Die Groupe Lapeyre wollte die Organisation der Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung, die nicht nur langwierig und komplex waren, sondern sich auch direkt auf die Gesamtleitung des Unternehmens auswirkten, komplett überholen. Das Unternehmen erhält jährlich 300.000 Rechnungen an fünf verschiedenen Standorten (Firmensitz, Shared Services Center, Filialen und Werk, KparK™-Depot) von 8.000 Lieferanten. Vor der Implementierung der Esker-Lösung lag die durchschnittliche Rechnungsbearbeitungs- und Prüfungsdauer zwischen 30 und 45 Tagen. Das Risiko eines Zahlungsverzugs war hoch und führte zu angespannten Lieferantenbeziehungen aufgrund von Lieferverzögerungen, Produktionsblockaden usw. Darüber hinaus stellte die fehlende Möglichkeit, Gutschriftsanfragen nachzuverfolgen, für das Unternehmen ein Risiko für erhebliche finanzielle Verluste dar.

„Wir haben uns die Lösungen von sechs Unternehmen angeschaut, um unseren Zahlungszyklus zu automatisieren“, so Louis Parizot, Assistant Purchasing Director bei der Groupe Lapeyre. „Wir waren von der Integrationsfähigkeit von Esker in unser SAP^®-System und dem intuitiven Lieferantenportal überzeugt. Unsere Teams können jetzt von einem einzigen Tool aus Warenbestellungen und Rechnungen mit unseren Lieferanten austauschen – und das zu 100 % automatisiert. Ein weiterer ausschlaggebender Faktor war die mobile App von Esker, die es unseren 500 Genehmigungsberechtigten ermöglicht, Zahlungen sofort und überall freizugeben.“

Dank Esker kann die Groupe Lapeyre ihren Zahlungszyklus durch die Echtzeitinteraktion mit Lieferanten über ein spezielles Portal optimieren und verschlanken. Die Teams der Kreditorenbuchhaltung profitieren von folgenden Vorteilen:

• Konsolidierte Lieferanteninformationen: Implementierung eines Tools zur Lieferantenreferenzierung mit einer zentralen, gemeinsam genutzten Dokumentendatenbank, die alle Lieferanten auflistet.
• Automatisierung indirekter Ausgaben: Sobald Beschaffungsanfragen genehmigt sind, werden sie automatisch im PDF-Format in das Lieferantenportal hochgeladen und elektronisch archiviert.
• Automatisierte Verarbeitung von Lieferantenrechnungen: Der zentrale Empfang im Shared Services Center, die ERP-Integration und die elektronische Archivierung ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung, den Abgleich mit Bestellungen und die elektronische Prüfung direkt in der Lösung oder über die mobile App.

Vorteile neben dem Zahlungszyklus

Die Vorteile der Automatisierung des Zahlungszyklus werden sich weltweit auf das Management des Unternehmens auswirken – sowohl organisatorisch als auch finanziell. Das 30-köpfige Team der Kreditorenbuchhaltung bleibt bestehen. Durch die Produktivitätssteigerungen können neue Aufgaben wie die Verwaltung von Analysen und die nachfolgenden Gutschriftsanforderungen integriert werden. Weitere Vorteile sind:

• Verbesserte Nachverfolgung von Gutschriftsanforderungen
• Konsistente Prozesse innerhalb des Beschaffungs- und Zahlungszyklus
• Reduzierung der Rechnungsbearbeitungsdauer auf drei bis 15 Tage
• Verbesserte Kontrolle von Abweichungen zwischen Bestellungen und Rechnungen
• Verbesserte Lieferantenbeziehungen
• Geringere Kosten für die elektronische Archivierung
• Produktivitätssteigerung durch definierte KPIs (z. B. Zahlungsverzögerungen, Gutschriften usw.)