M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, veröffentlicht eine neue Generation der Integration mit Microsoft Office 365-Lösungen. M-Files fügt sich jetzt nahtlos in die vertrauten Benutzeroberflächen von Microsoft SharePoint Online, Outlook und Teams ein und bietet über die gewohnte Microsoft-Benutzeroberfläche einfachen Zugriff auf umfangreiche Funktionen zum Dokumentenmanagement sowie zur Sicherung von Compliance und Governance.

Von SharePoint, Outlook und Teams aus bietet M-Files direkten Zugriff auf Unternehmensdaten und Dokumente, die in verschiedenen externen Repositories und Anwendungen gespeichert sind. Zu den out-of-the-box unterstützten Quellen gehören Netzwerkfolder on-premises, OneDrive for Business, SharePoint Server, Dropbox, Google Drive, Box, Legacy-ECM-Systeme wie OpenText sowie CRM- und ERP-Anwendungen, einschließlich Salesforce und Microsoft Dynamics 365. Dabei müssen die Daten nicht migriert werden, sondern können am bestehenden Ort genutzt werden. Anstatt ständig zwischen den Office 365-Anwendungen und anderen Anwendungen zu wechseln, können Benutzer mittels M-Files direkt über die Benutzeroberflächen von Microsoft SharePoint Online, Outlook und Teams auf diese Daten zugreifen. Zusätzlich zu diesem einzigartigen Zugriff auf unternehmensweit verteilte Informationen bietet M-Files eine Reihe innovativer Content Services wie Versionierung, Zugriffssteuerung, intelligente Workflows, elektronische Signaturen, Compliance-Unterstützung und vieles mehr. Dabei wird jede Mischung aus Cloud und lokalen Repositories unterstützt.

M-Files verwendet künstliche Intelligenz für die automatische Analyse von Dokumenten, um sie zu klassifizieren, relevante Metadaten und Kontextbezüge zu gewinnen und um den ordnungsgemäßen Umgang mit vertraulichen Informationen wie personenbezogenen Daten zu gewährleisten, wie es in Vorschriften wie der DSGVO vorgeschrieben ist. Moderne KI-Funktionen, einschließlich Auto-Tagging und Auto-Klassifizierung, ermöglichen tiefe Einblicke in die Bedeutung, den Wert und die Sensibilität von Dokumenten und anderen Informationen. Sie leiten Benutzer und automatisieren Prozesse, um Governance und Compliance zu gewährleisten.

Mit den neuen integrierten Lösungen profitieren Microsoft Office 365-Benutzer von der metadatenbasierten Architektur von M-Files, mit der Dokumente und anderer Content automatisch richtig behandelt werden können. Nutzer können sie jederzeit im richtigen Kontext abrufen, unabhängig davon, wo sie gespeichert sind. Beispielsweise kann die Rechtsabteilung über den Fallordner in Outlook auf die neueste Version einer Vereinbarung zugreifen, während ein Projektteam über eine Projektteamwebsite in SharePoint auf dieselbe Datei zugreifen kann und der Kundenservice diese Vereinbarung über einen Kanal in Teams nutzt. Der Zugriff auf Inhalte wird über die einmalige Anmeldung bei Azure AD autorisiert, und Dokumente werden basierend auf ihren Metadaten automatisch gesichert.

„Unser Business stützt sich auf Microsoft Office 365-Anwendungen. Daher ist es uns sehr wichtig, deren Nutzung und den damit verbundenen ROI zu optimieren“, sagte Guillaume Malet, IT-Manager beim Schweizer Bauunternehmen Induni, einem begeisterten Kunden von M-Files. „Der Wert von Lösungen steigt sofort, wenn sie gut mit Office 365 zusammenarbeiten. M-Files macht genau das, indem es den unternehmensweiten Zugriff auf Informationen aus Office 365 heraus ermöglicht, ohne dass eine Datenmigration erforderlich ist. Das hilft unseren Mitarbeitern, produktiver zu werden. Auf diese Weise können sie die benötigten Informationen finden und sich gleichzeitig auf die jeweilige Aufgabe in der Benutzeroberfläche konzentrieren, mit der sie am besten vertraut sind."

„Wir machen Microsoft Office 365 zum einheitlichen Zugang, über den im Unternehmen alle relevanten Informationen im richtigen Kontext angezeigt und abgerufen werden können“, sagte Mika Javanainen, Vice President Product Marketing bei M-Files. „Laut Gartner wird der volle Nutzen von Office 365 oft erst bei der umfassenden Migration von Daten realisiert. Um diese Hürde zu umgehen, haben wir all diese externen Informationssilos automatisiert erschlossen, damit Unternehmen Office 365 vom ersten Tag an mit maximaler Effizienz nutzen können. Damit ist ein wesentliches Hindernis für die Nutzung von Office 365 ausgeräumt. Mit M-Files besteht sofort Zugriff und basierend auf der tatsächlichen Nutzung kann entschieden werden, welche Inhalte sukzessive nach Office 365 migriert werden müssen.“

„Unternehmen verlassen sich auf Microsoft SharePoint und Microsoft Office 365 als Kernelemente des modernen digitalen Arbeitsplatzes“, sagte Mike Ammerlaan, Director Microsoft 365 Ecosystem bei Microsoft. „M-Files steigert den Nutzen beider Produkte bei der digitalen Unterstützung der Automatisierung von Geschäftsprozessen sowie der Sicherung von Governance und Compliance.“

Weitere Informationen zu den neuen Add-Ins für Microsoft SharePoint Online, Microsoft Outlook und Microsoft Teams: https://www.m-files.com/…

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen für Informationsmanagement von M-Files: https://www.m-files.com/de