Leider gehen einige Unternehmen nicht gründlich genug vor, um einen Einblick in den konkreten Nutzen und die daraus resultierenden Vorteile einer Field Service Management Software zu erhalten. Dies liegt oft daran, dass sie von einem gewissen Einsparungspotential an Kilometern und Reisezeit für Außendienstmitarbeiter*innen und einer durchschnittlichen Einsparung an Planungsaktivitäten mit einer Algorithmus-gesteuerten Planungslösung (im Vergleich zum aktuellen Planungssystem) ausgehen. Darüber hinaus wird die Schlussfolgerung gezogen, dass es kaum einen Unterschied im Einsparungspotential zwischen den verschiedenen Planungssystemen gibt, denn ein Planungssystem ist ein Planungssystem und ein Algorithmus ist ein Algorithmus. Doch diese Gleichung geht nicht auf.

Es gibt mehrere Punkte, die zu berücksichtigen sind, wenn es um die Vorteile einer Field Service Management Software geht:

• Unterstützung des Unternehmens bei der digitalen Transformation
• Vorbereitung des Unternehmens auf die Industrie 4.0
• Realisierung des Umsatzpotentials
• Einsparung von Papier und Kommunikationsaufwand
• Reduktion von CO2-Emissionen

Im Folgenden veranschaulichen wir ein mögliches Einsparungspotential durch den Einsatz der Field Service Management Software FLS VISITOUR von mindestens 100.000€/Jahr im Vergleich zu einer herkömmlichen Tourenplanungsanwendung anhand des Fallbeispiels der CE Services Group.

DAS EINSPARUNGSPOTENTIAL BEI DER CE SERVICES GROUP CE Repair Services bietet Reparaturen (zu Hause oder in einer Werkstatt) und damit verbundene Dienstleistungen für Elektrogeräte wie Fernseher, Monitore, Audiogeräte, Haushaltsgeräte und Computer sowie für technische Installationen wie Wärmepumpen und Klimaanlagen mit 7 Niederlassungen in den Beneluxländern an. Mit dem Wachstum der Organisation (mittlerweile ca. 80 Techniker und viele Termine) wurde die optimale Planung zu einer noch größeren Herausforderung. So machte sich das Unternehmen im Jahr 2020 auf die Suche nach einer Field Service Management Software.

"Während des Auswahlprozesses kam uns schnell folgende Frage in den Sinn: Welches Planungssystem erzielt die größte Produktivitätssteigerung? Der Unterschied in den Beschaffungs- und Implementierungskosten ist schnell ersichtlich, nicht aber der Unterschied in Bezug auf die Produktivitätsverbesserung. Um den Kostenunterschied zu rechtfertigen und zu testen, haben wir Vergleichstests von Außendienstprozessen durchgeführt. Dabei wurde deutlich, dass die Kosten von FLS VISITOUR akzeptabel und fair waren, da der Unterschied in der Produktivitätsverbesserung zum Zeitpunkt des Tests qualitativ und quantitativ deutlich größer war als die Kosten“

Paul Veth, Kaufmännischer Leiter CE Services Group

Zu Beginn der Testphase wurden die Vorgaben klar definiert. Somit war festgelegt, welche Mindestdaten erforderlich sind, um eine testweise Planung mit eigenen, echten Daten von FLS VISITOUR und weiteren Planungssystemen zu simulieren. In diesem Test wurde die bestehende Art der Planung so weit wie möglich beibehalten, um die Unterschiede zwischen den beiden Planungssystemen zu messen und somit FLS VISITOUR mit der aktuellen Planung zu vergleichen.

Benchmark in diesem Test war eine Field Service Management Software mit der 555 Termine über 80 Techniker*innen geplant wurden. In diesem Vergleich trat nun also FLS VISITOUR gegen ein Konkurrenzprodukt an, mit dem Ziel das Benchmark zu übertreffen. Mit dem Algorithmus des Konkurrenzprodukts, welcher auf logistischen Metriken basiert, ergab der Test folgendes Ergebnis: Für die 555 Termine werden 73 Außendienstmitarbeiter*innen benötigt.

Doch FLS VISITOUR schnitt in diesem Field Service Management Software Vergleich noch besser ab als die anderen Tourenplanungslösungen. Mit nur 68 benötigten Techniker*innen bot das FLS-Produkt ein Einsparungspotential von 12 Ressourcen (15%) gegenüber dem Richtwert. Auch das dritte Planungstool wurde um 5 Ressourcen (7%) unterboten.

DAS EINSPARUNGSPOTENTIAL IN ZAHLEN

Die Kosten für eine/n Techniker*in inklusive Firmenwagen und Ausrüstung belaufen sich für die CE Services Group auf durchschnittlich 50.000 € pro Jahr. Bei einer Einsparung von 5 Ingenieur*innen beträgt der quantitative Unterschied im Vergleich zu der konkurrierenden Field Service Management Software stolze 250.000 € pro Jahr. Dies hat selbstredend einen großen Einfluss auf die endgültige Entscheidungsfindung.

Dieses Einsparungspotential war einer der Gründe, warum sich die CE Services Group für den FLS-Algorithmus und ihre Field Service Management Software-Anwendung FLS VISITOUR entschieden hat.

EINSPARUNGSPOTENTIAL GEMESSEN IN FTE-EINHEITEN

Der Einfachheit halber wird der Business Case auf der Basis von Einsparungen in FTEs berechnet. Sie können die frei gewordene Kapazität Ihres Außendienstes auch in zusätzliche Aufträge umwandeln, die ausgeführt werden können, und/oder die Durchlaufzeit von geplanten Aufträgen verkürzen.

FLS kann Sie bei der detaillierten Berechnung Ihres Business Case in den Finanzkennzahlen Ihrer Wahl (wie beispielsweise der Return-on-Investment) mit der Durchführung eines Proof-of-Concepts unterstützen.