Die Folgen? Anfragen und Beschwerden häufen sich, während der Fokus auf das Vertragswesen schwindet. So bleiben Gelder liegen, Verträge laufen aus und wichtige Anfragen werden übersehen. Ohne die Unterstützung von Automationen, droht nahezu jeder Konzern langsam unter der Last von Daten, Anfragen und Dokumenten zu ertrinken.

"Richtig eingesetzte Automationen tragen dazu bei, den Arbeitsalltag zu erleichtern und die Effizienz in zahlreichen Abteilungen zu maximieren", 

so Alexander Steiner, Chief Solution Architect und Technology Evangelist bei meta:proc.
Automationen ermöglichen Unternehmen trotz der steigenden Anforderungen den Überblick zu behalten und mit den aktuellen Entwicklungen Schritt zu halten.

Sie erlauben dabei eine Neuausrichtung des Fokus im Alltagsgeschäft:
Drohende Datenfluten werden durch fehlerfreie, ineinander übergreifende Systeme aufgefangen und automatisch bearbeitet. So bleiben weder Verträge liegen, noch gehen Gelder verloren. Gleichzeitig werden Mitarbeiter:innen langfristig entlastet, jedoch keinesfalls ersetzt.

Um Automation wirklich erfolgreich einsetzen zu können, sollten Unternehmen laut Steiner in jedem Fall Experten zu Rate ziehen. Neben einer möglichst präzisen Vorarbeit, in der sämtliche Prozesse lückenlos dokumentiert werden, ist eine klare Definition der zu automatisierenden Prozesse Grundvoraussetzung. Unsaubere Dokumentationen führen im späteren Verlauf zu fehlerhaften und teilweise unbrauchbaren Ergebnissen. Um diese Fehler zu verhindern, werden tiefergehende Anwender- und Expertenkenntnisse benötigt.

So funktioniert eine automatisierte Prozesslandschaft

Steiner ist sich sicher: mit meta:proc steht Unternehmen ein qualifizierter Partner zur Seite. Die meta:suite ermöglicht dabei sichere und fehlerfrei agierende Automatisierungen.

BPMN 2.0 und Automation greifen hier ineinander. So kommt ein fehlerfreies, bereichsübergreifendes Automatisierungskonzept zustande, welches die verschiedenen Pain Points der EVU aufgreift und umsetzt.

Während durch Automation genau die Probleme bewältigt werden können, die viel Zeit kosten und für die Datenflut verantwortlich sind, ermöglicht BPMN 2.0 als einheitliche Systemsprache eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.

Eine Symbiose aus Front- und Backend führt letztendlich dazu, dass Prozessabläufe flexibel und automatisch gestaltet werden.

So können Unternehmen beispielsweise den Kundenservice entlasten: Eine automatische Sortierung und Kategorisierung von Kundenanfragen nimmt den Mitarbeitern repetitive Aufgaben ab und ermöglicht eine effizientere Nutzung der Arbeitszeit.

Viel größer ist aufgrund der jüngsten Ereignisse allerdings das Potenzial eines automatisierten Vertragswesens. Dieses zeigt den EVU unter anderem ob und wann ein Vertrag ausläuft, welche Preisänderungen vorgenommen werden können und inwiefern Kund:innen das Recht auf eine außerordentliche Kündigung haben.

Die meta:suite bindet Automatisierungen problemlos in bestehende Prozesse ein

Der Einsatz der Automatisierung erfolgt bei meta:proc Schritt für Schritt. Für eine einwandfreie Automatisierung analysieren Experten zunächst den IST-Zustand eines Systems. Dazu werden alle zu automatisierenden Prozesse auf ihre Vollständigkeit geprüft und wenn nötig überarbeitet. Nun werden einzelne Prozesse definiert, die es ermöglichen, den gewünschten Soll Zustand zu erreichen. Entscheidend ist dafür eine Trennung der prozessualen Aktionen von den technisch ausführenden Komponenten. Bei einer fehlerfreien Durchführung können Prozesse nach und nach an Automationen überführt werden.

Doch auch hier hört die Arbeit von Alexander Steiner noch nicht auf. Wichtig sei es nun, die Automationen zu überwachen und laufend zu optimieren, da gerade während der Anfangsphase kleinere Komplikationen durch Dokumentationslücken entstehen können.

Durch unklare Definitionen oder fehlerhafte Prozessübergaben entstehen oftmals  Probleme bei einzelnen Automatisierungen. Wenn beispielsweise die Ablaufdaten eines Vertrages automatisch erfasst und die entsprechenden Kunden frühzeitig benachrichtigt werden sollen, ist es erforderlich, dass die Vertragsdokumente einheitlich gestaltet wurden. Bei Altverträgen kann diese Anforderung ein Hindernis darstellen, sofern diese sich von dem Muster eines Neuvertrages unterscheiden.

Derartige Probleme könne laut Steiner jeder Energieversorger durch eine bereichsübergreifende Gestaltung und eine einheitliche Systemsprache lösen. Dann entfalten die Automatisierungen der meta:suite ihr volles Potenzial.

Zeit ist ein Faktor, der angesichts einer baldigen Gaspreisbremse nur begrenzt vorhanden ist! 

Genau aus diesem Grund ist ein sofortiges Handeln seitens der EVU erforderlich. Als Experte weiß Steiner, dass mit jeder kleinsten Automatisierung eine Routine in den Arbeitsalltag einzieht, die dabei hilft, Ordnung in Folgeprozesse zu bringen. Deshalb startet der meta:agent damit, kleinere Prozesse zu automatisieren, um eine schnelle Entlastung der Datenflut zu ermöglichen.

Durch Automationen bekommen EVU die Chance, einer unüberschaubaren Datenflut und somit auch einer möglicherweise drohenden Insolvenz zu entkommen. Eine klare und detaillierte Prozessübersicht verschafft Zeit und entlastet Mitarbeiter:innen an genau den Stellen, wo aktuell lange Bearbeitungszeiten zum Hindernis werden.

Mit einem Automatisierungsfahrplan können vom Kundenservice bis zum Vertrags- und Rechnungswesen sämtliche Schritte an Automationen überführt und laufend optimiert werden. Die Anzahl der unvollständigen oder liegen gebliebenen Aufgaben wird auf ein Minimum reduziert und Gelder gehen nicht mehr “verloren.”

Fazit

Die vorliegenden Beispiele zeigen deutlich, welche Effizienz für EVU selbst in den kleinsten Automationen steckt. Arbeitnehmer:innen werden entlastet, Gelder fließen und das Vertragswesen regelt sich im Grunde von selbst. Der Fokus kann auf wichtige Ereignisse im Tagesgeschäft gelegt werden. Auf langfristige Sicht haben Automationen für verschiedenste Bereiche eine wichtige Bedeutung:

–  Der Kundenservice wird maximiert und Kundenanliegen lassen sich schneller bearbeiten

– Mitarbeiter:innen werden langfristig entlastet

– Anfragen, Verträge oder Rechnungen werden automatisch bearbeitet

– Kommunikation wird bereichsübergreifend möglich

– Gelder werden effizient eingesetzt und der Geldfluss stabilisiert

Es spielt keine Rolle, wie groß die drohende Datenflut letztendlich ist. Durch Automationen kann in jedem Bereich eine Abhilfe geschaffen werden. Für betroffene Energieversorger bedeutet das eine Transformation der Systeme in Richtung Digitalisierung und somit einen Schritt in die Zukunft. Wichtig ist, diesen Schritt in Begleitung eines Experten zu gehen, um möglichen Fehlern, Hindernissen und Problemen vorzubeugen.

meta:proc als starker Partner, schafft die notwendigen technischen Voraussetzungen für eine reibungslose Automatisierung vorhandener Prozesse und unterstützt Unternehmen dabei, die aktuelle Krise zu bewältigen.