Automatisierte Prozesse powered by SGH

"Durch die Digitalisierung von Belegflüssen und Prozessen ermöglichen wir unseren Mitgliedern ressourcensparende Abläufe. SGH ist für uns der richtige Partner für die Automatisierungsoffensive, da wir hier hochmoderne Fakturierungslösungen mit innovativem Dokumentenmanagement kombinieren können.", beschreibt Matthias Lunow, Geschäftsführer der mobiloclean Handelsgruppe GmbH + Co. KG, die Vorteile für seine Verbandsmitglieder.

"Wir führen für mobiloclean bereits seit 2005 die technische Abwicklung der Zentralregulierung durch. Durch den Einsatz neuer Technologien kann der Handelsverband zukünftig von weiteren Einsparpotenzialen profitieren", ergänzt Gerrit Hoppen, geschäftsführender Gesellschafter der SGH Service. Mobiloclean wickelt 75 % seines Einkaufsvolumens über die Zentralregulierung ab. Der gemittelte 10-jährige Zuwachs in der Zentralregulierung liegt im zweistelligen Prozentbereich.

NEU: Positionsdaten für Rechnungsprüfung

Ein Aspekt der Offensive ist deshalb die zeitaufwändige Rechnungsprüfung. Demnächst werden Belege bis zur Positionsebene hinunter maschinell erfasst, was automatisierte Rechnungsvorprüfungen für die mobiloclean-Mitglieder ermöglicht. Damit entfällt manuelles Eingeben einzelner Position mitsamt dem Zeitaufwand und den möglichen Erfassungsfehlern.

Noch einen Schritt weiter geht mobiloclean bei der Zentralfakturierung. Dort erfolgt bald die Rechnungsvorprüfung durch SGH direkt bei der Eingangsverarbeitung und Erfassung gegen die Bestellungen. Bestellmengen und Preise werden dann automatisiert abgeglichen.

Abhängig vom Prüfergebnis starten unterschiedliche Workflows. "Im Zusammenhang mit der deutlichen Zunahme des Auftragsvolumens im letzten Jahr sind Automatisierungsmöglichkeiten im Bestell- und Fakturierungsumfeld umso wichtiger.", betont Lunow.

Anschlusshäuser und Lieferanten profitieren von elektronischen Belegen

Zur Verarbeitung und Steuerung ausgehender Belege der Anschlusshäuser nutzt der Handelsverband die SGH-eigene Informationsdrehscheibe ivi. Ob Rechnung, Gutschrift oder Bestellung – ivi erstellt vollautomatisiert Dokumente in den von Endkunden benötigten Formaten. Hierzu gehören auch die e-Rechnungsstandards wie ZUGFeRD und XRechnung.

XRechnungen an Bundeskanzleramt versendet

Bereits zu Beginn des Projekts konnte die erste XRechnung an das Bundeskanzleramt für gelieferte Corona-Tests eingerichtet und versendet werden. Auch im Bestellprozess wird ivi bald eingesetzt: "Das ermöglicht den vollautomatisierten Datenabgleich. Über die Plattformlösung der SGH wird in Zukunft der Großteil aller Dokumente als elektronischer Beleg vorliegen.", freut sich Lunow.

Dynamic Discounting steigert Rendite innerhalb der Handelsgruppe

Durch Dynamic Discounting bietet mobiloclean seinen Lieferanten an, Rechnungen im Rekordtempo zu zahlen, wenn der Handelsverband dafür einen zusätzlichen Skonto-Rabatt erhält. Die Lieferanten profitieren so von schnell verfügbaren Barmitteln ohne Kreditprüfung. So kann der Handelsverband weiterwachsen und stärkt gleichzeitig seine Lieferanten. Das Dynamic-Discounting-Modul ist in der Zentralregulierung integriert und wickelt den Skontoprozess vollautomatisiert in Echtzeit ab.

Staatliche Förderung

Mobiloclean hat sich mit dem Digitalisierungspaket beim Bundesförderprogramm "digital jetzt" beworben. Diese Initiative fördert Investitionen in digitale Technologien und damit verbundene Prozesse. Förderungswürdig sind Investitionen in Hard- und Software, welche die interne und externe Vernetzung der Unternehmen unterstützen. Gedacht ist das Programm für KMU in strukturschwachen Regionen. "Die Vergabe erfolgt im monatlichen Losverfahren. Allerdings wurden wir bis jetzt noch nicht berücksichtigt. Wir prüfen aktuell, welche weiteren Fördermöglichkeiten auf EU-Ebene bestehen," erklärt Lunow.

mobiloclean-Taskforce gestaltet Digitalisierungsoffensive

"Durch eine eigene mobiloclean-Taskforce stellen wir sicher, dass die Automatisierungsoffensive für unsere Mitglieder den größtmöglichen Nutzen bringt", unterstreicht Lunow: "Unser Ziel sind praxistaugliche Lösungen, die spürbare Zeit- und Kosteneinsparungen garantieren und es unseren Mitgliedern ermöglichen, noch weiter zu wachsen."

Zentralregulierung

Als Zentralregulierung bezeichnet man die Abwicklung von Forderungen und Verbindlichkeiten aus Handelsgeschäften durch eine zentrale Stelle. Innerhalb der Skontofälligkeit werden gesammelte Forderungen in einer Summe an den Kreditor bezahlt.

Die Verbandsmitglieder, oftmals KMU, profitieren von attraktiven Einkaufskonditionen, welche der Verband aufgrund großer Abnahmemengen aushandelt, sowie weiteren Serviceleistungen zur operativen Unterstützung der Verbandsmitglieder im Tagesgeschäft.

Häufig agieren Einkaufsverbände als Zentralregulierer. Die Zahlungen zwischen Lieferanten und Mitgliedern werden gebündelt, wodurch die Prozesse vereinfacht werden. Lieferanten werden zusätzlich durch eine Delkredere-Haftung vor Zahlungsausfällen der einzelnen Verbandsmitglieder geschützt.

Der Prozess: Die Verbandsmitglieder bestellen ihre Waren direkt beim Lieferanten, der diese an sie ausliefert. Die Rechnung sendet der Verkäufer an den Zentralregulierer. Der Zentralregulierer bündelt die Rechnungen periodisch je Lieferant für alle Lieferungen im Verband und überweist diese gesammelt innerhalb der vereinbarten Skontofrist. Gleiches gilt für die Zahlungen der Verbandsmitglieder, die ebenfalls gesammelt erfolgen.

Der Vorteil: Mit dieser zentralisierten Abwicklung entlasten Zentralregulierer die Kreditorenund Debitorenbuchhaltungen auf beiden Seiten. Denn die Terminüberwachung hinsichtlich Skontofälligkeit sowie die Einzelüberweisungen und vereinzelte Zahlungseingänge entfallen.

Abhängig von der elektronischen Anbindung beider Parteien an den Zentralregulierer erfolgt der ganze Prozess papierfrei und enthält auch revisionssichere Archivlösungen.

Über mobiloclean

Die mobiloclean Handelsgruppe GmbH & Co. KG agiert seit 35 Jahren als Verbundgruppe.

Derzeit bündeln 29 inhabergeführte Fachgroßhändler ihre Kompetenz in puncto Reinigung und Hygiene in der Verbundgruppe. Deutschlandweit garantieren 39 eigene mobiloclean- Niederlassungen eine schnelle und flexible Auslieferung der umfangreichen Produktpalette.

Mit knapp 150 Fachwirten gewährleistet mobiloclean für seine Kunden kompetente Beratung, individuelle Bedarfsanalyse und flexible Lösungsansätze. Über das verbundeigene Portal werden jährlich Waren im 3-stelligen Millionenbereich gehandelt.