Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber zur Entgegennahme und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Diese Richtlinie stammt aus dem Jahr 2014 und wird in einzelnen Mitgliedsländern erst jetzt in nationales Recht umgesetzt. In Deutschland endet die Übergangsfrist mit dem 27. November 2020. Ab diesem Tag müssen alle Lieferanten mit öffentlichen Auftraggebern ihre Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 Euro in elektronischer Form übermitteln. Ansonsten werden diese abgelehnt.
Gemäß E-Rechnungsverordnung müssen alle Rechnungen für den Austausch mit Ämtern und öffentlichen Dienstleistern dem Standard XRechnung entsprechen. Die XRechnung ist technisch gesehen eine XML-Datei mit der Möglichkeit, weitere Dokumente anzuhängen. Für die Übertragung der XRechnung können verschiedene Übertragungskanäle genutzt werden: Von der manuellen Web-Erfassung oder E-Mail über die zentrale Rechnungsplattform x.rechnung.bund. de bis zum automatisierten EU-Netzwerk PEPPOL.
Zeitgleich zur XRechnung wird auch der neue europäische Industriestandard das „ZUGFeRD“ für Rechnungen verbindlich. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und wurde in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt. Im März 2020 wurde die Version 2.1 ist ein Hybridformat für elektronische Rechnungen veröffentlicht. Sie entspricht den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931-11. Der maschinenlesbare XML-Teil ist identisch mit der deutschen XRechnung. ZUGFeRD-2.1-konforme Rechnungen lassen sich daher zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und öffentlicher Verwaltung schnell und einfach elektronisch austauschen.
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet eine Reihe von Vorteilen. E-Rechnungen senken nicht nur die Fehleranfälligkeit, sondern auch den Arbeitsaufwand und den Papierverbrauch. Dadurch werden sowohl die Kosten als auch die Umweltbelastung erheblich minimiert. Die Bezahlung der Rechnung erfolgt in der Regel rascher, wenn im Zuge der Rechnungslegung strukturierte digitale Daten ausgetauscht werden. Diese Daten können vom Rechnungsempfänger auf einfache Weise automatisiert weiterverarbeitet werden.
Als führender IT- Dienstleister und Digitalisierungsspezialist unterstützt bpi solutions Unternehmen im gesamten Prozess der Rechnungserstellung sowohl bei der Neueinführung von XRechnung als auch bei der Umsetzung von ZUGFeRD mit einer guten Planung zu einer langfristig optimalen Lösung.
Die bpi solutions gmbh & co. kg, Software- und Beratungshaus in Bielefeld, unterstützt ihre Kunden seit Beginn der 1980er Jahre erfolgreich mit einem unternehmensübergreifenden Lösungskonzept von einfach zu bedienender Standardsoftware und branchenorientierten Lösungen in der Möbelindustrie, Logistik und anderen Branchen. Das Leistungsspektrum reicht von der Beratung, über die Konzeption und die Entwicklung bis zur Integration neuer Anwendungen. Schwerpunkte sind die Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse in Marketing, Verkauf und Service. Grundlage sind die eigenen Produkte und Lösungen in den Bereichen Customer Relationship Management, Cross Media Publishing, Supplier Relationship Management und integrierten Portallösungen. Die Lösungen helfen schnelle Kommunikationswege aufzubauen und umfassende Informationen sowohl dem Innen- und Außendienst als auch Kunden, Lieferanten und Partnern zur Verfügung zu stellen.
Darüber hinaus ist bpi solutions als Systemintegrator in den Bereichen Geschäftsprozess-integration, Dokumenten Management und Archivierung tätig. Ausgangspunkt sind die auf Standardtechnologien basierenden Lösungen führender Hersteller wie Axence, CAS Software AG, dataglobal GmbH, Insiders Technologies GmbH, INSPIRE TECHNOLOGIES GMBH, OPTIMAL SYSTEMS GmbH, United Planet GmbH, die nicht nur IT-Systeme integrieren, sondern auch die Geschäftsprozessmodellierung ermöglichen, Prozesse überwachen und Ergebnisse auswerten, sowie Echtzeitinformationen zur Optimierung der Geschäftsprozesse zur Verfügung stellen. Durch innovative Prozessintegration, effektives Datenmanagement und revisionssicheres Archivieren erreichen Unternehmen signifikante Effizienzsteigerungen und sichern durch vorausschauendes Handeln ihren Wettbewerbsvorsprung.
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