Typische Aufgaben für das PMO

Projektmanagement-Methoden und -Prozesse entwickeln: Das PMO ist dafür verantwortlich, standardisierte Methoden und Prozesse zu entwickeln, die im Unternehmen bei der Durchführung von Projekten angewendet werden. Diese können die Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung von Projekten umfassen.

Schulung und Unterstützung: Das PMO bietet Schulungen und Unterstützung für Projektteams an, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um Projekte erfolgreich abzuschließen.

Projektportfoliomanagement: Das PMO unterstützt das Unternehmen bei der Identifizierung, Priorisierung und Auswahl von Projekten, die zur Erreichung der Geschäftsziele beitragen. Erfahren Sie hier mehr zum Thema Software für Projektmanagement.

Ressourcenmanagement: Das PMO unterstützt bei der Ressourcenplanung und -verteilung, um sicherzustellen, dass alle Projekte mit den verfügbaren Ressourcen des Unternehmens durchgeführt werden können.

Risikomanagement: Das PMO unterstützt bei der Identifizierung und Bewertung von Projektrisiken und entwickelt Maßnahmen zur Risikominimierung.

Berichterstattung: Das PMO stellt regelmäßig Berichte über den Fortschritt der Projekte zusammen und berichtet an das Management, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder über den Projektfortschritt informiert sind.

Qualitätssicherung: Das PMO stellt sicher, dass alle Projekte nach den Unternehmensstandards und -richtlinien durchgeführt werden und die erwarteten Ergebnisse erzielen.

ChatGPT ist damit erstaunlich nah dran am Idealbild eines PMO: Das PMO ist nämlich primär keine Verwaltungsstelle, von der die jeweilige Projektbürokratie für die Projektleiter übernommen wird. Das PMO ist auch keine Schreibstube für Projektmanager, die sich die Arbeit rund um Dokumentation, Reporting und aktuelle Projektpläne abnehmen lassen wollen.

Aber genau dazu wird ein PMO oft degradiert. Manche im Projektmanagement gehen sogar soweit zu behaupten: „Wenn ein Unternehmen fähige Projektmanager hat, braucht es kein PMO.“ 

Stattdessen verhält es sich ganz anders: Ein PMO ist eigentlich das fachliche und methodische Zentrum der Projektarbeit in den Unternehmen. Genau dort, im PMO, sollten die besten Projektmanager:innen sitzen. Diese sollten bestens ausgebildet und mit modernster Technologie ausgestattet sein. Nein, MS-Excel^® gilt hier nicht als modernste Technologie. Auch im Projektmanagement bewahrheitet es sich: Excel ist so etwas wie “das zweitbeste Werkzeug für alles”.

Einige PMOs setzen daher als zentrale Plattform Can Do für die gesamte Projekt- und Portfoliosteuerung ein, weil die Fachleute im PMO erhebliche Vorteile aus dessen Einsatz für ihre Arbeit gewinnen können. Oft genannte Gründe für den Einsatz von Can Do sind:

• Der besonders komplexe Bereich des projektübergreifenden Ressourcenmanagements wird realistisch und mit Unterstützung künstlicher Intelligenz innerhalb der Software behandelt.
• Da durch die Software ein Großteil der Datenerhebung, Analyse und Visualisierung an einer zentralen Stelle erfolgt, reduziert sich der rein bürokratische Aufwand für das Team im PMO um 50% bis 75%.
• Es bleibt mehr Zeit, Projektmanagementmethoden und -wissen aufzubauen, Prozesse zu optimieren und die Projektleiter zu trainieren.
• Das PMO hat somit Zeit, das Projektmanagement insgesamt im Unternehmen zu verbessern und damit letztendlich die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens.

Vorteile durch die PMO Software Can Do

Tatsächlich bietet Can Do dem PMO fünf Vorteile, die in dieser Form auch nur von Can Do erreicht werden. Hier die fünf wichtigsten Benefits von Can Do als Ihre PMO Software, kurz zusammengefasst:

Vorteil 1: Alle Daten und Informationen an einer zentralen Stelle

Die Datenmenge im Umfeld von Projekten in den Unternehmen ist riesig. Es geht schließlich um alle Arbeiten der gesamten Belegschaft. Daher ist es notwendig, dass eine PMO Software wie Can Do alle Ebenen und alle Phasen des Projekt- und Tagesgeschäfts vollständig abdeckt.

Dies beginnt bei Projektanträgen über Portfolios und Projektpläne (gemäß den Methodiken agil, Wasserfall oder hybrid) bis hin zu Zeiterfassung und Kostenrechnung.

Weiterhin muss Can Do als zentrale Plattform mit einer Reihe anderer Systeme wie SAP®, JIRA®, HubSpot®, SalesForce® etc. verbunden sein: Auch dort liegen projektrelevante Daten.

Teilweise ist es sogar notwendig, dass sehr individuelle Programme der Unternehmen angebunden werden. Das erklärt, warum Can Do im Bereich der Schnittstellen so leistungsfähig und flexibel ist.

Weiterhin müssen die Daten jederzeit in Echtzeit vorliegen – auch das können im Gegensatz zur PMO Software Can Do nur sehr wenige Systeme.

Durch die Vermeidung jeglicher Redundanz entsteht ein zentraler Blick auf alle projektrelevanten Daten ohne Missverständnisse. Die einzelnen Datenquellen müssen nicht umständlich synchronisiert werden. Die Zeitersparnis für das PMO ist sehr hoch.

Wenn Can Do entsprechend eingerichtet ist, muss das PMO selbst überhaupt keine Daten erfassen, sondern alle anderen Projektbeteiligten erledigen das.  

Das PMO wertet diese Daten nur noch aus, und alle Projekte profitieren von den Erkenntnissen. 

Vorteil 2: Die Künstliche Intelligenz (KI) der PMO Software macht aus den Daten Informationen

Viele eingesetzte Lösungen erlauben eine umfangreiche Erfassung von Daten und deren Visualisierung in großartigen Grafiken und riesigen Listen. Diese Darstellung macht aber aus den Daten noch keine Informationen, die für die Menschen hilfreich wären (sie sind einfach nur nett anzuschauen, vor allem bei einer Produktpräsentation).

Um nützliche Informationen aus Daten zu gewinnen, bedarf es einer Analyse durch Algorithmen oder vorzugsweise durch künstliche Intelligenz. Und nein – eine Summenbildung oder das Verteilen von Daten auf Monate sind keine KI-Analyse.  Can Do analysiert permanent und mit extremem Rechenaufwand die gesamte Datenmenge auf vielen verschiedenen Ebenen. Das Ziel der PMO Software ist es dabei immer, Risiken in der Planung aller Arbeiten zu finden.

Dann wird mithilfe einer KI eine Einschätzung der Dringlichkeit und Auswirkungen für die vielen gefundenen Risiken in der vorhergesagten Zukunft vorgenommen.

Die für die Projekte gefährlichen Risiken werden dann dem PMO gezielt angezeigt.  Die Software reduziert und optimiert den gigantischen, dynamischen Datenbestand so, dass nur die Themen, die das PMO wirklich bearbeiten muss, dargestellt werden.

Der Vorteil für das PMO ist sofort sichtbar. Es werden keine umständlichen Listen durchforstet, sinnlose Datenmengen durchsucht, sondern gezielt die – meist wenigen – wirklich drängenden Probleme sofort gesehen und gezielt gelöst.

Durch dieses zielgerichtete Arbeiten steigt die Effektivität des PMOs genauso an wie die Akzeptanz bei allen anderen Personen.

Das Ergebnis einer KI-gestützten Datenanalyse, Informationserstellung und Risikobewertung in der PMO Software: Wenn das PMO etwas sagt, hören alle zu. 

Vorteil 3: Das gesamte Berichtswesen der PMO Software ist einheitlich und effizient

Es gibt Unternehmen, die nur begrenzte Kenntnisse über ihre aktuellen oder zukünftigen Projekte haben. Darüber hinaus stehen keine verlässlichen Ressourcen-Informationen zur Verfügung; sowohl über die aktuelle Auslastung des Personals als auch über den zukünftigen Bedarf an Personal oder dessen Fähigkeiten (Skills).

Ein PMO wird dann zur “Schreibstube” degradiert und erstellt aufwendige Berichte (meist in Excel® und PowerPoint®). Es ist nicht selten den ganzen Tag damit beschäftigt, für verschiedene Unternehmensbereiche individuelle Berichte zu erstellen.

Die Can Do-Plattform als PMO Software beendet diese Verschwendung von Zeit.

Da Can Do ein voll objektorientiertes Echtzeitsystem ist, können alle Informationen nahezu beliebig in den Apps visualisiert werden. Dabei werden übliche Verfahren wie EVA, CPM etc. angeboten. Der Unterschied zu anderen Systemen ist die Qualität der Informationen. Die Berichte sind eher Dashboards, die ständig von den Algorithmen und der KI analysiert und um Einschätzungen angereichert werden.

Da die Daten in Echtzeit vorliegen und das Projektgeschäft volatil ist, geht Can Do auch hier auf Wunsch einen anderen Weg, um die Berichte einfacher und besser an die Zielgruppe zu bringen.

Alle Dashboards und Analysen können natürlich mit einem Klick als PDF oder Excel-Datei  exportiert werden.

Die PMO Software Can Do bietet aber noch eine andere, sehr interessante Funktion, die das PMO deutlich entlastet und die Berichtsqualität hebt: Die Berichte und Dashboards sind Apps, also kleine Programme, die im Browser laufen. Daten und Informationen für gewisse Abteilungen, Projekte oder Portfolios werden in diese Apps geladen, analysiert und dargestellt.

Das PMO kann nun einen Link (für den Browser) an den Empfänger schicken, der dies alles beinhaltet. Der Empfänger erhält also keine PDF- oder Excel-Datei, sondern nur einen Link auf die App und ihre für ihn relevanten Daten. Klickt der Empfänger auf diesen Link, wird der Bericht oder die Analyse in diesem Moment generiert und angezeigt. Das Ergebnis ist also der aktuelle Wissenstand der Informationen des Unternehmens und keine veralteten Daten, die in einem PDF-File stehen. Er kann sich diesen Link nun im Browser speichern und sich die Informationen abrufen, wann immer er will. Das PMO muss nun nichts mehr tun. Die Informationen wurden durch Can Do von einer Bringschuld (des PMOs) in eine Holschuld (durch das Management) gewandelt.

Nicht mehr das PMO ist verantwortlich dafür, dass das Management informiert ist, sondern das Management selbst. 

Vorteil 4: Jede Methode wird in der PMO Software unterstützt 

Projektmanagement ist ein Wissens- und Fachgebiet. Es wird ständig verbessert und erweitert. So existieren heute viele Standards, Methoden und Verfahren, die alle einem Prinzip unterliegen. Dabei geht es immer um „Wer macht was – und wann“.

Can Do unterstützt hier alle gängigen Methoden. Egal ob es das klassische Wasserfallverfahren, agile Methoden wie Scrum oder sogar hybride Verfahren sind. Das Besondere ist, dass die Methoden und Verfahren in einer Organisation beliebig gemischt werden können. Es ist also möglich, dass es rein agile Projekte mit Scrum und Jira® gibt oder auch reduzierte Modelle wie Tagesgeschäft oder Grundlasten. In der PMO Software Can Do kann alles kombiniert und zusammengefasst werden.

Auch die Planungstiefe ist den Algorithmen und der Künstlichen Intelligenz im Prinzip egal. Es gibt Projektplaner: innen, die sehr detailliert und genau planen; andere eher grob und ungenau. Beides ist parallel möglich, und die KI ist trotzdem verlässlich und auskunftsfähig. Der Vorteil für das PMO ist eine Reduktion von Diskussionen über das „richtige Planen“ mit allen Akteuren im Unternehmen. Es muss bei der Methode eben kein Konsens gefunden werden. Jeder kann (fast) planen wie er will, Can Do kann damit umgehen.

Eine erhebliche Einsparung von unnötiger Diskussionszeit und – vor allem – Nerven ist hier der Nutzen für das PMO. 

Vorteil 5: Akzeptanz durch die PMO Software

In vielen Unternehmen wird die Planung nicht ernst genommen. Niemand glaubt an die Planung und niemand glaubt der aktuellen Einschätzung der Situation. Statistiken, die beschreiben, dass 90% aller Projekte scheitern, also länger brauchen oder sich aufwendiger als geplant herausstellen, vergessen eine Tatsache: Die Planungen waren bereits beim Projektstart vollkommen unrealistisch.

Aber warum ist das so?

Die Planungen sind oft Wunschvorstellungen und rein optimistische Annahmen. Planungen können aber auch aus unternehmenspolitischen Gründen eine bestimmte Richtung einschlagen, um das Management nicht nervös zu machen. Das sind einige der Ursachen für eine geringe Akzeptanz der Projektplanung, aber meist wird ein anderer Umstand zu wenig berücksichtigt:

Planung ist Vorhersage – und diese kann nie genau sein. Diese Tatsache ignorierend, können Planungsdaten in den meisten Anwendungen nicht ungenau hinterlegt werden. Die verwendete Software erzwingt bei den Anwendern genaue Daten, egal wie weit Projekte und deren Arbeiten in der Zukunft liegen. Es entsteht eine Scheingenauigkeit, die mit der Realität absolut nichts zu tun hat. So wird aus der Schätzung „im April“ eben der genaue 1. April oder aus einer Aufwandschätzung von 150-200 Personentagen 175 Personentage. Aber nicht, weil das realistisch wäre, sondern weil es die Konventionen der verwendeten PMO Software dem PMO so abverlangen.

Diese Pseudoplanung wird von den handelnden Personen natürlich in der Realität überprüft und eben als unrealistisch erkannt. So ist es für die Menschen im Unternehmen nicht mehr sinnvoll, dieser Planung zu glauben und entsprechen zu handeln. Die Planung wird  also ignoriert. Ein Zustand, der für ein PMO katastrophal ist, denn das PMO lebt natürlich von seiner Glaubwürdigkeit.

Die PMO Software Can Do ist als einziges System im Markt in der Lage, ungenaue Daten zu akzeptieren und damit perfekt umgehen zu können. Es geht nicht primär darum, dass im System ein Meilenstein auf „irgendwann im Mai“ oder eine Aufwandschätzung mit „sagen wir 20 – 30 Personentage“ erfasst werden kann, sondern darum, wie die Software damit umgeht. Solche Informationen sind der Alptraum aller Softwareentwickler, denn sie deuten sehr stark auf einen sogenannten exponentiellen Faktor hin. Durch die Ungenauigkeit gibt es viele Varianten der Zukunft. Der oben erwähnte Meilenstein kann eben am ersten Mai, zweiten Mai, dritten Mai etc. geschafft werden. Alles im Intervall vom ersten Tag im Mai bis zum letzten Tag im Mai ist in der Planung akzeptabel.

Würde der Meilenstein – weil die eingesetzte Software nur genaue Eingaben erlaubt – auf den ersten Mai platziert werden, wäre der zweite Mai eine Abweichung, die Auswirkungen im PMO hätte. Ist ein Projekt gescheitert, wenn ein Meilenstein einen Tag später erfüllt wird, als es vor 2 Jahren geplant wurde? Das kann je nach Projekt und Branche zwar durchaus so sein, ist in der Praxis aber selten.

Die KI der PMO Software Can Do kann mit diesen ungenauen Daten – Intervallen – umgehen und rechnet (in Echtzeit) alle Varianten aller Zukünfte aus. Darüber hinaus schätzt die KI die Eintrittswahrscheinlichkeit aller dieser Zukünfte ein und gewichtet dabei das Eintrittsrisiko.

Das klingt kompliziert, und das ist es auch. Das Team im PMO muss sich damit aber nicht beschäftigen. Der Vorteil, dass auch ungenaue Daten aufgenommen werden können, erspart Diskussionen und erhöht die Glaubwürdigkeit der Analysen des PMOs erheblich. Fachleute, die um Einschätzungen gebeten werden (sei es Zeiten, Aufwände oder Kosten), drücken durch ihre ungenaue Angabe von Werten den aktuellen Wissenstand aus.

Diese Information ist wertvoll und darf nicht verloren gehen. Eine Umwandlung in einen genauen Pseudowert, weil Excel® oder ein anderes System genaue Daten fordert, ist nicht akzeptabel und wird von eben diesen Fachleuten nicht goutiert.

Auf dieser Basis analysiert, bewertet und dokumentiert nun das PMO die Informationen. Werden die echten Daten der Fachleute verwendet, wird diesen Daten geglaubt. Werden diese Daten verfälscht, eben nicht.

Der Vorteil ist also klar: Das PMO lebt von der Glaubwürdigkeit seiner Analysen und Handlungen. Diese Glaubwürdigkeit kann nur mit modernen Systemen wie beispielsweise der PMO Software Can Do erreicht werden. 

Fazit

Can Do, die Plattform und PMO Software für das gesamte Projektumfeld mit all seinen Rollen, spielt insbesondere im Project Management Office ihre Vorteile aus. Vor allem verhilft die vorausschauende PM-Software mit KI dem PMO (wieder) zu der Bedeutung, die ihm als entscheidende Instanz im Projektmanagement zusteht.