Zielsetzung und Auftrag an Panvision

Da Zeit in Krankenhäusern bekanntlich ein knappes Gut ist, wurde Panvision mit der Entwicklung der Online-Terminvergabe beauftragt, die Mitarbeitende zukünftig von unnötigem Arbeitsaufwand entlasten soll. Die aktuelle Corona-Lage zeigte dabei deutlicher denn je, wo bisher unausgeschöpfte Optimierungspotenziale lagen: Um den hohen Sicherheitsauflagen eines Krankenhauses zu entsprechen, müssen sich Mitarbeitende der Kliniken regelmäßig einem PCR-Test unterziehen. Aber auch Bürgerinnen und Bürger, die sich testen lassen möchten, können sich bei den Krankenhäusern melden, wenn sie wie viele der knappschaftlichen Kliniken öffentliche Testzentren sind.

Hinzu kommt die immer weiter an Fahrt aufnehmende Impfkampagne – sowohl für Mitarbeitende als auch für PatientInnen. All diese Terminanfragen wurden bisher telefonisch oder per Mail von den jeweils zuständigen Abteilungen und Sekretariaten entgegengenommen, bearbeitet, bestätigt und in den Kalender übernommen. Eine sehr zeitaufwändige Methode, die im Falle von Terminabsagen oder Änderungen noch zusätzliche Zeit in Anspruch nahm.

Ziel war es demnach, eine Applikation zu entwickeln, die sich nahtlos in die bereits vorhandenen und ebenfalls zusammen mit Panvision entwickelten Website- und Intranet-Auftritte der Knappschaftskliniken einfügt und sowohl Mitarbeitenden als auch PatientInnen eine einfache und flexible Terminvereinbarung mit nur wenigen Klicks ermöglicht.

Die Anwendung im Detail

Zügig und in enger Zusammenarbeit mit der Knappschaft Kliniken Service GmbH, die für das IT-Management der Kliniken verantwortlich ist, wurde die Terminvergabe von Panvision entwickelt. Ein großer Vorteil im Vergleich zu einem extern eingekauften Tool liegt vor allem darin, dass die Applikation, angebunden an das Intranet und somit auch an die Benutzerverwaltung der Kliniken, vollständig personalisiert ist und somit sichergestellt werden kann, dass nur Mitarbeitende mit der entsprechenden Befugnis Zugriff auf die Anwendung und die jeweiligen Daten haben. Ein weiterer Vorteil liegt in der einfachen Erweiterung der Lizenzen für das Online-Tool, die einen unkomplizierten und schnellen Rollout der Anwendung auf alle Kliniken ermöglicht.

Anmeldeformular und Ablauf

Das Anmelde-Formular, welches der Nutzer auf der jeweiligen Website oder im Intranet sieht, ist bewusst einfach und selbsterklärend aufgebaut, sodass auch Nutzer und Nutzerinnen mit wenig Computerkenntnissen stressfrei ihren Termin buchen können. Abgefragt werden Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, die Telefonnummer für eventuelle Rückfragen oder kurzfristige Terminänderungen sowie der Wunsch-Termin. Tage, an denen Termine verfügbar sind, werden für eine schnelle Orientierung im Kalender blau hinterlegt und die jeweils freien Termin-Slots mit der entsprechenden Uhrzeit angezeigt.

Nach der Buchung erhält der Mitarbeitende bzw. der Patient oder die Patientin eine E-Mail, in der die Anfrage verifiziert und der Termin bestätigt oder bei Bedarf storniert werden kann. Ist die Buchung final bestätigt, wird eine weitere E-Mail versendet, die darüber informiert, wann und wo der Termin genau stattfindet und welche Unterlagen dafür mitgebracht werden müssen. 24 Stunden vor Terminbeginn versendet das System automatisch noch einmal eine Erinnerungsmail.

Administration

Um jede Termin-Art und jedes Formular nach Bedarf zu definieren, hat der jeweilige Administrator, bzw. eine zur Terminbuchung und -einsicht berechtigte Person die Möglichkeit, die Rahmenbedingungen individuell festzulegen, bzw. zu ändern. So können zum Beispiel ganz einfach Terminserien generiert, Uhrzeiten (von wann bis wann und wie lange dauert ein Termin etwa) und Intervalle (z. B. zweimal Wöchentlich, 5 Termine pro Tag) festgelegt und die Formulare so gestaltet werden, dass die benötigten Informationen für den Termin oder die Untersuchung eingeholt werden. Zudem ist es möglich, den spätesten Buchungszeitpunkt festzulegen, damit ein Termin nicht zu kurzfristig gebucht und das Personal zeitlich überfordert wird. Gleichzeitig lässt die Online-Terminvergabe aber auch zu, dass z. B. Mitarbeiter, in deren Terminplan sich gerade unvorhergesehen eine Lücke auftut, diese Chance nutzen können und ohne Zeitverlust z. B. einen Termin zur Impfung wahrnehmen können.

Der Administrator erhält eine Übersicht aller Termine und die Info darüber, wo bereits eine Bestätigung vorliegt und wo diese noch aussteht. So kann im Falle einer nicht erhaltenen E-Mail oder einer vergessenen Bestätigung schnell telefonisch mit der Person Kontakt aufgenommen werden, um den Termin nicht verfallen zu lassen. Ausgedruckt oder als Download ist die Terminübersicht zudem eine große Hilfe für den Empfang und den behandelnden Arzt oder die Ärztin, um schnell eine Übersicht zu erhalten, wann der nächste Termin stattfindet und wer zu diesem Termin erscheint.
In der Übersicht lässt sich ebenfalls schnell erkennen, ob für bestimmte Tage zu viele Termine gemacht wurden, ob die Intervalle korrigiert werden müssen oder ob noch freie Kapazitäten vorhanden sind. Die Terminvergabe kann nach dieser Statistik für jede Abteilung individuell optimiert werden.

Ausweitung der Applikation

Nach und nach nutzen immer mehr Kliniken im Knappschaftsverbund die Online-Terminvergabe und auch die darüber buchbaren Termin-Arten werden sukzessive erweitert. So wird die Applikation in einigen Häusern bereits nicht mehr nur für die Pandemie-bedingten Terminvereinbarungen genutzt, sondern auch, um etwa die Koordinierung der umfangreich angebotenen Mitarbeiter-Benefits wie z. B. kostenlose Vorsorgeuntersuchungen im eigenen Unternehmen zu erleichtern und als Arbeitgeber mit attraktiver Servicestärke zu überzeugen.

Auch ambulante Termine sollen nach und nach online vergeben werden, um beiden Seiten – die Mitarbeitenden der Kliniken und die PatientInnen – zeitgemäß, transparent und schnell zusammenzubringen.

Fazit

Die Einführung der Online-Terminvergabe hat vor allem die steigende Anzahl Covid-19-bedingter Termine gut auffangen und managen können. „Bestrebungen, bestimmte Dienstleistungen möglichst zeitnah auch digital anzubieten, gab es natürlich schon vor der Covid-19-Pandemie und mit dem Einsatz von KI und Big Data im medizintechnischen Bereich sind wir in Sachen Digitalisierung mittlerweile gut aufgestellt“, erklärt Felix Ehlert, Leiter Marketing und Unternehmenskommunikation der Knappschaft Kliniken GmbH. „Aber auch wir haben noch ein bis zwei offene Flanken, an denen wir noch nicht so digital unterwegs sind, wie wir es gerne hätten. Dazu gehörte – bis vor kurzem – die Terminvergabe, aber Panvision hat uns schnell bei dem Vorhaben unterstützt, einen unkomplizierten Terminservice für unsere Mitarbeitenden und auch Patientinnen und Patienten einzurichten. Das Modul werden wir künftig noch weiter ausbauen und an vielen anderen Stelle zum Service nutzen.“