Unternehmen aus nahezu allen Branchen haben sich inzwischen darauf eingestellt, dass ihre Belegschaften an verteilten Standorten und aus dem Homeoffice miteinander arbeiten. Die Integration einer elektronischen Signatur-Technologie trägt dazu bei, die Geschäftskontinuität und Produktivität aller Remote-Teams zu sichern. Um Dokumente, die sich in DocuWare-Workflows befinden, mit einer elektronischen Signatur versehen zu können, ist der Spezialist für digitales Dokumenten-Management und Workflow-Automatisierung jetzt eine Kooperation mit einem weiteren Signatur-Dienstleister eingegangen, der weltweit renommierten Firma DocuSign.

Die Entscheidung für das amerikanische Unternehmen fiel aufgrund der Flexibilität und des Funktionsumfangs des Produkts. Es lassen sich ein oder mehrere Unterzeichner und Signaturstellen auf einem Dokument hinzufügen, entweder in einer zuvor festgelegten oder in der zufälligen Reihenfolge des Unterzeichnens. DocuSign erlaubt auch Initialen an einer Stelle oder mehreren Stellen.

DocuWare bietet diesen Service zur Integration elektronischer Signaturen als Teil seiner Cloud-basierten Lösung allen Cloud-Kunden sowie in Form einer Zusatzlizenz für On-Premises-Kunden an. In beiden Fällen muss das Signaturzertifikat gesondert erworben werden. „Elektronische Signaturen sind Voraussetzung für die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität, wenn herkömmliche papierbasierte Prozesse nicht möglich sind“, so DocuWare-Geschäftsführer Dr. Michael Berger. „Um unterschriebene Dokumente bei beispielsweise Verträgen oder Neueinstellungen sicher und effizient in einem digitalen Workflow verarbeiten zu können, sind sie Voraussetzung und ein zentraler Aspekt der digitalen Transformation.“

Unter Einhaltung strengster Sicherheitsstandards stehen bei DocuSign mehrere Optionen zur Benutzer-Authentifizierung zur Verfügung. Benutzer können die Authentifizierung per E-Mail, Zugangscode, Telefon, SMS oder Knowledge-based Authentication (unter Verwendung öffentlich zugänglicher Aufzeichnungen zur Bestätigung der Identität des Unterzeichners durch das Stellen von Multiple-Choice-Fragen) vornehmen.

Mit DocuSign erweitert DocuWare die im vergangenen Jahr im Rahmen der Partnerschaft mit Validated ID angekündigte Möglichkeit der elektronischen Signatur.

Mehr Informationen: DocuWare Signature Service