Ein wichtiger Meilenstein bei der Einführung der E-Akte in NRW ist erreicht: Zum 1. Februar 2019 ist die E-Akte NRW bei dem Vor-Piloten MWIDE erfolgreich in Betrieb gegangen. Ab Ende Juni 2019 werden bereits 360 Mitarbeiter verschiedener Organisationseinheiten im MWIDE mit dem Live-System arbeiten. Die Lösung basiert auf dem Produkt nscale von Ceyoniq und wurde für die Landesverwaltung bedarfsgerecht erweitert. Die E-Akte läuft bisher reibungslos und wird sehr gut angenommen. Im Vorfeld der Inbetriebnahme hat Materna in Zusammenarbeit mit IT.NRW sämtliche Akten und Vorgänge aus dem alten E-Akte-System der Behörde migriert. Im Zuge der Umstellung wurde mit der E-Laufmappe die Vorgangsbearbeitung an die E-Akte angebunden.

Ausblick: Roll-Out entsprechend EGovG

Zug um Zug werden bis Ende 2019 weitere Pilotbehörden der Landesverwaltung mit der E-Akte ausgestattet, darunter das Ministerium für Kinder, Familie, Flüchtlinge und Integration des Landes Nordrhein-Westfalen (MKFFI), die Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen, das Ministerium für Verkehr des Landes NRW, das Landesamt für Finanzen, das Finanzamt Marl und das Landesamt für Besoldung und Versorgung. Ab Januar 2020 startet der großflächige Roll-out in den NRW-Landesbehörden. Dabei werden auch gegebenenfalls  vorhandene Altsysteme auf die neue Lösung migriert. 200 Behörden werden komplett neu ausgestattet und setzen somit erstmals eine elektronische Akte ein. Laut E-Government-Gesetz NRW (EGovG) sollen alle Behörden in NRW bis spätestens zum Jahr 2022 mit der E-Akte als führendem System arbeiten. Der landesweit zentrale IT-Dienstleister für die Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen IT.NRW stellt den Behörden das neue E-Akten-System über einen Rahmenvertrag zur Verfügung.

Leistungen von Materna und Partnern

Materna unterstützt gemeinsam mit seinen Partnern Ceyoniq, DXC und Infora den Landesbetrieb IT.NRW bei den Pilotierungen, Migrationen und Massen-Rollouts. Zu den Leistungen zählen die Produktlieferung und –anpassung, Systemberatung, Migration vom NRW-Landesstandard 1.0 (DOMEA) auf den NRW-Landesstandard 2.0 (nscale) sowie Schulungen der Fachadministratoren und Endanwender des Systems. Klassische Präsenzschulungen werden dabei ergänzt mit multimedialen Schulungsunterlagen. Zusätzliche Unterstützungsleistungen werden in der Konzeption und Umsetzung  der Change Kommunikation für alle von den Veränderungen betroffenen Mitarbeiter erbracht. 

E-Akte für die Zukunft gerüstet

Die E-Akte NRW basiert auf der Informationsplattform nscale von Ceyoniq – einem Standardprodukt, das sich auf die Bedürfnisse des Landes NRW anpassen lässt. Weitere für die Zukunft wichtige Lösungen können leicht integriert werden, beispielsweise  Module für die Personalakte, Vertragsakte, Rechnungseingangsbearbeitung oder GIS-Systeme. Der Prototyp einer TR-Resiscan-konformen Scanstelle läuft bereits in der Bezirksregierung Detmold und ist BSI-zertifiziert. Nach und nach sollen insgesamt fünf zentrale Scancenter im Land NRW eingerichtet werden. Damit wird ein Großteil der Eingangspost des Landes digitalisiert und dem Empfänger tagesaktuell in nscale bereitgestellt. Die E-Akte deckt praktisch alle Anforderungen der Behörden ab: sie dient der beweiswerterhaltenden Ablage, unterstützt die Behördenstrukturen, ist leicht bedienbar und barrierearm. Von jeder Weiterentwicklung profitieren die Behörden in NRW gemeinsam.