Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung (manchmal auch Pro-Forma-Rechnung) ist eine Rechnung, die keine Zahlung bzw. Zahlungsforderung zur Folge hat. Sie ist daher eher als eine Art Kostenvoranschlag oder Beleg zu sehen, der lediglich eine bestimmte Summe nennt und nicht zur Zahlung auffordert.

Im Gegensatz zu einer Handelsrechnung wird eine Proforma-Rechnung beispielsweise ausgestellt, um den Wert einer Warensendung oder Lieferung in ein anderes Land darzulegen, und dient dann zu steuerlichen Zwecken. So können Sie bei Auslandsgeschäften Ware kostenlos an den Empfänger liefern, die Zollerhebung bleibt dabei unberührt. Aber Vorsicht: Der Zoll legt den für die Ware tatsächlich gezahlten Preis zu Grunde. Es ist daher nicht möglich, im Nachhinein eine andere Rechnung mit einem geänderten Preis auszustellen.

Wofür benötigen Sie eine Proforma-Rechnung?

Sind Sie sich unsicher, wann Sie jetzt genau eine Proforma-Rechnung benötigen? Es ist üblich, dass Kaufende in vielen Ländern Angebote für eine Lieferung in Form einer Proforma-Rechnung verlangen, um Devisen zuzuteilen, Akkreditive zu eröffnen oder eine Importlizenz zu erhalten. Vor allem für Zollzwecke bei Außenhandelsgeschäften finden Proforma-Rechnungen Anwendung. Sie werden im Export als Beleg ausgestellt, um den Warenwert z.B. bei den folgenden Vorgängen zu kennzeichnen:

• bei kostenlosen Ersatzteilsendungen (Garantie, Kulanz etc.). D.h. auch zu einem späteren Zeitpunkt darf keine Berechnung erfolgen.
• für die vorübergehende Verwendung von Waren im Ausland.
• für kostenlose Mustersendungen.
• Darüber hinaus verlangen Abnehmer in diversen Ländern Angebote in Form einer Proforma-Rechnung. In diesen Fällen ist die Proforma-Rechnung notwendig für die Zuteilung von Devisen, zur Eröffnung eines Akkreditivs oder für den Erhalt einer Importlizenz.

Was muss eine Proforma-Rechnung enthalten?

Wenn Sie erfahren möchten, welche Informationen und Daten eine Proforma-Rechnung enthalten muss, empfehlen wir Ihnen unser kostenfreies Whitepaper zur Proforma-Rechnung.

Dort erhalten Sie weitere interessante Informationen zu diesem Thema sowie eine Checkliste.

Fazit

Internationaler Handel muss nicht zwingend kompliziert sein. Wenn Sie wissen, wann Sie eine Proforma-Rechnung benötigen und welche Angaben diese enthalten muss, gelingt er Ihnen im Schlaf.