„Seitdem Remote Work an der Tagesordnung ist, nutzen immer mehr Unternehmen Microsoft Teams“, sagt Stefan Zeitzen, CSO der SER Group, und fährt fort: „Damit entsteht ein weiterer Kommunikationskanal, in dem Informationen isoliert vorliegen, und z.B. Änderungen an Dokumenten nur schwer nachvollziehbar sind. Genau hier setzt Doxis4 SmartBridge for Teams an und löst diesen Silo auf, indem sie Doxis4 und Microsoft Teams einfach verbindet.“ Zudem sind die Optionen für Datenschutz und Aufbewahrung in der Microsoft 365-Welt komplex, was Compliance-Risiken nach sich ziehen kann. Mit Doxis4 SmartBridge for Teams können Unternehmen Compliance-Lücken schließen und erhalten direkt in Microsoft Teams Zugriff auf Informationen und Vorgänge aus Doxis4. Da sich die Microsoft-Anwendung zu einem der Hauptkanäle entwickelt hat, in dem Informationen geteilt werden,* ist es für Unternehmen relevanter denn je, Teams in ihr Informationsmanagement einzubeziehen.

Mit Doxis4 Smartbridge for Teams produktiver und sicherer zusammenarbeiten
„Als langjähriger Microsoft Gold-Partner kennen wir die Microsoft-Produkte und die Anforderungen ihrer Nutzer*innen sehr gut. Mit Doxis4 SmartBridge for Teams ergänzen wir eine der aktuell populärsten Microsoft-Anwendungen um wichtige Funktionalitäten. Unsere Kunden können Doxis4 einfach als App in Microsoft Teams integrieren und damit nahtlos in ihr zentrales Informationsmanagement in Doxis4 einbinden. Das kommt der Zusammenarbeit zugute und verbessert die Information Governance“, erklärt Dr. Gregor Joeris, CTO der SER Group.

Vorgänge in Teams bearbeiten: Aufgaben, Vorgänge sowie der eigene oder ein Gruppenpostkorb aus Doxis4 können direkt in Microsoft Teams eingebunden werden. Somit erhalten Nutzer*innen in Teams Transparenz über den Status aller Vorgänge und neu eingehende Informationen. Mit deren Bearbeitung starten sie einfach aus der Microsoft-Anwendung heraus und können noch produktiver arbeiten. 

Kontextbezogene Suche: Bei der Suche z.B. nach einem Kunden, Projekt oder Vorgang zeigt Doxis4 alle Informationen an, die in diesem Kontext relevant sind, und wer sie wann erstellt und bearbeitet hat. Über die App ist die Suche jetzt in Microsoft Teams nutzbar, ohne ein Wechseln der Anwendung.

Information Governance: Doxis4 erleichtert das Einhalten von Compliance-Anforderungen für alle Inhalte, die in Doxis4 gespeichert sind. Team-Mitglieder können neu in Microsoft Teams erstellte Unterlagen strukturiert in Doxis4 ablegen, wo sie EU-DSGVO-konform und revisionssicher archiviert sowie mit entsprechenden Zugriffs- und Aufbewahrungsregeln versehen werden können.

Automation vereinfacht das Informationsmanagement
Das strukturierte Ablegen und Compliance-konforme Archivieren von Inhalten aus Microsoft Teams wird in Zukunft noch einfacher, so Dr. Gregor Joeris: „Wir planen, dass sich viele Tätigkeiten automatisieren lassen, z.B. das Anlegen neuer eAkten, wenn ein neuer Team-Kanal erstellt wird, und das automatische Archivieren von Dokumenten, Chats und Meeting-Aufzeichnungen.“ Damit lassen sich zeitaufwändige administrative Tätigkeiten reduzieren und Unternehmen stellen sicher, dass sie Informationen aus Teams in ihr zentrales Informationsmanagement einbeziehen.

Weitere Informationen zur Integration von Microsoft und Doxis4 finden Sie hier.

*Die Anzahl der täglichen aktiven Microsoft Teams-User*innen wuchs von 20 Mio. im Juli 2019 auf 145 Mio. im April 2021. Quelle: https://techcommunity.microsoft.com/t5/office-365/teams-daily-active-user-number-hits-145-million/m-p/2301367