HUMANEXX kennt als mittelständisches Beratungshaus für Personal- und Transformationsmanagement die Anforderungen an moderne HR-Prozesse detailliert aus vielen Engagements in unterschiedlichen Branchen. Als externe Personalabteilung mehrerer Unternehmen suchte HUMANEXX eine verlässliche Lösung zur Digitalisierung von Personalakten und HR-Prozessen, die eine exzellente Usability bietet und dabei einfach einzuführen und zu nutzen ist.

HUMANEXX war es in diesem Projekt wichtig, einen besonderen Fokus auf die Anwender zu legen. Dieser Anspruch deckt sich mit dem Beratungsansatz von Hanselmann & Cie.: Mit der Abkehr von einer IT-zentrischen Sicht zugunsten von Nutzerorientierung und individueller Prozessberatung entstehen Lösungen, die den Nutzer in den Mittelpunkt stellen. Nach einer ausführlichen Prozessanalyse in anregenden Workshops haben die HR-Spezialisten von HUMANEXX und die Berater von Hanselmann & Compagnie auf Basis der M-Files-Plattform eine neue Lösung für das digitale Management von Personalakten entwickelt. Aus ihrer gebündelten Expertise in den Bereichen HR-Prozesse und nutzerorientierte Prozessoptimierung entstand die digitale Personalakte, die durch eine individuelle Ausgestaltung von Prozessen, Effizienz bis ins Detail, Wirtschaftlichkeit und schnellem ROI überzeugt. HUMANEXX und Hanselmann & Compagnie setzen diese Lösung nun nicht nur im eigenen Hause ein, sondern bieten sie auch Kunden als individuell anpassbare Software-as-a-Service an.

„Die digitale Personalakte auf der Basis von M-Files sorgt für Transparenz in den Prozessen – beispielsweise bei der Durchführung von Mitarbeitergesprächen. Zudem gibt sie uns das gute Gefühl, dass Daten und Dokumente jederzeit bestmöglich geschützt sind und wir die Auflagen des Datenschutzes zuverlässig erfüllen können“, sagt Antonia Scherzer, HR Consultant, HUMANEXX GmbH.

Die metadatengesteuerte M-Files-Plattform erlaubt flexible Sichten und sichere Zugriffssteuerungen. Für die Bereitstellung von Dokumenten müssen diese nicht per E-Mail aus der Hand gegeben werden, sondern können über sichere Links direkt in M-Files eingesehen werden – auch von Externen. Dabei kann die Gültigkeit des Links zeitlich limitiert und können die Nutzungsmöglichkeiten wie Kopieren oder Drucken eingeschränkt werden. Alle Zugriffe lassen sich dabei rechtssicher protokollieren. Die Einhaltung von Datenschutzregeln ist nicht mehr dem Zufall oder Goodwill überlassen, sondern wird systemseitig durchgesetzt. Für die wesentlichen Prozesse bietet die Lösung vorgefertigte Workflows. Über den gesamten Lebenszyklus von HR-Dokumenten hinweg steuert M-Files den Prozess transparent und übersichtlich und sorgt für die stets richtige Ablage und Handhabung. „Unser Beratungsansatz stellt die Nutzenden in den Mittelpunkt. Mit M-Files können wir unsere nutzerzentrierten Ideen und modernen Prozesse effizient umsetzen", so Bernhard S. Braun, Leiter Business Unit Digital bei Hanselmann & Compagnie.

Die vollständige Case Study über metadatengesteuertes Dokumentenmanagement mit M-Files steht hier bereit: https://ressourcen.m-files.com/…

Interessenten können auch an einer Live-Vorführung der digitalen Personalakte mit einem Kundenbeispiel teilnehmen. Zur Anmeldung geht es hier: https://hcie-consulting.de/…

Über Hanselmann & Compagnie
Hanselmann & Compagnie ist eine mittelständische und inhabergeführte Unternehmensberatung fokussiert auf unternehmerische Funktionen und dezidierte Branchen. In diesen Funktionen verfügt das Unternehmen über hohe methodische Kompetenz und ist durch Erfahrung, umgesetzte Projekte und übernommene Mandate sehr industrienah positioniert. Als Partner von M-Files treibt Hanselmann & Cie. die digitale Transformation seiner Kunden voran.

Zusammenfassung
Aus der Zusammenarbeit der HR-Spezialisten von HUMANEXX mit den Prozessoptimierern von Hanselmann & Cie. ist auf Basis der M-Files-Plattform eine neue Lösung für das digitale Management von Personalunterlagen entstanden.

Keywords
Personalakte, HR-Prozesse, nutzerzentriert, metadatengetriebenes Informationsmanagement, Dokumentenmanagement