200 Datenmigrationen
Die Umstellung erfolgte in vier Stufen: Den Anfang machten die drei Pilotkommunen Kirchlengern, Lübbecke und Rödinghausen mit ihrem Wechsel zum 01.01.2018. Erfahrungen aus diesem Projekt flossen in die weiteren Umstellungswellen ein. 7 Kommunen bzw. Wirtschaftsbetriebe wie auch Volkshochschulen und der Landesverband Lippe wechselten zum 01.01.2019 erfolgreich auf newsystem. Wie in allen folgenden Wellen umfasste dies auch die verschiedenen Sonderrechnungen der Kommunen. Zum 01.01.2020 folgten weitere 15 Kommunen bzw. Wirtschaftsbetriebe wie die städtischen Betriebe Lemgo, der Abschluss erfolgte mit 12 Kommunen (inklusive dem Kreis Lippe und dem Kreis Minden-Lübbecke sowie zwei Neukunden) zum Jahreswechsel 2020/2021. Insgesamt wurden so in 200 Migrationen 42 Datenbanken mit 80 Mandanten umgestellt und 3.856 Beschäftigte in den Kommunen wechselten auf die Arbeit mit einem neuen System.

238 Schnittstellen
Das Projekt hatte viele Aspekte. Es umfasste nicht nur die Einrichtung der Technik, die Anlage der Mandanten, die Zahlungsabwicklung und Veranlagung oder die Datenüberleitung aus den Altsystemen. Auch alle vor- und nachgelagerter Verfahren mussten angebunden werden, so z. B. der Metastorm-Workflow für das Prozessmanagement des Belegflusses oder das digitale Bezahlsystem ePayBL. All diese Fachverfahren, wie zum Beispiel auch die Personalabrechnung LOGA, das Bußgeldverfahren WiNOWiG etc. sorgen für ein hohes Volumen an Datenimporten und -exporten: Jedes Jahr werden hier mehr als 2,2 Mio. Datensätze bewegt. Für deren Anbindung hat das Projektteam verschiedene Entwicklungen umgesetzt. 44 Sachverhalte werden aktuell an newsystem angebunden, allein für den Sachverhalt Kitagebühren benötigen 24 Kunden eine Schnittstelle, und für jeden einzelnen musste dieses Verfahren angebunden und konfiguriert werden. Insgesamt sind aktuell 238 Schnittstellen in dieser Art an newsystem angeschlossen.

385 Schulungen
Die Schulung der Anwenderinnen und Anwender stellten einen weiteren wichtigen Faktor dar. Seit 2017 fanden 385 Schulungen statt, in denen 3.579 Teilnehmer in die Arbeit mit der neuen Software eingewiesen wurden. Gestaffelt, um das Wissen besonders effektiv in die Finanzverwaltungen zu tragen: Auf Seminare für die Kernteams, die die Umstellung leiteten und als Multiplikator in der eigenen Verwaltung fungieren, folgten Anwenderschulungen zu allen Aspekte des Finanzwesens. Während in den ersten Jahren die krz-Fachleute auch vor Ort schulen und unterstützen konnten, mussten die Unterweisungen ab 2020 Corona-bedingt ausschließlich online stattfinden – aber auch dies bewältigten die Sachbearbeitenden in den Kommunen und die Betreuenden aus dem krz gemeinsam souverän.

60 Projektbeteiligte
Über 60 krz-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter waren im Projekt beteiligt und auch jetzt noch betreuen rund 50 Beschäftigte in Lemgo das neue System; der Großteil davon (ca. 40) im Bereich Finanzservice, ca. 10 Kollegen aus dem technischen Bereich, die sich um Administration, Terminalserver, Jobsteuerung etc. kümmern, wie auch 4 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Bereichen DMS/Archiv und Arbeitsvorbereitung.

Gute Bedienbarkeit
Aufgrund des großen Engagements in den Verwaltungen und im krz erfolgten die Umstellungen jeweils wie geplant zum Jahreswechsel. Damit konnten pünktlich alle Bescheide für die Grundbesitzabgaben und Gewerbesteuer mit newsystem erstellt und versendet, die Haushaltspläne eingebracht werden, und bis hin zur Versendung von Mahnungen verlief auch die Anbindung an das Druck- und Kuvertierzentrum in Lemgo problemlos, ebenso wie die entsprechenden Abbuchungen. In den Kommunen gab es auch nach den Umstellungen keinen signifikanten Anstieg von Anfragen von den Bürgerinnen und Bürgern. Die Anwender selbst heben die gute Bedienbarkeit von newsystem hervor. „Es macht Spaß, mit der neuen Software zu arbeiten“, oder „Ich habe mich schnell eingefunden“, waren häufig gehörte Statements nach den Schulungen.

Projekt über mehr als 5 Jahre
Die Vorbereitungen mit der gemeinsamen Erarbeitung des Lastenhefts, dem Auswahlverfahren der Software und einer Blueprintphase erfolgten lange bevor die akute Projektphase 2017 einsetzte. Und auch jetzt noch geht es weiter: zum 01.01.2022 soll die Umstellung der über das krz betreuten gemeindlichen oder städtischen Werke auf newsystem folgen, sowie die Umstellung des neuen Anwenders Stadt Drensteinfurt und zum 01.01.2023 die Umstellung der Stadt Porta Westfalica.

Der stellvertretende Geschäftsleiter und verantwortliche Bereichsleiter Martin Kroeger blickt stolz auf das Jahre umspannende Projekt zurück: „Der Erfolg der Umstellung ist vor allem der hervorragenden Leistung von allen Beteiligten und der intensiven Kooperation mit den Verantwortlichen in den Kommunen zu verdanken. Ich möchte mich daher herzlich für das große Vertrauen und die engagierte konstruktive Zusammenarbeit bedanken. Gemeinsam haben wir den Herausforderungen durch die Corona-Pandemie getrotzt und insgesamt das bisher Maximale aus der Software herausgeholt: Über 50 Weiterentwicklungen wurden durch uns vorangetrieben. Wir arbeiten stetig daran, das System weiter zu verbessern, so dass sich die Anwendenden voll und ganz auf ihre Aufgaben vor Ort konzentrieren können“.