„Modularität des Systems war wichtige Anforderung“

Dass bei diesen kostenintensiven und hoch innovativen Giganten das Thema ‚Instandhaltung’ ganz oben auf der Agenda steht, ist offensichtlich. Um den ganzen Bereich ‚Wartung & Inspektion ’ auf ein neues und sehr hohes Level zu heben, entschloss sich Perlen Papier 2022 für die Einführung des argvis; Maintenance Portals von SAP-Partner argvis mit Sitz in Walldorf, dazu Dejan Todorovic, Maintenance Manager Digitalisierung, Perlen Papier AG: „Unsere große Herausforderung bestand vor der Implementierung der argvis-Lösung darin, dass nur wenige und isolierte Instandhaltungsprozesse implementiert waren. Es war kein ganzheitliches Instandhaltungs-Management-System vorhanden, das für uns eigentlich die Basis für die kontinuierliche Verbesserung der Instandhaltung bilden sollte.“ Ein simples IT-System habe gerademal die einfachsten Instandhaltungs-Tätigkeiten isoliert dargestellt. „Deshalb machten wir uns auf die Suche nach einer Plattform oder einem Portal, welches uns für die Zukunft die Flexibilität bietet, unsere Ideen und unser Instandhaltungs-Management-System abzubilden. Die Modularität des Systems war ür uns auch eine wichtige Anforderung.“ Fündig wurden die Papierspezialisten dann bei argvis mit dem gleichnamigen argvis; Maintenance Portal.

„Einheitliche Prozesse für alle Bereiche der Werksinstandhaltung“

„Wir wollten ein Computerized Maintenance Management System (CMMS), welches sehr benutzerfreundlich und vor allem auch intuitiv ist“, so Todorovic. Mit dem argvis-System hat Perlen Papier heute nicht nur ein Tool, das die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Beschaffung, Instandhalter und Produktion stark verbessert, sondern auch die Flexibilität bietet, maßgeschneiderte APPs für Perlen zu designen. Das gesamte Projekt beinhaltete die Installation der SAP-Komponenten Materials Management (SAP MM), Plant Maintenance (SAP PM) und Business Warehouse (SAP BW), die Konfiguration der argvis-Module sowie die Umsetzung und Realisierung der Kundenanforderungen und Change Requests.

„argvis; Maintenance Portal ist zentrales Instandhaltungs-Management-System“

„Das große Ziel des Projekts mit argvis war, einheitliche Prozesse für alle Bereiche der Werksinstandhaltung zu schaffen“, erläutert Maintenance Manager Todorovic. Als Hauptprozesse hat Perlen Papier Meldungen, Auftrags-Management, Planung, Rundgänge, sowie Revisionsmanagement. Im Rahmen der Implementierung wurden dazu excelbasierte Wartungsplanungen und papiergeführte Prozesse der störungsbedingten Instandhaltung digitalisiert. Ebenso wurde eine bestehende digitale Lösung zu kundenspezifischen Prozessen der Instandhaltung abgelöst. Die SAP MM-Prozesse wurden ebenfalls digital eingebunden und einfach dargestellt. Gestemmt wurde das ganze Projekt in der Zeit von Juli bis November 2022 mit gerademal 10 MitarbeiterInnen. „Unsere Implementierungsstrategie des agilen Projektmanagements hat am meisten zur erfolgreichen Einführung beigetragen“, erinnert sich Dejan Todorovic. „Wir haben auf den argvis-Standard aufgebaut und viele neue Funktionen und APPs passgenau für Perlen Papier entwickelt. Für uns ist das argvis; Maintenance Portal das neue zentrale Instandhaltungs-Management-System.“ Die argvis-Lösung habe sich aber auch für weitere Disziplinen wie Fahrzeug-Management oder Störbericht angeboten. Insgesamt 183 Anwender in der Instandhaltung, in der Produktion sowie in der Beschaffung nutzen heute die argvis-Anwendungen. Den größten Nutzen aus dem Einsatz der argvis-Lösung erzielt Perlen Papier in folgenden Bereichen:

1. Volle Transparenz in der Instandhaltung
2. Verbesserte Kollaboration zwischen der Produktion, Instandhaltung und Beschaffung
3. Planungshorizont der Anforderungen für Instandhaltungs-Tätigkeiten planbarer
4. Gezielte Analyse von Schadensbilder über den Störbericht möglich
5. Rundgänge werden einfach erstellt und führen zu Erhöhung der Anlagenverfügbarkeit

„Prozesse dank argvis; Maintenance Portal stark verbessert“

Perlen Papier ist heute in der Lage, das ganze Instandhaltung-Management-System zu analysieren, wie etwa die Anzahl der durchgeführten Rundgänge und daraus entstandenen Meldungen. Mit dem Störbericht können Schadensbilder oder Codierung gezielt untersucht werden. Die Verfügbarkeit und ‚Mean Time Between Failures’ (MTBF) der Anlage wird automatisch im Cockpit auf Wochenbasis dargestellt. Dazu kann durch geführte Checklisten in der argvis APP Fahrzeugflotten-Management der Zustand der Fahrzeuge kontrolliert werden, um Problemen rechtzeitig vorzubeugen und damit die Sicherheit zu erhöhen: „Allesamt wichtige Prozesse, die wir  mit dem argvis; Maintenance Portal stark verbessern konnten.“

Mit dem argvis; Maintenance Portal hat Perlen Papier nun zeitnah Transparenz in die Instandhaltung gebracht: der erste Schritt, um Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit der Anlagen zu erhöhen. „Zu den Highlights des argvis; Maintenance Portals zählen für uns heute unter anderem das Fahrzeugflotten-Management, die Rundgänge, die Cockpit KPI-Daten aus SAP BW, Revisionen, die Einsatzplanung über eine Plantafel per Drag & Drop, die Informationstafel sowie die Wochenplanung der einzelnen Teams mit einer ‚Commitment’ Funktion für eine agile Instandhaltung“, fasst Todorovic den Status Quo zusammen.“ Man könne so das Instandhaltungs-Management-System kontinuierlich aufbauen.

„Erwartung an das Projekt wurde übertroffen“

Aber nicht nur mit der neuen, hohen Qualität in der Instandhaltung bei Perlen Papier ist Maintenance Manager Todorovic sehr zufrieden, darüber hinaus auch mit Lösungsanbieter und SAP-Implementierungspartner argvis: „Unsere große Erwartung, das Projekt zügig in die Gänge zu bringen, wurde übertroffen. Wir konnten schon sehr schnell ab Projektstart die Anbindung an unser SAP PM-System mit dem argvis; Maintenance Portal testen. Das Projekt wurde erfolgreich und in Rekordzeit umgesetzt.“ Derzeit plant Perlen Papier noch weitere Projektideen mit dem argvis; Maintenance Portal umzusetzen. Dazu zählen APPs für das Lager-Management und auch weitere Funktionen für die Wartungspläne.