Software wird meist in großen Paketen beim Hersteller erworben. Steigt man zusätzlich noch auf Cloud-Produkte um, geraten die zunächst nicht benötigten Lizenzen in Vergessenheit. Vielen Unternehmen ist dabei nicht bewusst, dass diese Lizenzen totes Kapital sind, da sie weiterhin für die Nutzungsrechte zahlen. Ein Verkauf bietet sich daher an. Der Handel mit Gebrauchtsoftware ist auch kein Neuland mehr. Jedoch haben sich viele Unternehmen noch nie mit diesem Thema befasst oder sind sich unsicher, was erlaubt ist. Fünf häufig verbreitete Annahmen sind einfach falsch und leicht zu widerlegen.

Mythos 1: Lizenzen, die beim Softwarehersteller erworben wurden, dürfen nicht weitergegeben werden!

Falsch! Unternehmen gehen davon aus, dass ein einmal erworbenes Software-Paket vollumfänglich behalten werden muss. Doch sie dürfen ihre ungenutzten Lizenzen wieder verkaufen – unter bestimmten Bedingungen, dies ist sowohl vom Europäischen als auch Bundesgerichtshof bestätigt. Jede Lizenz, die nicht mehr genutzt wird, darf weitergeben werden – und das völlig legal. Natürlich ist hier zu beachten, dass es sich um tatsächlich erworbene und unbefristet nutzbare Lizenzen handelt. Das bedeutet: Sogenannte „Mietlizenzen“ sind vom Verkauf ausgeschlossen. Bei der Software muss es sich zudem um getrennt verkehrsfähige Produkte handeln.

Mythos 2: Der Verkauf lohnt sich nicht!

Falsch! Auf den ersten Blick mag die Veräußerung ungebrauchter Lizenzen wenig lukrativ erscheinen. Viele denken, der Prozess und der Arbeitsaufwand eines Verkaufs lohnt sich nicht angesichts des damit verbundenen Gewinns. Durch die Veräußerung wird jedoch schlafendes Kapital freigesetzt, welches wieder reinvestiert werden kann. Eine solche unterwartete „Budgetspritze“ gibt Unternehmen wieder mehr finanziellen Spielraum.

Mythos 3: Die internen Kapazitäten reichen nicht aus, um sich einen Überblick über alle Lizenzen zu verschaffen!

Falsch! Unternehmen müssen immer und jederzeit einen Überblick über ihre gekauften Lizenzen haben, allein schon wegen eines möglichen Audits. So erleben sie keine bösen Überraschungen und Nachzahlungen. Natürlich kann eine komplette Auflistung aller vorhandenen Lizenzen im Unternehmen eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Zunächst ist dabei zu prüfen, welche Lizenzen tatsächlich zum Verkauf geeignet sind. Diese Auflistung enthält die Art der Lizenz, den Produktnamen, die Version und die Anzahl der zur Verfügung stehenden Lizenzen. Nicht zu vergessen ist auch der Nachweis der Nutzungsrechte sowie die Lizenschlüssel.

Wichtig ist dabei: Im Idealfall wird zu diesem Prozess ein erfahrener Lizenzexperte hinzugezogen. So beschleunigt sich die Zusammenstellung. Auch die Unterstützung durch eine Wirtschaftsprüfgesellschaft ist ratsam. Dadurch ist der gesamte Prozess von Anfang an von einer dritten Partei abgesichert. Für zukünftige Audits ist das Unternehmen dann gewappnet.

Mythos 4: Der Softwarehersteller muss zum Verkauf hinzugezogen werden!

Falsch! Verbreitet ist auch der Fehlglaube, dass der Softwarehersteller zu jedem einzelnen Schritt hinzugezogen werden muss. Der Hersteller muss nicht um Erlaubnis gefragt werden und spielt auch keine Rolle im gesamten Veräußerungsprozess. Lediglich nach Abschluss des Verkaufs kann die Übertragung der Lizenzen auf den Käufer gemeldet werden. Zum Beispiel bei einer Microsoft-Softwarelizenz über die offizielle Microsoft „Perpetual License Form“.

Mythos 5: Ohne On-Premise-Lizenzen gibt es keinen Weg mehr zurück aus der Cloud!

Falsch! Unternehmen, die mit dem Gedanken spielen, sich eventuell wieder aus einer einmal eingerichteten Cloud-Infrastruktur zurückzuziehen, glauben oft, dass dies nach dem Verkauf der einst erworbenen On-Premise-Lizenzen nicht mehr möglich ist. Jedoch haben Unternehmen zu jeder Zeit die Möglichkeit, auf On-Premise-Lizenzen zurückzugreifen – beispielsweise aus zweiter Hand. Damit können sie bis zu 70 Prozent gegenüber einem Einkauf einer Neulizenz einsparen.

Gute Gründe statt Mythen

Es gibt keine Gründe, die Unternehmen davon abhalten sollten, ihre ungenutzten Lizenzen wieder zu barem Geld zu machen. Läuft der Verkauf rechtskonform ab und dokumentiert das Unternehmen seine Lizenzhistorie lückenlos gemeinsam mit uns und Deloitte, steht einer erfolgreichen Veräußerung nichts im Wege.

Auf diese Punkte sollten Unternehmen beim Verkauf ihrer Lizenzen achten

Der Weiterverkauf von Lizenzen ist in der EU klar geregelt und die Rechtskonformität durch EuGH und BGH bestätigt. Unternehmen können also ihre Softwarelizenzen unter folgenden Bedingungen wieder veräußern:

• Es muss sich um sogenannte getrennt verkehrsfähige Produkte wie MS Office 2016 Professional, CoreCAL 2019 User oder MS Vison 2016 Professional handeln.
• Die vom Hersteller vergebene Nutzungslizenz muss zeitlich unbeschränkt
• Die Software muss rechtmäßig verbreitet worden sein.
• Die Software muss vom Weitergebenden bei sich selbst unbrauchbar gemacht werden.

Unternehmen sollten Folgendes dokumentieren können:

• Offenlegung der detaillierten Lizenzkette des Ersterwerbers und intermediärer Eigentümer. Dadurch wird das entsprechende Nutzungsrecht im Abgleich mit den Produkt-Releases des Software-Herstellers abgeleitet.
• Offenlegung der relevanten Produktnutzungsrechte (abhängig von der Software-Asset-Laufzeit)
• Eigentums-/Löschungserklärung des Ersterwerbers und intermediärer Eigentümer
• Kauf-/Vertragsnachweise zum Abgleich der Transaktionsdaten