Gewöhnlich formuliert der Projektleiter bzw. verantwortliche Einkäufer zunächst seine Anforderungen an die Neuanschaffung schriftlich im Lastenheft, verschickt den Text an diverse Anbieter, bekommt von ihnen mehrere Angebote als Textdatei oder Excel-Tabelle zurück und muss nun vergleichen – Zeile für Zeile. Welche seiner Anforderungen erfüllt der Anbieter und vor allem welche nicht? Besonders unübersichtlich wird die Sache bei großen Anschaffungen, bei teuren Maschinen, bei komplexen Anlagen. Dort geht es um eine Vielzahl von Vorgaben, die erfüllt werden müssen.

Technologie filtert in Sekundenschnelle die Abweichungen heraus

Die IT-Technologie mit dem Namen G2 kann dem Projektleiter die Arbeit enorm erleichtern. Sie ist in der Lage, in Sekundenschnelle diejenigen Parameter herauszufiltern, die seine Vorgaben nicht erfüllen. Er muss also bei komplexen Anforderungen nicht mehr auf Hunderten von Seiten Text pro Angebot Position für Position mit dem Finger durchgehen und mit seinen Vorgaben vergleichen, sondern schaut sich nur noch die fünf oder auch zehn Abweichungen an, die der G2-Automat gefunden hat.

Die neue Technologie funktioniert folgendermaßen: G2 erzeugt automatisch ein Online-Formular, in das der Projektleiter seine Anforderungen nicht als Text, sondern als Zahl, Ja-/Nein-Angabe oder Datum (z.B. Liefertermin) einträgt. Das geht genauso schnell wie mit Excel und ist präzise. Dafür bedarf es keiner Programmierkenntnisse. Die Anbieter bekommen einen Link zum Web-Formular und tragen dort ihre Angebote ein – und zwar gleichfalls als Zahl, Ja-/Nein-Angabe oder Datum. Die Vorgaben sind streng getypt, die Daten deshalb von hoher Qualität. So kann der Rechner die beiden Angaben miteinander vergleichen und Abweichungen erkennen. Er zeigt dem Projektleiter also genau an, welche Punkte das Angebot nicht erfüllen.

G2 macht sich dort schnell bezahlt, wo es keine Standardsoftware gibt

Diese Technologie ist in vielerlei Hinsicht von Nutzen. Der G2-Rechner nimmt dem Projektleiter die Aufgabe des Vergleichens vor der Auftragsbestätigung ab. Das spart viel Zeit. Außerdem hilft er ihm bei der Kontrolle der gelieferten Waren, so dass ihm nichts mehr durchrutschen kann. Die Software generiert nämlich auch ein Abnahmeprotokoll und zeigt dem Projektleiter leidenschaftslos an, welche Dinge der Anbieter anders als vereinbart, fehlerhaft oder gar nicht geliefert hat. Dieser kann nun eine Fehlermeldung machen und dann entscheiden, ob er mit der Fehllieferung leben kann, die Ware reklamieren will oder lieber einen Preisnachlass fordert. Weil gesicherte Daten vorliegen, ist es mit G2 zudem möglich, die Qualität der Anbieter zu bewerten. Ein bloßer Text könnte darüber keine Statistik liefern. Die Technologie G2 macht sich immer dort besonders schnell bezahlt, wo es keine Standardsoftware gibt.

Falls ein Unternehmen bisher Excel oder ein anderes Software-Programm für die Beschaffung genutzt hat, kann G2 die Daten ohne Probleme übernehmen. Die G2-Technologie lässt sich in der Industrie, im Handwerk, in öffentlichen Verwaltungen einsetzen – im Grunde genommen überall dort, wo Metadaten im Spiel sind.