Was verbirgt sich unter dem Begriff „Automatisierung von Geschäftsprozessen“?

Dies ist die Ausführung bestimmter Aktionen unter Verwendung von Computerprogrammen oder Algorithmen. Durch die Übertragung eines Teils der Fälle an ein automatisiertes System können die Mitarbeiter wertvolle Zeit sparen, die für die Erledigung von wichtigeren Aufgaben ausgenutzt werden kann, die dem Kunden einen Mehrwert bringen.

Dieser Ansatz ermöglicht die Optimierung der Dienstleistungskosten, die Leistung des Unternehmens zu verbessern, die Zeit für die Mitarbeiter zu sparen und so den Stress am Arbeitsplatz zu reduzieren, wodurch die Dienstleistungsqualität verbessert und die Kundenzufriedenheit erhöht wird. Dank der Automatisierung von Prozessen erhalten Kunden zeitnah umfassende und professionelle Dienstleistungen.

Wie können die genannten Vorteile genutzt werden?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist keine einmalige Aktion. Um den Nutzen zu erhöhen, lohnt es sich, im Unternehmen ein Programm zu installieren, das alle Aktivitäten in diesem Bereich zusammenfasst. Dies erleichtert das Management und ermöglicht eine effektivere Informierung über die Änderungen innerhalb des Unternehmens.

Womit sollen die Prozesse automatisiert werden?

IT-Werkzeuge zur Automatisierung von Geschäftsprozessen lassen sich in drei Gruppen einteilen: Vom Unternehmen erworbene oder von Grund auf neu erstellte Programme, Technologien wie RPA (Robotic Process Automation) sowie kostengünstige oder kostenlose Services, mit denen auf kreative Weise ähnliche Ergebnisse erzielt werden können.

Offensichtlich hat jedes der Werkzeuge Vor- und Nachteile. Die Hauptnachteile der ersten beiden sind die hohen Kosten und der Zeitaufwand für deren Implementierung. Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass das Ergebnis des Einsatzes von mehr Haushaltsmitteln nicht immer den Erwartungen der Unternehmen entspricht.

Aber sollte ein Unternehmen, das gerade damit beginnt, Prozesse zu automatisieren, modernere und teurere Werkzeuge verwenden? Nach meiner Erfahrung sollte die Kenntnis der Automatisierung von Prozessen mit kleinen Schritten beginnen und schließlich zur Einführung ehrgeizigerer IT-Lösungen übergehen.

Wie können Unternehmen aus der Transport- und Logistikbranche und deren Kunden von der Automatisierung von Geschäftsprozessen profitieren?

Zunächst müssen Sie monotone, sich wiederholende, aber standardisierte und gut beschriebene Elemente des Geschäftsprozesses identifizieren, die für den Kunden keinen Mehrwert bringen. Solche Aufgaben kann man in den aktuellen Abteilungen für Backoffice, Buchhaltung oder Geschäftsabteilungen. Als Beispiel kann man die Betreuung von Kunden seitens der Vertriebsabteilung anführen. Wiederholte Aktionen können automatisiert werden, wodurch Zeit für die Intensivierung der Zusammenarbeit mit Kunden und die Steigerung des Vertriebsvolumens gewonnen wird.

Dazu ist es notwendig, zu analysieren, nach Automatisierungsmethoden zu suchen, die Wirksamkeit der gewählten Methode zu testen und diese dann umzusetzen. Bei Erfolg wird empfohlen, den Einsatz des Werkzeugs in allen Prozessen zu implementieren, in denen diese Aktionen stattfinden. Dies erhöht die Vorteile der Automatisierung.

Ein großer Einfluss auf die Suche und Auswahl von Automatisierungsmethoden hat die Erfahrung von Menschen, die die Werkzeuge und ihre Fähigkeiten kennen. Eine wichtige Rolle bei der Rationalisierung von Prozessen spielt die Kreativität und die Einbeziehung der Mitarbeiter.

Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht die Entwicklung  in der modernen, sich schnell verändernden Welt. Darüber hinaus ist die Automatisierung eine Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Entwicklung eines Unternehmens in jeder Branche.