Dokumentation in der Projektakte – Wichtiges immer griffbereit

Informationen sind verstreut, werden wild kommuniziert und am Ende weiß niemand so genau, wo was ist und was mit Auftraggebern besprochen wurde. Das ist bei zahlreichen Bauprojekten leider noch immer die Realität. Die Folge: Wartezeiten oder Fehler beim Bau und Unzufriedenheit unter Mitarbeitern.

„Viele Probleme lassen sich mit den richtigen Infos in einer guten Struktur auf ein Minimum reduzieren. In den meisten Fällen ist nämlich schlichtweg der fehlende oder schlechte Informationsfluss die Ursache der Probleme. Mit MemoMeister setzen wir genau dort an. Bei allen Anwendern, egal ob auf der Baustelle und Büro ist alles Wichtige wie Bilder, Protokolle, Pläne, Kommentare und Notizen immer griffbereit”, meint Achim Maisenbacher, einer der Gründer von MemoMeister.

Mit der digitalen Projektakte MemoMeister haben Unternehmen eine Anwendung an der Hand, mit dem Chaos und Zettelwirtschaft bei der Baudokumentation der Vergangenheit angehören. Fünf Jahre nach der Gründung bringt die Freiraum GmbH eine komplett neue Version ihrer Webanwendung heraus. Für die mobilen Anwender auf der Baustelle gibt es zusätzlich eine separate und intuitive App für Android und iOS, welche ebenfalls kontinuierlich weiterentwickelt wird.

Starker Anstieg in der Nutzung der Baudokumentation

In der Regel bleibt die bestehende Branchensoftware im Einsatz und es wird einfach die Baustellendokumentation über MemoMeister abgewickelt bzw. professionalisiert. Das ist für die Unternehmen unkompliziert, da eine Schnittstellenanbindung keine Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz von MemoMeister ist.

“Über die letzten Jahre stieg das Nutzungsverhalten der Anwender stark an. Zusätzlich haben sich immer mehr Unternehmen für MemoMeister entschieden. Ein Grund dafür ist sicherlich, dass es eine tolle Ergänzung zu bestehenden Abläufen ist und das eine gemeinsame digitale Projektakte das WhatsApp-Chaos im Team ersetzt”, so Achim Maisenbacher.

Der starke Anstieg hieß aber auch: Es kamen immer mehr Dateien in Form von ausfüllbaren PDF-Protokolle, Plänen, Kommentaren, Videos etc. hinzu. “Das hat den Rahmen der ersten Version an ein paar Stellen gesprengt“, erklärt Jan Schurkus, ebenfalls Gründer von MemoMeister. „Zudem hat sich auch das Nutzerverhalten gewandelt, so dass es an der Zeit war, zusammen mit unseren Anwendern, eine neue Weboberfläche zu konzipieren und mit unseren Entwicklern umzusetzen. Der Erfolg der letzten Beta-Tests gibt uns recht: Fast alle Beta-Tester wollten nach dem Test auf die neue Anwendung nicht mehr verzichten.”

Schnelle Zugriffszeit, mehr Überblick und einfache Bedienung

Für das Team um Achim Maisenbacher und Jan Schurkus ging es bei der neuen Version von MemoMeister darum, ein Werkzeug anzubieten, für das man kein Systemhaus oder eine aufwändige Schulung braucht. Die Anwendung muss nicht alles vereinen, was technisch möglich ist, sondern was im Alltag nötig ist. Die neue Oberfläche ist ein Wegbereiter für weitere Entwicklungen.

Ganz wesentlich dabei: Die Abläufe weiter zu strukturieren und zu vereinfachen. Denn die Anwender sind keine IT-Experten und wollen es auch nicht werden. Achim Maisenbacher: „Wir wollten in erster Linie eine Lösung, mit der jeder Anwender seine Daten griffbereit hat. Auch das Ablegen von Infos für andere im Team muss möglichst einfach sein. Und zwar so, dass unnötige und ungenaue Kommunikation durch klare Aussagen und nachweisbare Dokumentation ersetzt wird.“