Die indirekte Beschaffung sollte aber nicht länger im Verborgenen stattfinden – darum entschied sich BITZER für die Einführung von SAP Ariba Buying und somit für mehr Transparenz im gesamten P2O-Prozess. Für BITZER ist es das erste elektronische Tool für die indirekte Beschaffung. Solche Projekte, die laut Fachjargon auf der grünen Wiese stattfinden, machen es den Projektleitern einerseits leicht, da für die Definition der neuen Prozesse relativ viele Freiheiten existieren. Bei der Migration von einem bestehenden zu einem neue Tool gibt es in aller Regel eine Vielzahl fixer Variablen, in die sich die neuen Prozesse einfügen müssen. Andererseits musste man auf der Kundenseite zahlreiche neue Hürden überwinden. Beispielsweise mussten eine Warengruppen-Sachkonto-Struktur aufgebaut und Stammdaten entsprechend aufbereitet werden, um den maximalen Mehrwert aus dem neuen Tool zu gewinnen.

Um diese ‚Herausforderung auf der grünen Wiese‘ zu meistern, griff das apsolut-Team auf Best Practices zurück und nutzte gemeinsam mit dem Kunden den Change, um eine fast vollständig automatische Kontierungsfindung zu etablieren und auch Bestellungen im Rahmen von Instandhaltungen zentral in SAP Ariba abzubilden.

Außerdem dient der Go-Live im Stammland Deutschland als Template für weitere globale Roll-outs.

Aus Sicht von BITZER war die SAP Ariba-Implementierung ein wichtiger Schritt in der digitalen Transformation des Unternehmens. Ein entscheidender Erfolgsfaktor bei der Umsetzung dieses Meilensteins war laut Projektleiter Steffen Bauer der partnerschaftliche Ansatz von apsolut sowie das positive Arbeitsklima: „Obwohl der persönliche Kontakt durch Corona sehr eingeschränkt war, hat sich während der intensiven Projektphase ein starkes Team gebildet. Die Entscheidungswege waren bei BITZER und apsolut stets kurz und so konnten die vielen Themen zeitnah abgearbeitet werden und das geplante GoLive Datum erreicht werden. Das Home Office war kein Hindernis, sondern brachte uns zudem noch die nötige Flexibilität für ein Projekt in der Größenordnung. Alle Teammitglieder haben Großartiges geleistet, selten habe ich mit einem Beratungshaus so gut zusammen gearbeitet!“

Mit dem Ariba-Go-Live wurde der Grundstein für eine langfristige Partnerschaft zwischen apsolut und BITZER gelegt. Derzeit stimmen die beiden Unternehmen ein Support-Service-Paket ab, das die fortlaufende Effektivität im Indirect Spend gewährleisten wird.