Als Auftragnehmer von Großprojekten, die unter anderen durch öffentliche Auftraggeber beauftragt werden, hatte sich der Kunde entschieden die e-Invoicing-Umstellung anzugehen und zukunftssicher als Unternehmen, tätig auch im Bereich B2G, zu agieren.

Somit sollten Prozesse noch mehr entlastet und weitere Kostenreduzierungen erzielt werden, da eine schnelle Rechnungsübermittlung ohne Medienbrüche erreicht werden konnte.

Die Kundenanforderungen zur Einführung des neuen e-Rechnungprojektes konnten vollständig abgedeckt werden. Im Rahmen des inPuncto Partnernetzwerkes im Bereich e-Rechnungen in SAP unterstützt die Lösung die Eingangsseite, als auch die Ausgangsseite der e-Rechnungsprozesse.

XML-basierenden Rechnungsformaten durch den biz²ScanServer unterstützt

Vor der Einführung des e-Rechnungsprojekts wurde der gescannte Rechnungsstapel und E-Mail/PDF-Rechnungen verarbeitet und via OCR-Technik über den Dokumenten-Massenverarbeiter biz²ScanServer ausgelesen. Zur Verarbeitung definierter e-Rechnungsformate (z.B. ZUGFeRD, XRechnung) sollten zunächst weitere spezifische XML-Eingänge für den biz²ScanServer konfiguriert werden.

Dadurch wird dann den neuen elektronischen Rechnungsformaten ein anderer Verarbeitungs-Mechanismus im biz²ScanServer ausgelöst: Über ein e-Rechnungsformat-spezifischen XML-Parsingmechanismus werden aus der XML-Datei die Rechnungsdaten ausgelesen.

Die Erkennung des Buchungskreises, Kreditors, etc. erfolgt dann ähnlich wie bei OCR/PDF – der ausgelesene Firmenname, Adressdaten, etc. werden mit den SAP-Stammdaten automatisch abgeglichen. Nach dem Freigabeprozess wird die e-Rechnung inkl. Workflowprotokoll dem gebuchten SAP-Beleg angehangen. Somit besteht vollständige Transparenz über den gesamten Prozess!

Schnelle und erfolgreiche Umsetzung des e-Rechnungsprojektes

Das Projekt wurde innerhalb von kurzer Zeit erfolgreich umgesetzt. Die Mitarbeiter konnten bereits nach einer kurzen Einführung direkt loslegen und von allen Vorteilen bei dem Umgang mit den e-Rechnungen profitieren.

Bei Fragen zur Gesamtlösung für e-Invoicing in SAP steht das inPuncto-Team gerne zur Verfügung!