Die B&B Concept, eine Steuerberatungsgesellschaft und Finanzdienstleister, versteht sich als Partner und Katalysator für die Digitalisierung der Finanzprozesse ihrer Kunden. Durch die Effizienzsteigerung aus Standardisierung und Automatisierung gewinnen Steuerberater und Kunden Freiräume für die Erarbeitung von Lösungen zu den entscheidenden Fragestellungen im Bereich Finanzen. Als erster Schritt stand für die B&B Concept zunächst die Digitalisierung der eigenen Prozesse im Fokus.

Starkes Metadaten-Management gewünscht

Für das Management der Dokumente ihrer rund eintausend Mandanten suchte das Unternehmen nach deutlich mehr als einer reinen Scan- und Archivierungslösung: Das System sollte in der Lage sein, zusätzlich zum Dokument zahlreiche Detailinformationen zu verwalten. Bei Versicherungsverträgen sind beispielsweise die Laufzeiten, bei Steuerunterlagen etwaige Fristen entscheidend. Die neue Lösung sollte also über ein starkes Metadaten-Management verfügen, so dass ergänzende Informationen zu einem Dokument wie die Klassifizierung (Vertrag, Rechnung, Auftrag), Beziehungen (Kunde, Lieferant, Artikel) oder wichtige Daten (Termine, Summen) mit abgelegt werden können.

Nach der Beratung durch die ECM-Spezialisten der Faigle Solutions entschied sich die B&B Concept rasch für M-Files als Plattform für die Digitalisierung. M-Files ist nicht nur führend in der Anwendung von Metadaten, sondern bietet auch die geforderten Möglichkeiten zur Prozesssteuerung und Automatisierung mittels Workflows. 

M-Files als Herzstück der Datenverarbeitung

Nach einem Jahr mit M-Files wurde die zuvor genutzte CRM-Lösung vollständig ersetzt. Alle Kundendaten und -dokumente werden nun mit M-Files und dem angebundenen ABACUS ERP-System verwaltet. „M-Files ist heute das Herzstück unserer Datenverarbeitung“, erklärt Boris Blaser, Inhaber der B&B Concept AG. 

Alle – durchaus komplexen – sechs Kernprozesse der Steuerberatung bei B&B Concept werden inzwischen mit M-Files bearbeitet. Hier zeigt sich besonders die Stärke der digitalen Verarbeitung mit der Lösung: Da alle Prozesse und Checklisten mit M-Files gepflegt werden, besteht jederzeit volle Transparenz über den Stand der Arbeiten bei allen Mandanten.

„Während wir früher mühsam versuchen mussten, diese Transparenz in zahlreichen Excel-Listen herzustellen, haben wir sie heute besser, aktueller und deutlich einfacher auf Knopfdruck verfügbar, weil unser System die Prozesse implizit nachverfolgt“, macht Blaser deutlich. „Wir sehen jederzeit, wo wir stehen, wo wichtige Fristen einzuhalten sind oder wo ad-hoc Klärungsbedarf besteht.“

Schnellerer Informationsfluss, gesteigerte Effizienz, bessere Qualität der Arbeit

Automatisierte E-Mails an die Kunden – beispielsweise im Bereich Mehrwertsteuer-Abrechnung – und der digitale Fluss von Belegen und Unterlagen zwischen Steuerberater und Kunden steigern die Effizienz enorm und sorgen für einen schnelleren Informationsfluss. Durch die Digitalisierung und Automatisierung hat sich die mühsame manuelle Arbeit drastisch verringert. Das Beratungsteam kann damit heute deutlich mehr Mandanten betreuen – beim aktuellen Personalmangel in der Branche ein willkommenes Wachstumspotential. 

Auch die Qualität der Arbeit konnte mit der Automatisierung und der damit einhergehenden Standardisierung erheblich gesteigert werden, da die Software die Einhaltung der Prozesse überwacht. Zudem haben sich die Leistungen auf die inhaltliche Beratung zu Finanzfragen verlagert – ein deutlicher Vorteil für die Kunden. 

Faigle Solutions starker Partner für effiziente Umsetzung der Lösung

Ein wichtiger Garant für den Erfolg war die Zusammenarbeit mit Faigle Solutions. „Faigle hat uns bereits seit langem mit einer hervorragenden Servicequalität beeindruckt. In diesem Projekt haben wir zudem von der hohen technischen und fachlichen Kompetenz profitiert“, lobt Blaser. Die Effizienz in der Umsetzung durch Faigle Solutions in Kombination mit dem Preisgefüge von M-Files sorgte für überschaubare Investitionskosten, die sich bereits im ersten Jahr vollständig amortisieren konnten. Für die Zukunft plant B&B Concept den weiteren Ausbau der Nutzung. Aktuell soll beispielsweise der Prozess zur Neuaufnahme von Kunden optimiert werden.

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files: https://www.m-files.com/de

Die vollständige Fallstudie zur B&B Concept AG und weitere interessante Kundenberichte von M-Files: https://www.m-files.com/de/customers/case-studies