Darüber hinaus kam die Forrester-Studie vom November 2021 zu dem Schluss, dass Unternehmen, die M-Files einsetzen, quantifizierbare Vorteile in Höhe von mehr als 5 Millionen US-Dollar erzielten, die sich aus verbessertem Dokumentenmanagement und intelligenterer Suche, effizienteren Compliance- und Audit-Prozessen sowie höheren Umsätzen ergeben. Die Studie zeigte außerdem, dass die Kunden Einsparungen mit einem Kapitalwert (NPV) in Höhe von 3,68 Millionen US-Dollar erzielen konnten.

In der Studie heißt es: „Die M-Files-Plattform zum metadatengesteuerten Dokumentenmanagement ermöglicht die Organisation und Verarbeitung von Dokumenten und anderen Informationen auf der Grundlage ihres Inhalts. Sie ist nicht abhängig davon, wo die Dokumente gespeichert sind, und muss keine komplexe und unflexible Ordnerhierarchie aufbauen. Mit dieser Metadatenstruktur ermöglicht M-Files es Unternehmen, das Auffinden von Informationen, die Klassifizierung und Indizierung von Dokumenten, die Zuweisung von Berechtigungen, die Initiierung von Workflows und vieles mehr zu rationalisieren und zu automatisieren. […] Vor dem Einsatz von M-Files verfügten die befragten Unternehmen über ältere Dokumenten- und Informationsmanagementlösungen, hatten aber immer noch Probleme mit unübersichtlichen Dokumentenbeständen, dem Auffinden und Austauschen von Dokumenten, der Einhaltung hoher Sicherheits- und Compliance-Standards sowie der Einführung effizienter Dokumentationsprozesse.“

Die Forrester Total Economic Impact™ (TEI)-Studie zeigt viele quantifizierbare Vorteile auf, die Unternehmen durch den Einsatz von M-Files erzielen. Beispiele für diese Kundenvorteile sind:

(1) Um 60% verbesserte Kategorisierung und Verschlagwortung von Dokumenten.
Mit KI und Automatisierungsfunktionen, die in den Kern der Lösung eingebettet sind, automatisiert M-Files den Prozess der Klassifizierung und Verschlagwortung von Dokumenten in allen Abteilungen, um eine bessere Nutzererfahrung für Mitarbeitende und Kunden zu ermöglichen.

(2) Um 40% effizientere Suche nach Dokumenten und Informationen.
M-Files basiert auf einem vollständig metadatenbasierten Ansatz, so dass sich die Benutzer keine Gedanken darüber machen müssen, wo sie Informationen finden, da die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt in dem vom Benutzer benötigten Kontext zur Verfügung stehen.

(3) Um bis zu 25% verbesserte Compliance- und Audit-Prozesse.
M-Files bietet höchste Sicherheitsstandards, um die Sicherheit und den Schutz der Daten von Unternehmen und ihren Kunden zu gewährleisten. Dabei werden für jedes Dokument vollständige Prüfprotokolle erstellt, aus denen hervorgeht, wer auf das Dokument zugegriffen hat und welche Maßnahmen ergriffen wurden.

(4) Mehr Umsatz durch eine bessere Dokumentation.
M-Files bietet Anwendern eine zentrale Informationsquelle, in der alle Informationen angezeigt werden, die sie für fundierte Geschäftsentscheidungen benötigen, die wiederum zu besseren Geschäftsergebnissen führen.

Für die Analyse überführte Forrester Daten aus Kundenbefragungen in ein etabliertes Modell für Organisationen und Finanzen, um die gesamte wirtschaftliche Auswirkung einer Investition in M-Files-Technologie zu ermitteln. Die Ergebnisse zeigen, dass die in der TEI-Studie befragten Kunden die Suche nach Informationen deutlich verbessert, die Produktivität gesteigert und ihren Mitarbeitenden eine effiziente und aufgabenbasierte Zusammenarbeit ermöglicht haben – und das alles innerhalb einer praktischen, umfassenden Plattform. Ein Kunde merkte an: „Mit unserem vorherigen Dokumentenmanagementsystem konnte man ein und dasselbe Dokument sechsmal speichern. Das war nicht so effizient wie bei M-Files, wo man ein Dokument nur einmal speichert und viele, viele verschiedene Möglichkeiten hat, es zu finden.“

„Die Forrester-Studie unterstreicht, wie unser einzigartiger, metadatengesteuerter Ansatz unseren Kunden eine größere Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit, eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und die Möglichkeit für einen besseren Kundenservice bietet“, so Antti Nivala, Gründer und CEO von M-Files. „Die TEI-Studie ergab, dass die Kunden mit M-Files Einsparungen in Höhe von 3,68 Millionen US-Dollar erzielen konnten, die sie auf erweiterte Workflows, automatisierte Prozesse, verbesserte Zusammenarbeit und die Beseitigung von Ineffizienzen zurückführten.“

Mehr Information zu den Kosteneinsparungen und wirtschaftlichen Vorteilen der Nutzung von M-Files finden sich in der vollständigen Forrester-Studie, die hier kostenlos heruntergeladen werden kann: https://bit.ly/…

Die Methodik der Studie, beispielhafte Anwendungsfälle und die Ergebnisse werden am 9. Dezember 2021 in einem gemeinsamen Webinar von Forrester und M-Files vorgestellt, zu dem man sich hier kostenfrei anmelden kann: https://bit.ly/…

Zusammenfassung
Laut einer neuen Studie des unabhängigen Marktforschungsunternehmens Forrester über die wirtschaftlichen Auswirkungen von M-Files beträgt der ROI fast 270 %. Zu den weiteren Vorteilen gehören verbesserte Compliance- und Audit-Prozesse, höhere Umsätze und verbesserte Kundenerfahrungen.

Keywords
Forrester, TEI, Wirtschaftlichkeit, Dokumentenmanagement, DMS, Plattform, intelligentes Informationsmanagement, ECM