Die Ausgangslage

Der Verband selbständiger Versicherungskaufleute der SIGNAL IDUNA, kurz VSV, ist aufgeteilt in drei Organisationsverbände (Nord/Ost, Süd, West), 34 Gebietsdirektionen, 180 Verkaufsleitungen bzw. Geschäftsstellen – und hat etwa 2000 aktive Mitglieder.
„Eine Befragung der Mitglieder ergab, dass die Informationen und Neuigkeiten aus der Vorstandsebene nicht immer wie gewünscht in der Basis ankommen“, erklärt Philip Wessinger, Leiter des Arbeitskreises Kommunikation & Medien beim VSV.

Auftrag an Panvision

Mit dieser Erkenntnis entstand die Idee, eine App zu konzipieren, die ausgewählte Inhalte der Website automatisch in Echtzeit darstellt, um den Mitgliedern alle wichtigen Infos gebündelt an einem Ort zur Verfügung zu stellen: direkt auf dem Smartphone.
Zudem stehen im Verband regelmäßig Veranstaltungen an, deren Organisation der VSV gern moderner, komfortabler und digitaler durchführen wollte. Hierfür sollten drei Komponenten entwickelt werden: Ein Veranstaltungstool, das die Übersicht über die bevorstehenden Veranstaltungen sowie die Anmeldung zur Teilnahme erleichtert, eine digitale Sitzplatzreservierung sowie ein Tool zur Live-Abstimmung über verschiedene Tagesordnungspunkte.

Da Panvision bereits zahlreiche Projekte mit dem VSV umgesetzt hat – unter anderem die Website – und seit vielen Jahren Ansprechpartner für die Entwicklung neuer Software-Ideen ist, entschied sich der VSV auch bei diesem Projekt für eine gemeinsame Zusammenarbeit.

Die VSV App im Überblick

Entwickelt wurde eine App, die ausgesuchte Inhalte der personalisierten Website wie z. B. Nachrichten oder Veranstaltungen übersichtlich für den Nutzer darstellt. Das Backend basiert auf .NET, die Benutzeroberfläche wurde mit Angular umgesetzt und mit dem Framework Ionic eine hybride App für iOS und Android entwickelt.

Die Besonderheit der App besteht darin, dass deren Navigationsstruktur und Inhalte nicht fest vorgegeben sind, sondern dynamisch über die Administration als Kacheln angeordnet werden können. Pro Kachel kann entweder auf internen Content (z. B. Arbeitskreise, Veranstaltungen, News, Postfach) verlinkt werden – oder auf eine externe Website. Der Administrator kann die Kacheln im Admin-Tool nach Bedarf verschieben, entfernen, umsortieren, umbenennen und mit Icons versehen. Hierzu greift die App auf die Icon-Bibliothek Font Awesome zurück. Zudem können pro Kachel auch weitere Unterordner angelegt werden, um bei Bedarf mehrere Navigationsebenen zu erstellen.

Über das CMS PANSITE kann auf der Website konfiguriert werden, welche Inhalte in der App angezeigt werden und welche nicht. So können zum Beispiel unerwünschte Inhalte wie Footer, Header oder Cookie-Banner einfach ausgeblendet werden. Inhalte, die wiederum ausschließlich für die Nutzung innerhalb der App erstellt wurden, können auf der Website ausgeblendet werden.
In der App-Administration muss der Link der Web-Seite angegeben werden, die in der App angezeigt werden soll. Die Änderung wird beim Start der App sofort registriert, ohne, dass diese dafür upgedatet werden muss. Das Bespielen der App mit Content über die Website hat den Vorteil, dass News, Veranstaltungen und Informationen wie gewohnt bequem auf der Website eingepflegt werden können.

Um die Einstiegshürde zur Nutzung der App so gering wie möglich zu halten, wurde die App an die Benutzerverwaltung von VSV gekoppelt, sodass für alle Anwendungen nur ein einziges Passwort benötigt wird. Basierend auf den Nutzerrechten werden in der App auch nur Inhalte angezeigt, die die jeweilige Person sehen darf. Zudem kann die Ansicht der Inhalte über die Berechtigungsverwaltung auch für ganze Nutzergruppen individuell nach Bedarf konfiguriert und bestimmte Inhalte ein- und ausgeblendet werden.

Auf der VSV-Website gibt es mehrere Punkte, an denen Nachrichten an die Mitglieder bestimmter Gruppen und Organisationen des Verbands gesendet werden können. Wird hier eine Nachricht abgesendet, geht diese an die E-Mail-Adresse des Empfängers und wird zusätzlich archiviert, um sie auch über die App abrufen zu können. So wird der Nutzer – wenn gewünscht – direkt über eine Push-Nachricht auf dem Smartphone informiert, wenn er eine Nachricht erhalten hat.

Das Veranstaltungstool mit Sitzplatzreservierung

Über eine Übersichtsseite, die ebenfalls in der App verfügbar ist, können Mitglieder des VSV einsehen, wann welche Veranstaltungen stattfinden und für welche Veranstaltungen sie sich noch anmelden können. Über einen Link gelangen sie zur Anmeldung, die jeder Nutzer selbständig durchführen kann. Im Anschluss wird im Falle einer kostenpflichtigen Veranstaltung automatisch eine Rechnung erstellt, die per Lastschriftverfahren eingezogen wird.

Der Administrator hat die Möglichkeit, die Rahmenbedingungen der Veranstaltung festzulegen, z. B. ob eine Begleitung mitgebracht werden darf, ob die Veranstaltung kostenfrei oder kostenpflichtig ist und bis wann eine Anmeldung möglich ist. Zudem kann er einsehen, wer bzw. wie viele Mitglieder sich bereits angemeldet haben und wie der Status der Bezahlung ist.

Um die Sitzplätze effizient und möglichst auch nach den Wünschen der Teilnehmenden zu verteilen, erhält der Veranstalter mit der Sitzplatzreservierung ein Tool, in dem er die manuelle Zuweisung der Sitzplätze vornehmen kann. Hierzu kann er einen Saalplan mit der genauen Anordnung der Tische und Anzahl der Stühle erstellen und die bei der Anmeldung registrierten Platzwünsche der Teilnehmenden berücksichtigen. Ist ein Tisch bereits voll besetzt, kann er ihn für die Auswahl in der Anmeldung sperren.

Das Abstimmungstool

Wenn der VSV sich zur Mitgliederversammlung trifft, werden oft auch Personen für bestimmte Aufgaben gewählt oder es wird über verschiedene Themen abgestimmt. Um den Abstimmungsvorgang zu erleichtern hat Panvision gemeinsam mit dem VSV ein Abstimmungstool entwickelt, das in das Veranstaltungstool integriert und ebenfalls über die App erreichbar ist. Sofern der Nutzer bereits in der App angemeldet ist, wird für den Zugang zum Abstimmungstool keine gesonderte Anmeldung mehr benötigt.

Vom Administrator (z. B. der Versammlungsleiter) können für einen Tagesordnungspunkt beliebig viele Abstimmungen angelegt werden, für die alle angemeldeten und berechtigten Mitglieder abstimmen dürfen. Hierzu werden Titel, Fragestellung, Antwortmöglichkeiten (einfache ja/nein-Abstimmung oder komplexere Abstimmungen) sowie die Möglichkeit zur Enthaltung angegeben. Auch Listen mit zur Wahl stehenden Personen werden vom Administrator gepflegt.

Abstimmungen beim VSV sind immer offen und erfolgen per Handzeichen vor Ort. Änderungen an der Abstimmung bzw. der Tagesordnungspunkte sowie die Stimmenvergabe von den Teilnehmenden können live über einen Beamer mitverfolgt werden. Die Änderungen werden dabei vom Administrator ganz einfach über ein iPad oder ein Smartphone vorgenommen und während der Sitzung in Echtzeit aktualisiert.

Wenn die Abstimmung beendet ist, wird automatisch eine Grafik mit den Abstimmungswerten angezeigt, wie viele Personen sich an der Wahl beteiligt haben und wie diese abgestimmt haben. Zudem stellt das Abstimmungstool sowohl die gesicherte Archivierung der Informationen über das Tagesprogramm sicher, als auch, dass die Wahl rechtens abgelaufen ist.

Fazit

„Das Ergebnis des Projekts ist, dass die Mitglieder sich auf dem Smartphone über den ganzen Verband informieren können. Die bisherige Information über die Website war eher proaktiv und es gab häufig Probleme mit der Benutzeranmeldung. Jetzt erhält der Nutzer per Push-Nachricht automatisch wichtige Infos, Nachrichten und News – alles mit einem einzigen Zugang. Unser Ziel war es, die Themen des VSV erlebbarer, näher und moderner zu machen – an einem zentralen Ort – nämlich dem Smartphone“, berichtet Philip Wessinger. „Für mich war die Arbeit mit Panvision sehr angenehm, wir sind sehr konstruktiv mit den Themen umgegangen und das Projektmanagement lief durch die Nutzung des Ticketsystems Jira reibungslos. Wünsche und Anliegen von uns und den Nutzern konnten auch während der Projektphase noch flexibel mit eingearbeitet werden, was uns wirklich Freude gemacht hat. Insgesamt war der regelmäßige, enge Austausch mit dem Entwickler-Team von Panvision über die gesamte Zeit hinweg sehr zielführend und wir haben definitiv die richtige Wahl getroffen.“