Über die Gründe wird ausführlich diskutiert und immer mehr Experten sehen die Grundursachen in Fehlern bei einer erforderlichen infrastrukturellen Weichenstellung, die bereits vor Jahrzehnten gemacht wurden. Spätestens seit Beginn der Corona-Pandemie hat deshalb eine buchstäbliche Aufholjagd begonnen, um mit den vorhandenen Möglichkeiten doch noch angemessen von technologischen Möglichkeiten zu profitieren und nicht dauerhaft auf der Strecke zu bleiben. Dabei steht in Deutschland strukturell der Mittelstand im Fokus. Er ist nicht nur mit mehr als 99 Prozent Anteil die zahlenmäßig größte Gruppe unter den Unternehmen, er beschäftigt auch mehr als 60 Prozent der Arbeitnehmer und erwirtschaftet rund die Hälfte der Nettowertschöpfung. Gleichzeitig sind es diese kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), die sich bei der Digitalisierung besonders schwer tun. Dabei spielt der Faktor Mensch eine weit bedeutendere Rolle als die tatsächlichen technischen Hürden.

„Digitalisierung ist nach unserer Erfahrung in den meisten Fällen keine Frage von Hard- und Software, sondern eine Herausforderung für die Unternehmenskommunikation“, weiß Marc Eberhart, Geschäftsführer der E-Projecta GmbH, Spezialist für Bereitstellung und Betreuung individueller Digitalisierungs-Lösungen. „Wenn Digitalisierungsstrategien scheitern, dann in den meisten Fällen an mangelnder Akzeptanz, die aus mangelhafter Kommunikation erwächst.“

Einfach ausgedrückt: Viele Mitarbeiter haben Angst vor der Digitalisierung und versperren sich ihr zumindest unbewusst. Selbst wenn Defizite in Prozessen offenkundig sind, wenn zum Beispiel mit inkompatiblen Daten, Behelfslösungen und allzu häufig mit papierbasierten Prozessen gearbeitet wird, haben sich Anwender damit arrangiert und ziehen das Altbewährte dem ungewissen Neuen vor.

Prozessbegleitendes Changemanagement ist deshalb bei der Umsetzung von Digitalisierungsstrategien gerade im Mittelstand unverzichtbar. Zu glauben, man könne ein bestehendes System einfach per Knopfdruck durch ein neues ersetzen, wird sich dagegen in vielen Fällen als Trugschluss erweisen.

„Um überhaupt zu wissen, welche Digitalisierungslösungen in einem Unternehmen sinnvoll umgesetzt werden sollten, ist es unbedingt erforderlich, die Mitarbeiter als eigentliche Anwender einzubeziehen“, betont Eberhart. „Sie wissen sprichwörtlich am besten, wo genau der Schuh drückt. Ihnen einfach ein System von der Stange vorzusetzen, ist dagegen kurzsichtig.“

Mitarbeiter müssen für Neuerungen im Vorfeld begeistert werden. Dabei steht der erkennbare Mehrwert im Fokus und nicht technische Details. Erst wenn dieser Nutzwert erkannt wird, öffnen sich Mitarbeiter für die unverzichtbaren Schulungen und Einweisungen in ein neues System, an dessen Konfiguration sie im besten Fall von Anfang an beteiligt sind.

Auch die Wahl eines professionellen IT-Dienstleisters, der Unternehmen bei der Einführung begleitet und unterstützt, sollte vor diesem Hintergrund sorgfältig durchdacht sein.

„Gerade bei der Umsetzung individueller Digitalisierungs-Lösungen kann zum Beispiel das agile Projektmanagement den Change-Prozess maßgeblich unterstützen“, erklärt Eberhart. „In kleinen Schritten werden Erwartungen, Vorgaben und Lösungsansätze immer wieder auf den Prüfstand gestellt und gegebenenfalls angepasst. Dabei geschieht die Umstellung auch in Teilschritten und nicht als furchteinflößender Tag X. So kann die begleitende Kommunikation den Mitarbeiter viel leichter einbinden, informieren und motivieren.“

Mit maßgeschneiderten IT-Lösungen sowie mit der Implementierung führender Systeme wie Office 365 berät und betreut E-Projecta Kunden aus dem Mittelstand bei ihren individuellen Digitalisierungsvorhaben. Auf der Grundlage langjähriger Erfahrung werden dabei die Voraussetzungen geschaffen, die erforderlichen Prozesse mit der internen Unternehmenskommunikation eng zu vernetzen und so alle betroffenen Mitarbeiter lückenlos und konstruktiv einzubeziehen.