Rechtzeitig mit der Planung starten

Je früher der Urlaub von Mitarbeitern und Kollegen bekannt ist, desto besser. Fordern Sie daher eine frühzeitige Einreichung oder Abstimmung unter den Kollegen und Abteilungen ein. Zu Jahresbeginn bietet es sich an, eine unverbindliche Umfrage für gewünschte (längere) Urlaube zu machen, um einen ersten Überblick zu erhalten. Gibt es hier bereits Auffälligkeiten, kann man frühzeitig reagieren und Kompromisse finden. Ändern sich einzelne Daten noch mal, ist das kein Problem, und auch ein spontanes verlängertes Wochenende fällt meist nicht ins Gewicht. Grundsätzlich kann ein Urlaubsantrag zwar nicht ohne gute Begründung vom Arbeitgeber abgelehnt werden, bei dringenden betrieblichen Belangen allerdings schon. Dies ist dann der Fall, wenn erhebliche betriebliche Beeinträchtigungen drohen, z. B. durch den Ausfall einer ganzen Abteilung wegen Abwesenheit.

Bestimmte soziale Gesichtspunkte sollten sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber berücksichtigen: Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern können nur innerhalb der Schulferien einen gemeinsamen Urlaub machen, hier sollte dann ggf. Vorrang gegeben werden. Das Gleiche gilt, wenn der Partner als Lehrkraft arbeitet. Auch an beliebten Terminen mit Brückentagen um Ostern oder Pfingsten wird gerne Urlaub genommen, da meist Urlaubskontingent eingespart werden kann. Achten Sie auf eine faire Verteilung und offene Abstimmung untereinander. Nach dem „First-come-first-serve“-Prinzip zu handeln, ist nicht immer empfehlenswert.

Regeln für die Urlaubsplanung aufstellen

Klare Regelungen für Urlaube erleichtern die Koordination für alle Beteiligten. Einige Betriebe wie z. B. Arztpraxen machen Betriebsurlaub, denn bei Abwesenheit des Arztes ist ein Praxisbetrieb nicht mehr möglich. Auch bei Brückentagen setzen einige Firmen auf einen Betriebsschluss. Dieser Anteil darf aber maximal 60 Prozent des Urlaubskontingents betragen, der Rest muss dem Arbeitnehmer frei zur Verfügung stehen. Ebenso festzuhalten ist, bis wann der Resturlaub abgebaut sein muss, bevor er verfällt. Unterschiedliche Gründe führen auch mal dazu, dass ein Mitarbeiter zum Ende des Jahres noch Urlaub offen hat. Die gesetzlich vorgegebene Frist liegt beim Jahresende, oft stellen Unternehmen jedoch auch individuelle Regelungen auf, die bis zum Ende des ersten Quartals oder sogar darüber hinaus gehen. Zusätzlich sollte definiert sein, wie der Urlaub untereinander abzustimmen ist: Wer ist für die Freigaben verantwortlich, müssen Vertretungen angegeben werden, wie wird ein Antrag eingereicht und bis wann sollen Urlaubsanträge beim Vorgesetzten eingehen? Diese Regelungen müssen für alle klar und transparent kommuniziert werden, dabei darf sich niemand benachteiligt fühlen.

Bedarfsplanung der Firma beachten

Zu betrachten ist auch die Bedarfsplanung innerhalb des Unternehmens. Gibt es bestimmte Zeiträume im Jahr, in denen der Betrieb auf Hochtouren läuft, sollte dies für Urlaube und den daraus möglicherweise resultierenden Personalengpass berücksichtigt werden. In Hotel- und Gastrobetrieben ist z. B. während der Sommerferien Hochsaison, im Einzelhandel hingegen ist kurz vor Weihnachten und am „Black Friday“ mit hohem Ansturm zu rechnen. Um Engpässen entgegenzuwirken, kann darum gebeten werden, den Urlaub außerhalb der heißen Phasen zu legen. Auch das muss aber kommuniziert sein. Es bringt schließlich wenig, wenn sich ein bis zwei Kollegen während der Abwesenheit anderer aufarbeiten und dann selbst im Anschluss einen Erholungsurlaub brauchen oder durch Belastung krank werden. Sind solche Phasen bekannt, sollten Unternehmen auch rechtzeitig den Einsatz externer oder freier Mitarbeiter in Erwägung ziehen und einplanen.

Der optimale Ablauf eines Urlaubsantrags

Wie der Urlaubsantrag eingereicht werden muss, z. B. per E-Mail, über ein zentrales System oder über ein Postfach, wird in jedem Unternehmen unterschiedlich gehandhabt. In den Grundzügen läuft ein optimaler Urlaubsantrag wie folgt ab:

• Den Urlaubswunsch im Team besprechen.
• Im Vorfeld nach einer Vertretung suchen oder bei einer festen Regelung die Vertretung informieren.
• Den Urlaubsantrag an die Führungskraft oder die Personalabteilung schicken.
• Auf die Genehmigung warten und bei Verzögerung nachfragen.
• Nach Freigabe werden das Team und die Vertretung noch mal informiert.
• Die Abwesenheit wird im Kalender vermerkt, optional auch im Kalender der Vertretung und des Teams.
• Überprüfen der restlichen Urlaubstage.

Einfacheres Urlaubsmanagement durch automatisierte Prozesse

Urlaubsmanagement bedeutet Verwaltungsaufwand für Personalverantwortliche. Automatisierte Prozesse durch eine HR-Software vereinfachen die Urlaubsverwaltung für Mitarbeiter, Vorgesetzte und Personaler erheblich. Über die z. B. in der TOPIX Personalverwaltung eingebettete Antragsverwaltung können die Mitarbeiter im Unternehmen ihre Anträge selbstständig im System erfassen. In den Einstellungen kann hinterlegt werden, wer welche Urlaube genehmigen muss und bis wann eine Freigabe erteilt werden soll. Auch von unterwegs haben die Mitarbeiter mittels Web-Client Zugang zur Antragsverwaltung und können Daten eingeben, löschen und ändern. Zur Genehmigung durch die zuständigen Vorgesetzten und zur Kenntnisnahme für die Kollegen können die erstellten Anträge automatisch per E-Mail versendet werden. Nach Genehmigung werden Urlaube mit dem Kalender synchronisiert, und restliche Urlaubstage können jederzeit ohne Nachfragen eingesehen werden. Als Personaler haben Sie dabei immer alle Daten im Blick.

Fazit

Erholte und gesunde Mitarbeiter sind wichtig für das Unternehmen. Mit guter Koordination, definierten Regeln und einer offenen Kommunikation im Team kann eine entspannte Urlaubsplanung für alle Beteiligten gelingen. Damit auch während der Abwesenheiten alles glatt läuft, empfiehlt es sich, kurz vor bekannten Urlaubsphasen eine Checkliste an die Mitarbeiter zu schicken, wie eine Abwesenheit optimal vorbereitet werden kann. Dazu gehören: Abwesenheitsnotiz einrichten, Termine im Kalender absagen oder verschieben, die Kunden und das Team informieren und eine vollständige Urlaubsübergabe der Vertretung vorzulegen.