Service-Manager haben täglich die Aufgabe, alle verfügbaren Ressourcen so effizient wie möglich einzuplanen, um Reise- und Leerlaufzeiten zu minimieren und dennoch alle eingehenden Anfragen und Aufträge zu bearbeiten. Nur wenn dies gelingt, kann das Unternehmen einen guten und zuverlässigen Serviceaußendienst auf die Beine stellen.

ZU VIELE TOOLS ERSCHWEREN DIE EINSATZPLANUNG 

Um dies zu erreichen, nutzen viele Unternehmen eine Vielzahl von Werkzeugen bei der Organisation von Außendienstaufträgen in der Serviceabteilung:

Die Kund:innen wenden sich an den Helpdesk. Dieser erteilt Auskünfte oder leitet die erfassten Aufträge per Mail oder interner Beauftragung weiter. Die Verfügbarkeit des Servicepersonals wird durch die HR-Software oder persönlichem Kalender bestimmt. Die Termine werden manuell von Disponent:innen oder Servicemitarbeiter:innen festgelegt, die für die Routenplanung einfache Karten oder kostenlose Routenplaner wie Google Maps verwenden. Die Kommunikation erfolgt per Telefon, Mail oder Messenger und Termine oder Aufträge werden in einem gemeinsamen Kalender oder sogar in Outlook festgehalten.

Das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern schafft oft auch mehr Arbeit. Jeder Termin muss in vielen Systemen mehrfach erfasst und abgeglichen werden, und es fehlt die Transparenz in der Auftragsplanung. Ein solches System birgt die Gefahr von Fehlern in sich und ist nur mit erheblichem Aufwand effektiv zu betreiben.

WIE DIE AUFTRAGSPLANUNG IM SERVICEAUSSENDIENST LEICHTER GEHT

Die Digitalisierung des Außendienstes bietet eine fantastische Chance, die Auftragsplanung zu verschlanken und effizienter zu machen: Mit der richtigen Software können Sie alle relevanten Informationen und Daten an einem Ort bündeln, statt alte Prozesse eins zu eins in die digitale Welt zu übertragen. Das macht Ihre Arbeit im Serviceaußendienst deutlich einfacher und produktiver:

• Alle Daten über Servicemitarbeiter, Kunden und Aufträge in einem System zu haben, verbessert die Organisation
• Die direkte Integration von Kommunikationstools ermöglicht eine nahtlose Verbindung zwischen den Abteilungen
• Die automatische Verbindung und Synchronisation mit anderen Abteilungen und Programmen vereinfacht die Auftragsabwicklung
• Optimierte Einsatz- und Tourenplanung nach gewünschten Parametern schafft einen schlankeren Betrieb und führt zu Kosteneinsparungen
• Die optimierte Planung sorgt für eine geringere Fehlerquote und weniger Fehlbesuche

SPEZIALSOFTWARE ERMÖGLICHT EINE EFFEKTIVE ZEIT- UND TOURENPLANUNG

Die Auftragsplanung im Serviceaußendienst ist heute effizienter, einfacher und schneller dank spezialisierter Software-Tools für die Termin- und Tourenplanung. Sie berücksichtigen alle Randbedingungen der Auftragsplanung und berechnen die optimalen Einsätze und Touren.

Von dieser Methode profitieren nicht nur Ihre Disponent:innen, sondern auch die Mitarbeiter:innen im Außendienst. Vor allem in Verbindung mit einer Außendienst-App entfaltet eine auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte Tourenplanungssoftware ihr volles Potenzial:

• Die Kundendienstteams können die Kunden schneller erreichen
• Kürzere Anfahrtswege sparen Geld und Zeit
• Mehr Zeit für die eigentliche Arbeit beim Kunden
• Gesteigerte Effizienz führt zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit
• Die Kommunikation zwischen Innendienst und Außendienst wird leichter
• Digitale Prozesse erleichtern die Dokumentation und Auftragsabwicklung

WIE IHRE KUND:INNEN VON EINER EFFEKTIVEN AUFTRAGSPLANUNG PROFITIEREN

Letztendlich besteht die Aufgabe des Kundendienstes darin, die Kund:innen zufriedenzustellen. Dies obliegt im Allgemeinen den Mitarbeiter:innen, die direkt mit ihnen interagieren. Ein gut koordinierter Plan für den Serviceaußendienst ist dabei äußerst hilfreich:

Sie halten Fristen ein und haben mehr Sicherheit bei der Terminplanung. Und im Falle eines unerwarteten Ad-hoc-Auftrages oder Problems können Sie schnell reagieren. Auch Ihre Kund:innen werden es zu schätzen wissen, dass Sie über die Ankunftszeiten des Außendienstes informiert werden. Mit einer solch effizienten Planung wird Ihre Erfolgsquote bei Serviceeinsätzen hoch sein.

MODERNE SOFTWARE FÜR DIE AUFTRAGSPLANUNG IM SERVICEAUSSENDIENST

Damit Unternehmen den heutigen Herausforderungen im Kundenaußendienst begegnen können, entwickelt FLS moderne Softwarelösungen für die Termin- und Tourenplanung sowie die Auftragssteuerung. So dient zum Beispiel das System FLS VISITOUR einer effizienten Planung und Disposition des Außendienstes. Der intelligente Algorithmus des Programms berechnet anhand verschiedener Parameter den optimalen Einsatz Ihrer Außendienstler:innen und Ihres Fuhrparks und spart Ihnen so enorm viel Zeit bei der Terminplanung. FLS VISITOUR hält viele weitere Vorteile bereit, die sowohl Ihrem Innendienst und Ihren Service Manager:innen als auch Ihren Kund:innen die Planung erleichtern:

• Optimiert automatisch Routen und Termine in Echtzeit
• Passt sich sofort an kurzfristig auftretende Änderungen oder Notfälle an
• Datenverwaltung: Behält den Überblick über alle Mitarbeiter, Objekte, Kunden und Auftragsarten
• Kommunikation und Datenaustausch mit Außendienstmitarbeitern und Kunden
• Vorhersagen für erwartete Termindauer
• Flexible Anbindung an ERP- und CRM-Lösungen
• Höchste Sicherheitsstandards schützen sensible Unternehmens- und Kundendaten

LOHNT SICH FÜR SIE EINE SPEZIALISIERTE SOFTWARE FÜR DIE AUFTRAGSPLANUNG IM SERVICEAUSSENDIENST ? 

Sie haben kein großes Team im Außendienst und fragen sich daher, ob sich für Sie eine Software zur Termin- und Tourenplanung wirklich lohnt? – Optimierte Aufträge und Touren sind für einen effizienten Service unerlässlich, gerade bei einer begrenzten Anzahl von Mitarbeiter:innen im Außendienst.

Die ersten digitalen Schritte für Ihr Unternehmen bzw. Ihren Service können dabei eine große Herausforderung sein. Unsere Schwesterfirma mobileX bietet gerade für diesen Fall eine einfache Lösung: die mobileX ServicePlatform. Mit dieser Cloud-Lösung lassen sich Service- und Wartungsprozesse schnell und einfach digitalisieren, verschlanken und verbessern, zu überschaubaren Kosten und mit minimalen Ressourcen im Servicebereich.

IHR WEG ZUR SERVICEOPTIMIERUNG

Ob wenige oder viele Ressourcen im Außendienst – mit modernen Softwarelösungen wird Ihr Serviceaußendienst effizienter. Als Spezialisten für Termin- und Tourenplanung im Serviceaußendienst stehen wir Ihnen zur Seite. Sprechen Sie uns gerne an, um unverbindlich Ihr Optimierungspotenzial zu erfahren: Kontakt und Platz für Ihre Fragen.

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