeitpunkt wichtig ist (erfahren Sie mehr darüber wie Portfolios in Can Do visualisiert werden).
• braucht eine sinnvolle Ressourcenplanung und -verteilung, um seine Projekt- und Planungsziele verfolgen zu können.

2. Programm

Ein Programm hingegen bezieht sich auf eine Gruppe von zusammenhängenden Projekten, die gemeinsam verwaltet werden, um bestimmte Ziele zu erreichen. Programme sind in der Regel komplexer als einzelne Projekte und erfordern eine koordinierte Planung und Durchführung. Programme …

• sind die nächstkleineren Strukturen, die in einem Gesamtportfolio gesammelt werden.
• bilden eine ordnende Klammer um Projekte, die inhaltlich bzw. strategisch zusammengehören.
• sind gerade in sehr großen Portfolios mit vielen Einzelprojekten unerlässlich, um den Überblick zu behalten.
• erfordern je nach ihrem Umfang einen eigenen Programm-Manager.

3. Projekt

Ein Projekt ist der kleinste Baustein, auf den sich die hier vorgestellte "Dreier-Struktur" herunterbrechen lässt. Im hochdynamischen Umfeld eines Portfolios bilden Projekte eine verlässliche Größe – mit einem definierten Anfang und Ende, einem Projektziel, einem Budget sowie ihnen zugeordneten Ressourcen. Diese Klarheit verlieren Projekte jedoch oftmals im Arbeitsalltag: Meilensteine müssen verschoben werden, Ressourcen fallen aus, Budgets werden überschritten. Umso wichtiger ist, dass eine Projektmanagement-Software auch diese vermeintlich kleinen Elemente im Blick und im Griff behält. Projekte …

• wirken sich bei Abweichungen erst auf ihr Programm und dann auf das Portfolio aus.
• sind die Stellschrauben, mit denen Programme und Portfolios auf den gewünschten Kurs gebracht werden können.
• sind als Nachfrager von Ressourcen, Zeit und Budget sowohl Erfolgs- als auch Risikofaktoren für die Unternehmens-Strategie.

Fazit

Ein Portfolio umfasst eine Sammlung von Projekten und Programmen, während ein Programm eine Gruppe von zusammenhängenden Projekten ist. Beide Konzepte dienen dazu, strategische Ziele zu erreichen, jedoch auf unterschiedlichen Ebenen der Projektverwaltung.