Wer über Beschaffung spricht, der spricht auch über Digitalisierung. Gerade im Einkauf ist die digitale Transformation von Pro­zessen entlang der gesamten Wertschöpfungskette – vom Sourcing über Bestellungen bis hin zur Rechnungsverarbeitung – es­senziell. Das schafft neben Kostenoptimierungen vor allem eins: einen Zeitgewinn. Nur so können Beschaffungsorganisationen als echte Wertetreiber für Unternehmen fungieren. Denn zwischen der täglichen Arbeit an operativen und strategischen Einkaufs­prozessen, den Maßnahmen zur Risikominimierung und Versorgungssicherheit stehen nicht zuletzt die Umsetzung der wichtigs­ten Megatrends wie Nachhaltigkeit auf der Agenda von Beschaffungsteams. Die notwendigen Bedingungen dafür sind wiederum optimal ineinander­laufende, digitale sowie automatisierte Prozesse.

„Seit dem Start des Einkaufsbarometers im Jahr 2019 hat der Digitalisierungsgrad in Beschaffungsorganisationen keine signifikanten Sprünge erlebt. Dass der Mittelstand nach wie vor hinterherhinkt, kann zum Problem werden. Denn mehr und mehr rücken sowohl sozialverantwortliches Handeln als auch Nach­haltigkeit in den Fokus der Wirtschaft. Damit erhöht sich der Digitalisierungsdruck auf Unternehmen und Einkaufsabteilungen“, erklärt Prof. Dr. Kämpf, Leiter der Studie und Dozent an der ESB Business School. „Und auch die Learnings aus der Pandemie zeigen: Digitalisierung und Nachhaltigkeit sind nicht nur „nice to have“. Das betrifft die Beschaffung unmittelbar. Zwischen „Müssen“ und „Wollen“ sitzt der Einkauf einmal mehr am Schalthebel für zentrale Themen in Unternehmen, um die Weichen für eine nachhaltige Zukunft zu stellen“, ergänzt Frank Schmidt, Geschäftsführer des All-in-One-Procurement-Anbieters Onventis.

Beschaffungsprozesse mit dem größten Digitalisierungspotenzial

Gerade im Einkauf lohnt es sich, die Automatisierung von Prozessen und Aktivitäten durch smarte Tools voranzutreiben. Leistun­gen können verbessert, Fehler verringert und Zeit effektiv eingespart werden. Damit ermöglicht der Einkauf einen Wertbeitrag für das Unternehmen. Das Angebot an ausgereiften E-Procurement-Tools ist inzwischen vielfältig.  Schon im letzten Jahr zeichnete sich ein Trend besonders ab, der sich in 2021 fortsetzt: Alle Unternehmen sahen einen großen Digitalisierungsbedarf im Bereich des Lieferantenmanagements und bestätigen dies erneut. Da ein gut strukturiertes und digitales Lieferantenmanagement die Basis für die Verfolgung von Nachhaltigkeitszielen bildet, überrascht dieses Ergebnis nicht. Zahlreiche Unternehmen forcieren die Umsetzung von Sustainability immer mehr und benötigen dafür die notwendigen digita­len Strukturen in diesem Bereich.

Learnings aus der Pandemie mitnehmen und zukunftssicher planen

Im letzten Jahr konnten zahlreiche Beschaffungsorganisationen nur auf Sicht fahren und nicht langfristig planen. Die Lieferketten vieler Unternehmen wurden unterbrochen, Lieferzeiten konnten nicht eingehalten werden und gleichzeitig musste die Versorgung sichergestellt sein. Das erforderte Ad-hoc-Maßnahmen, die teilweise noch immer eine Rolle spielen, langsam auslaufen oder langfristig relevant bleiben. Ähnlich wie 2020 gibt die Mehrheit aller befragten Unternehmen an, im nächsten Jahr vor allem die Versorgungssicherheit priorisieren zu wollen. Das zeigt, dass die lückenlose Gewährleistung der Versorgung auch langfristig eine zentrale Rolle im Einkauf spielen wird. Außerdem spielen Kostensenkung, Risikomanagement sowie die Opti­mierung der Supply Chain weiterhin eine wichtige Rolle für Beschaffungsorganisationen.

Lieferantenqualifizierung vom Fragebogen bis zum digitalen Tool

Sobald das Lieferkettengesetz in Kraft tritt, müssen Unternehmen nachweisen, dass in ihrer Supply Chain keine Menschenrechte verletzt werden. Das entsprechende Gesetz wurde bereits im Juni 2021 verabschiedet, wird aber erst zum 1. Januar 2023 in Kraft treten. Im Zuge dessen muss das Lieferantenmanagement bzw. die entsprechende Qualifizierung von Lieferanten angepasst oder sogar erst eingeführt werden. Um die damit verbundenen Prozesse möglichst einfach und effizient abzubilden, werden heute digitale Tools wie E-Procurement- oder Lieferanten-Monitoring-Systeme eingesetzt. Welche Qualifizierungs­prozesse derzeit Anwendung in der Praxis finden, ist jedoch sehr unterschiedlich. Mittelständische Großunternehmen geben mehrheitlich (41%) an, Lieferanten mittels eines Fragebogens per E-Mail zu qualifi­zieren. Auf die Befragung über ein E-Procurement-System oder ein digitales Lieferanten-Monitoring-Tool setzt die Minderheit der befragten Unternehmen. Bei KMUs fällt das Ergebnis insgesamt geringer aus. Hier qualifizieren 40% ihre Lieferanten bisher gar nicht.

Ohne Digitalisierung keine Nachhaltigkeit: Nun heißt es handeln

Die Ergebnisse des Einkaufsbarometer 2021 zeigen erneut, dass die Digitalisierung in mittelständischen Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz entweder stockt oder nur langsam voranschreitet. Der Einkauf braucht die Digitalisierung aber als Grundvoraussetzung für die schnelle sowie effektive Umsetzung von Nachhaltigkeitszielen. Denn Sustainability ist schon jetzt keine Frage des Wollens, sondern angesichts der bevorstehenden Regularien, steigender gesellschaftlicher Anforderungen sowie der Bedrohung durch den Klimawandel ein Must-have im Einkauf.  Gunnar Schmidt, Bundesvorstand Mittelstand des BME e.V., bestärkt Unternehmen darin, sich digitaler und gleichzeitig nachhaltiger aufzustellen: „Einkaufsabteilungen sind weiter gefordert, die Digitalisierung des Beschaffungsmanagements gezielt voranzutreiben. Die Bedeutung eines betrieblichen Nachhaltigkeitskonzeptes als Teil der Beschaffungskultur wächst dabei mit. Es gilt, den digitalen und grünen Wandel Hand in Hand zu gehen.“

Die komplette Studie kann bei Onventis angefordert werden unter: onventis.de/einkaufsbarometer