Wissensmanagement scheitert in der Praxis oft am unzureichenden Management von Informationen, denn relevante Informationen müssen mühsam gesucht werden und dabei sind häufig detaillierte Kenntnisse über die Ablagestruktur notwendig.

„Im Zuge der digitalen Transformation erleben wir im Information-Management-Alltag einen massiven Anstieg der Datenmengen, die aus unterschiedlichsten Datenquellen generiert, verarbeitet und archiviert werden müssen. Sollen aber alle Mitarbeitenden einen effizienten Zugriff auf relevante Informationen haben, stoßen viele Unternehmen an ihre Grenzen. Langes Suchen nach den richtigen Dokumenten belastet die Produktivität, birgt Fehlerquellen und senkt die Mitarbeitermotivation“, sagt Alexander Füller, Key Account Manager bei M-Files.

M-Files bietet hier einen erfrischend anderen Zugang zu den gesuchten Informationen durch die Verwendung des „Was-statt-wo-Prinzips“. Nutzer beschreiben, was sie suchen – beispielsweise einen Vertrag zum Projekt XYZ und etwaige Zusatzabsprachen – und M-Files bietet die relevanten Dokumente in einer Übersicht an – unabhängig davon, wo sie konkret abgelegt sind. Das wird ermöglicht durch die logische Zusammenführung aller Datenablagen im Unternehmen sowie die intensive Nutzung von Metadaten zur Verknüpfung und Klassifizierung.

Auf der Konferenz stellen Experten von M-Files dieses nutzerfreundliche Prinzip vor und erläutern, warum Metadaten für Wissensmanagement und Collaboration unabdingbar sind. Das metadatengesteuerte Informationsmanagement stellt sicher, dass die Benutzenden Inhalte auf der Grundlage einer einfachen, Google-ähnlichen Suche finden und die Informationen im richtigen Kontext, orts- und geräteunabhängig angezeigt und genutzt werden können. Bestehende Datensilos werden damit aufgelöst. Zudem können Metadaten und insbesondere die darin enthaltene Klassifizierung genutzt werden, um die richtige Behandlung von Informationen zu steuern. So können Workflows und Genehmigungsprozesse eingehalten, sensible Informationen besonders geschützt und andere Governance-Aspekte wie beispielsweise Aufbewahrungsfristen automatisiert werden.

„Die meisten Informationsmanagement-Lösungen basieren noch immer auf Ordnern. Das hat zur Folge, dass die Nutzerinnen und Nutzer sich merken müssen, wo sie etwas gespeichert haben. M-Files hat das geändert und ermöglicht es den Benutzenden nun, sich darauf zu konzentrieren, welche Informationen sie suchen und nicht darauf, wo diese gespeichert sind“, betont Joachim Bleicher, Sales Engineer bei M-Files, den besonderen Nutzen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen.

Die Wissensmanagement-Tage finden am 25. und 26. Oktober 2022 in Präsenz in Stuttgart statt. Unter dem Motto: „New Work, New Mindset – More Knowledge“ beleuchten Expertinnen und Experten aus verschiedensten Unternehmen, wie sich ihr Umgang mit der Ressource Wissen und damit verbunden ihre Wissensstrategie im Zuge der Pandemie verändert hat.

Mehr Informationen zur M-Files Plattform für metadatengesteuertes Informationsmanagement:
https://www.m-files.com/de/

Konkrete Fallbeispiele für gelungene Projekte zur digitalen Transformation von Prozessen:
https://ressourcen.m-files.com/fallstudien