Die digitale Zusammenarbeit und der Wissenstransfer innerhalb und außerhalb eines Unternehmens ist in einer Welt des ortsunabhängigen Arbeitens entscheidend für die Steigerung der Effizienz. Eine effiziente Zusammenarbeit wird jedoch verhindert, wenn wichtige Daten in Sites, Teams, Kanälen und Ordnern mit unterschiedlichen Zugriffsrechten vergraben sind.

Das neue M-Files Add-In for Microsoft Teams beseitigt diese Komplexität, indem es einen einheitlichen Zugriff auf alle Unternehmensdaten über die Registerkarte des M-Files Add-Ins ermöglicht. Die erweiterte Integration bietet Kunden eine mühelose Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern. So können Dokumentenzugriffe je nach Geschäftskontext verwaltet, Workflows automatisiert und Kontrollmechanismen für Compliance durchgesetzt werden. Das neue Add-In wird auch über Microsoft AppSource verfügbar sein und kann so auch von Unternehmen mit strengen Richtlinien zum Download von Software leicht genutzt werden.

Trotz der zunehmenden Verbreitung von Collaboration-Plattformen sind E-Mails nach wie vor eine weit verbreitete Methode für den Austausch von Informationen. Die Korrespondenz zwischen Organisationen muss in der Regel rechtssicher aufbewahrt werden. Auch interne E-Mail-Kommunikation sollte oft sicher abgelegt werden, um später Entscheidungen oder Projekte nachvollziehbar zu machen. Werden wichtige E-Mails nicht erfasst, kann dies zu Compliance-Problemen, verpassten Fristen und dem Verlust wichtiger Daten führen.

Die erweiterte M-Files for Microsoft Advanced Outlook Integration automatisiert die Ablage von E-Mails und Konversationen jeweils verbunden mit dem richtigen Kunden und Projekt. So können sich Mitarbeitende mehr der produktiven Arbeit widmen, anstatt manuell E-Mails zu verwalten. Mit der neuen Integration kann M-Files direkt mit Outlook verbunden werden. So wird sichergestellt, dass wichtige E-Mails routiniert ein Bestandteil von Kunden- oder Projektunterlagen werden.

Da E-Mails und Anhänge automatisch aus Outlook heraus abgelegt werden, ist die verlässliche Speicherung wichtiger Dokumente mühelos. Die Ablage der Korrespondenz mit wichtigen Beteiligten ist besonders einfach, da ganze E-Mail-Threads als Konversationen erfasst werden. Durch die kontextabhängige Speicherung können wichtige Informationen schnell gefunden werden.

"Wissensarbeit ist von Natur aus kollaborativ und wird oft mit Plattformen wie Microsoft Teams und Outlook erledigt. Mit unseren neuen Integrationen ergänzen wir die Microsoft-Lösungen. Mit ihnen können sich unsere Kunden auf wichtige Tätigkeiten konzentrieren, weil wir einen sicheren und Compliance-konformen Weg bieten, tägliche Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu verbessern", sagt Mika Turunen, Senior Vice President Product & Engineering bei M-Files. "Wir freuen uns, M-Files-Benutzern insbesondere in verteilten Teams und Remote Work moderne Lösungen für eine bessere Zusammenarbeit an Dokumenten anbieten zu können. Für Microsoft 365-Nutzer bietet M-Files echte Wettbewerbsvorteile und erheblichen ROI durch bessere Kundenerfahrungen, höhere Arbeitsqualität und weniger Risiken."

Die ergänzenden Funktionen von M-Files für Geschäftsprozessautomatisierung und Informationsmanagement erlauben Unternehmen, ihre Investitionen in Microsoft 365 zu optimieren. M-Files macht Microsoft 365 zur zentralen Anlaufstelle für alle Unternehmensdaten und ermöglicht es, über die Benutzeroberfläche von Microsoft 365 alle verbundenen Daten unabhängig von ihrem Speicherort zu finden, darauf zuzugreifen und sie zu verwalten.

"Wir sind bestrebt, Unternehmensanwendern die besten Collaboration-Tools zur Verfügung zu stellen, um vernetzte Arbeit zu unterstützen", so Rene van Haaster, ISV Lead Western Europe bei Microsoft. "Die umfangreichen Integrationen von M-Files mit Microsoft tragen dazu bei, die Nutzung von Microsoft 365 zu erweitern und zu fördern, indem sie die Zusammenarbeit verbessern und tägliche Arbeitsabläufe sowie dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse optimieren."

M-Files Kunden, die Microsoft Azure Cloud Services nutzen, können M-Files Subskriptionen direkt über den Microsoft Azure Marketplace bestellen und diese so an ihre Microsoft Azure Consumption Commitment (MACC) binden. Der Microsoft Azure Marketplace, ein Online-Store, der Anwendungen und Dienste für die Nutzung auf Azure anbietet, hilft Unternehmen, die auf der Suche nach innovativen, cloudbasierten Lösungen sind, mit globalen Partnern zusammenzubringen, die gebrauchsfertige Lösungen entwickelt haben. "Unsere wertvollen Co-Sell-Programme mit M-Files für Azure-Cloud-Services helfen den Kunden, ihre Investitionen in die Microsoft Cloud zu maximieren, einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen und einen beträchtlichen ROI zu erzielen, während sie die Transformationsinitiativen in ihren Unternehmen beschleunigen", so van Haaster weiter.

"Wir schätzen die enge Integration von M-Files in die Microsoft-Umgebung sehr. Egal ob Sie in Outlook, Word, Excel oder PowerPoint arbeiten und ein Dokument in M-Files öffnen oder speichern, Sie befinden sich direkt in der nativen Anwendung. Wir verwenden Microsoft-Produkte für alles und M-Files arbeitet gut mit der Microsoft-Produktsuite zusammen", so Greg Fulk, Chief Operating Officer bei Valeo Financial Advisors LLC, einem Kunden von M-Files.

"Mit der neuen Integration von M-Files in Microsoft Outlook und Teams wird es noch einfacher, die Kommunikation auf den beiden wichtigsten Kanälen – Teams und E-Mail – automatisiert und strukturiert abzulegen. Außerdem hat man damit auch in den gewohnten Microsoft-Produkten den beliebten 360-Grad-Blick von M-Files auf alle Informationen zu Kunden und Projekten", so Andreas Blom, ECM-Experte bei TSO-DATA, einem langjährigen Partner von M-Files und Microsoft Solution Partner.

Mehr Informationen zu metadatengesteuertem Dokumentenmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/…

Individuelle Demo der M-Files-Plattform für einfaches Dokumentenmanagement:
https://www.m-files.com/…

Zusammenfassung
M-Files erweitert die Integration mit Microsoft Teams und Outlook. Neue Funktionen bieten Wissensarbeitenden verbesserte Möglichkeiten der Zusammenarbeit, um vernetzte Arbeitsgruppen noch besser zu unterstützen.

Keywords
Microsoft, Teams, Outlook, Add-Ins, Integration, Dokumentenmanagement, metadatengesteuert